Gjennomføring av særforbundsting

Gjennomgangen nedenfor, og dokumentene, er laget med utgangspunkt i lovnorm for særforbund, vedtatt av Idrettsstyret 23. oktober 2019.

Se lovnorm for særforbund og informasjon om lovnormen her: https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/lovnormer/

Særforbundet kan ha avvikende reguleringer i egen lov.

Spørsmål fra særforbund knyttet til gjennomføring av særforbundsting, kan rettes til NIFs juridiske avdeling på: juss@idrettsforbundet.no

Særforbundstinget er særforbundets høyeste myndighet. Særforbundstinget legger grunnlag for særforbundets virksomhet, herunder arbeidet i styret og de øvrige tingvalgte komiteer og utvalg. 

2.1 Innkalling

Særforbundstinget skal avholdes etter den intervall som særforbundets lov beslutter. Særforbundstingets oppgaver er nærmere beskrevet i lovnormen § 17. Særforbundet kan ha egne særlige bestemmelser i særforbundets lov, og der fremgår det også hvordan tinget skal innkalles.

Det er særforbundets styre som er ansvarlig for å innkalle til tinget. Forbundsstyret bør derfor være tidlig ute med å planlegge særforbundstinget, og delegere oppgaver til administrasjonen.

Forbundstinget innkalles av forbundsstyret med minst to måneders varsel til de organisasjonsledd som har representasjonsrett og øvrige med møterett, jf. lovnormen §§ 14 (2) og 15. Særforbundet kan ha annen innkallingsfrist i egen lov.

Innkallingen skal skje direkte til de organisasjonsledd som har representasjonsrett, dvs. pr. post eller e-post. Dersom saksdokumenter ikke oversendes direkte til de som har representasjonsrett, skal innkallingen vise til at tingdokumentene vil bli gjort tilgjengelige på særforbundets egen internettside eller på annen forsvarlig måte, senest to uker før tinget. Særforbund kan ha tidligere frist i egen lov.

Det bør fremkomme av innkallingen hvem som har representasjonsrett til særforbundstinget, og antall representanter de aktuelle organisasjonsledd kan møte med. De som har representasjonsrett på særforbundstinget er medlemmene av styret, kontrollutvalget, valgkomiteen, revisor, ledere av de faglige utvalg/komiteer tinget har opprettet, samt ev. andre som iht. særforbundets lov har representasjonsrett. Videre har representanter fra særkretser/regioner og/eller idrettslag representasjonsrett etter den skala som følger av særforbundets lov.

Styret bør i innkallingen presisere hvem som kan fremme forslag til tinget, hvilke frister som gjelder for å fremme forslag, og på hvilken måte forslag skal oversendes til styret.

Idrettslag må ha vært medlem i NIF i 6 måneder og oppfylt de pålagte forpliktelsene for å ha representasjonsrett på forbundstinget, jf. NIFs lov § 10-3 (1).

Se forslag til innkalling til særforbundsting basert på NIFs lovnorm for særforbund

Representantene som representerer et organisasjonsledd må være valgt på ordinært/ekstraordinært årsmøte/ting i organisasjonsleddet, eller oppnevnt av styret etter fullmakt fra ordinært eller ekstraordinært årsmøte/ting, jf. lovnormen § 15 (2).  Dersom årsmøtet/tinget i det representasjonsberettigede organisasjonsleddet ikke selv har oppnevnt representanter eller gitt fullmakt til styret, kan styret i det organisasjonsleddet som har representasjonsrett oppnevne slike representanter. Dette følger av lovnorm for idrettslag
§ 20 (2) e) og lovnorm for særkrets og regioner § 21 (2) g).

Ved representasjon bør alle representantene kunne dokumentere at de er valgt/oppnevnt på korrekt måte. Særforbundene bør derfor utarbeide et fullmaktsskjema som undertegnes av styreleder i det representasjonsberettigede organisasjonsleddet, og som skal sendes inn til særforbundet i forkant av forbundstinget.

Se forslag til fullmaktsskjema

Det er krav til valgbarhet for de personer som skal representere et organisasjonsledd på forbundstinget, se lovnormen §§ 6 og 7. Det er også krav til kjønnsfordelingen i delegasjonen, se § 5. Dette innebærer at begge kjønn skal være representert dersom delegasjonen består av to personer. Består delegasjonen av fire personer eller flere skal det være minst to representanter av hvert kjønn. Reglene gjelder tilsvarende for varamedlemmene til delegasjonen.

NIF har utarbeidet egne veiledere til NIFs lov §§ 2-4, 2-6 og 2-7 som tilsvarer lovnormen §§ 5, 6 og 7.

Se NIFs veiledere

Merk at innkalling til et ting ikke er det samme som påmelding til tinget, se nærmere om påmeldingsfristen under punkt 3.2.

2.2 Forslag som ønskes behandlet på forbundstinget

Kun de som har forslagsrett kan fremme forslag til forbundstinget. Hvem som har forslagsrett, følger av særforbundets egen lov. Styret og de organisasjonsledd som har representasjonsrett har forslagsrett i enhver type sak, mens møteberettiget komité/utvalg har forslagsrett i saker som ligger innenfor komiteen/utvalgets arbeidsområde, jf. lovnormen § 15.

Forslag som ønskes behandlet opp på tinget, må sendes til styret senest fire uker før tinget, eller tidligere dersom annen frist fremkommer av særforbundets lov. 

Ved lovendringsforslag bør både eksisterende, og ny ordlyd fremgå av lovendringsforslaget, samt en begrunnelse for hvorfor loven ønskes endret.

Se forslagsskjema for lovendring til særforbundsting

Forbundsstyret kan også fremme forslag til tinget, men forslag fra styret er ikke omfattet av fristen som gjelder for innkomne forslag. Forbundsstyret fremmer sine forslag i forbindelse med utsendingen av saksdokumentene, som skjer senest 2 uker før tinget, eller tidligere dersom særforbundet har fastsatt en annen frist i sin lov.

Se forslagsskjema til særforbundsting

2.3 Styrets gjennomgang av forslagene, utarbeidelse av sakliste og saksdokumenter

Saksdokumentene skal inneholde en fullstendig saksliste, og nødvendige saksdokumenter knyttet til de de saker som forbundstinget skal behandle. Sakene som skal behandles på forbundstinget følger av lovnormen § 17 og særforbundets egen lov. Dette omfatter blant annet særforbundets beretning, og de forslagene styret og de forslagsberettigede ønsker behandlet på tinget.

Ved behandlingen av lovendringsforslag, er det viktig å være klar over at det finnes to former for lovendringer. Når NIF vedtar endringer i NIFs lov som innebærer at lovnormen for særforbund endres, plikter forbundsstyret å oppdatere særforbundets lov. Dette gjøres gjennom et ordinært styrevedtak. Det er ikke nødvendig å løfte saken til tinget ettersom dette er bestemmelser som et særforbund uansett må følge, enten de fremgår av egen lov eller ikke. Andre lovendringer enn de som følger av endringer i NIFs lov kan bare gjøres av tinget, og må vedtas med 2/3 flertall. Lovendringene trer i kraft straks, med mindre tinget vedtar noe annet.

Øvrige forslag vedtas i utgangspunktet med alminnelig flertall, med mindre det gjelder disposisjoner av vesentlig betydning, ekstraordinær karakter, eller betydelig omfang i forhold til særforbundets størrelse eller virksomhet. I slike tilfeller kan 1/3 av de stemmeberettigede krever at forslaget må vedtas med 2/3 flertall, jf. lovnormen § 20.

Ved lovendringsforslag bør både eksisterende og ny ordlyd, fremgå av lovendringsforslaget. Dersom forslagstiller ikke har utarbeidet en slik sammenligning, og det er uklart hva forslagsstiller foreslår skal tilføye, endre eller slette, bør styret oppfordre forslagstiller til å ettersende dette for inkludering i saksdokumentene. Forslaget bør også inneholde forslagsstillers begrunnelse og et ikrafttredelsestidspunkt dersom forslagsstiller ikke ønsker at lovendringen skal tre i kraft straks

For alle innkomne forslag bør styret utarbeide en vurdering av forslaget som begrunner hvorfor styret støtter forslaget eller ikke.

Styret bør foreslå at styret får fullmakt til å foreta mindre språklige justeringer av forbundstingets vedtak. Gjelder det lovendringer, bør styret foreslå at det gis fullmakt til et eventuelt lovutvalg for å redigere forbundets lov og øvrige regelverk i henhold til vedtakene på tinget, og til å foreta nødvendige språklige endringer.

Se forslag til fullmakt til styret

Særforbundet kan kontakte NIFs juridiske avdeling på juss@idrettsforbundet.no som vil kunne bistå med råd og veiledning mht. utforming av lovendringsforslag fra styret eller andre med forslagsrett. 

2.4 Tilgjengeliggjøring av sakliste og saksdokumenter

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter skal være gjort tilgjengelig senest to uker før forbundstinget, eller tidligere dersom særforbundets lov har fastsatt en annen frist. Særforbundet kan velge hvordan det ønsker å gjøre dokumentene tilgjengelige. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle representasjonsberettigede pr. post/e-post eller at dokumentene gjøres tilgjengelig hos særforbundets kontor i papirform. Det mest praktiske er normalt at særforbundet gjør dokumentene tilgjengelige på forbundets egen hjemmeside. Dersom dokumentene legges ut på særforbundets hjemmeside, bør det skje på en måte som gjør det enkelt å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

Med mindre saksdokumentene oversendes direkte til de som har representasjonsrett, må forbundsstyret allerede i innkallingen informere om hvordan saksdokumentene gjøres tilgjengelig. Forbundet må vurdere om saksdokumentene inneholder informasjon som, av hensyn til personvern el., ikke bør legges ut på hjemmesiden eller distribueres digitalt. Om det er tvil om dokumenter bør publiseres elektronisk kan særforbundet kontakte NIFs juridiske avdeling for bistand på personvern@idrettsforbundet.no

Dersom forbundsstyret sender dokumentene direkte til de som har representasjonsrett, kan følgende forslag til oversendelsesbrev benyttes, se lenken nedenfor. Dersom forbundsstyret i stedet skal gjøre dokumentene tilgjengelige på hjemmesiden, må tilsvarende informasjon legges ut på den måte som ble angitt i innkallingen.

Se forslag til sakliste og saksdokumenter

Forbundstinget kan ikke behandle andre saker enn de som er oppført på denne saklisten med mindre det vedtas under godkjenning av sakslisten at andre saker også skal behandles. Dette omfatter ikke lovsaker. Se nærmere punkt 3.9.  

2.5 Valgkomiteens arbeid i forkant av tinget

Valgkomiteen skal legge frem innstilling på kandidater til alle tillitsverv som skal velges på tinget, med unntak av valgkomiteen selv. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til et verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet. Dersom valgkomiteen ikke har en instruks, bør styret utarbeide et forslag til instruks som vedtas på særforbundstinget.

2.6 Kontrollutvalgets arbeid i forkant av tinget

Idrettstinget 2019 besluttet å endre navnet på kontrollkomiteen til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har også fått utvidet mandat. Endringen trådte i kraft 010120 og innebærer at tinget skal velge et kontrollutvalg på første ordinære ting etter dette tidspunktet. For den eksisterende kontrollkomiteen har endringer av navn og mandat ingen konsekvenser for deres oppgaver. De skal utarbeide sin beretning for tingperioden som tidligere. Beretningen skal gjøres tilgjengelig med øvrige saksdokumenter, se punkt. 2.4.

2.7 Lovutvalgets arbeid i forkant av tinget

Hvis særforbundstinget har valgt et lovutvalg, rapporterer lovutvalget til tinget, og må derfor utarbeide en beretning for sitt arbeid i tingperioden. 

Lovutvalget må gjennomgå alle lovendringsforslag og vurdere de lovtekniske sidene ved forslagene. Disse skal inntas under hvert enkelt lovendringsforslag i saksdokumentene.

2.8 Andre tingvalgte utvalg/komiteers arbeid i forkant av tinget

Hvis særforbundstinget har valgt andre typer utvalg/komiteer, rapporterer disse utvalgene til tinget. De må derfor utarbeide beretninger for sitt arbeid i tingperioden, og oversende disse til særforbundsstyret slik at de kan inkluderes i saksdokumentene jf. punkt 2.4

Merk at habilitetsbestemmelsene gjelder på forbundstinget, jf. lovnormen § 8.

Se NIFs veiledere

Det er forbundsstyrets leder som leder tingforhandlingene inntil dirigent(er) er valgt.

3.1 Stemmegivning på særforbundstinget 

Det følger av lovnormen § 18 at hovedregelen ved stemmegivning på særforbundstinget er alminnelig flertall. For lovendringer og forslag om oppløsning av særforbund kreves 2/3 flertall, se lovnormen §§ 27 og 28.

For disposisjoner av vesentlig betydning, ekstraordinær karakter, eller betydelig omfang i forhold til særforbundets størrelse eller virksomhet kreves 2/3 flertall, dersom 1/3 av de stemmeberettigede krever det, se lovnormen § 20.

3.2 Godkjenning av de fremmøtte representantene

Styret må sørge for at det utarbeides en liste over de representantene som har representasjonsrett. Det bør på forhånd være avklart at de fremmøtte delegasjoner har nødvendig fullmakt gjennom årsmøtevedtak/tingvedtak eller styrevedtak, at korrekt antall representanter er påmeldt, og at delegasjonene som møter har en sammensetning som er i samsvar med kjønnsfordelingsbestemmelsen, jf. lovnormen § 5. Dersom en fremmøtt delegasjon ikke oppfyller kjønnsfordelingsbestemmelsen fordi det i forkant av tinget har inntruffet uforutsette forhold utenfor organisasjonsleddets kontroll, kan tinget likevel godkjenne delegasjonen, jf. lovnormen § 5 (3).

Listen over representantene presenteres tingforsamlingen for godkjenning.

Særforbundet kan sette en frist for påmelding til forbundstinget, men det kan ikke nektes deltakelse utelukkende som følge av oversittelse av påmeldingsfristen. For sent påmeldte representanter har derfor krav på å delta på tinget, med mindre ytre omstendigheter utenfor organisasjonsleddets kontroll umuliggjør deltagelse. Eksempel på slike ytre omstendigheter er gjeldende brannforskrifter for det aktuelle lokalet eller pålegg fra eier av lokalet med tilsvarende begrensninger mht. bruken av lokalet.

Se NIFs lovutvalgs uttalelse i sak 09/14 for en vurdering av slike omstendigheter.

Se forslag til godkjenning av de fremmøtte representantene

3.3 Valg av dirigent

Styret fremmer forslag til dirigent(er). Dirigent behøver ikke å være valgt/oppnevnt representant, dvs. at dirigenten kan være en ekstern som ikke har noen tilknytning til særforbundet. Særforbundet kan kontakte NIFs juridiske avdeling på juss@idrettsforbundet.no dersom særforbundet ønsker navn på personer som har erfaring som dirigenter på særforbundsting.

Se forslag til valg av dirigent

3.4 Valg av protokollfører

Styret fremmer forslag til protokollfører(e), som skal utarbeide protokollen fra tinget. En protokollfører behøver ikke å være valgt/oppnevnt representant, og kan være en ekstern uten tilknytning til særforbundet eller dets medlemmer.

En protokoll fra et ting er ikke et referat. Styret bør sørge for at det på forhånd er utarbeidet et dokument der alle forslagene er satt inn, slik at arbeidet for protokollfører (e) kun blir å føre inn hvem som hadde ordet i den aktuelle saken samt antall stemmer for og imot forslaget, samt ev. justering av et forslag, der det er nødvendig å dokumentere innholdet i forslaget det ble votert over.

Se forslag til valg av protokollfører

3.5 Valg av to representanter til å underskrive tingprotokollen

Styret fremmer forslag til to representanter til å underskrive tingprotokollen. Disse må være valgte eller oppnevnte representanter.

Se forslag til valg av to representanter til å underskrive tingprotokollen

3.6 [Valg av tellekorps]

Styret fremmer forslag til tellekorps.

3.7 [Valg av redaksjonskomité]

Styret fremmer forslag til redaksjonskomité.

3.8 Godkjenning av innkalling

Under dette punktet skal tinget godkjenne innkallingen. Se lovnormen § 14 om krav til innkalling, vedtaksførhet osv. Dersom innkallingen ikke godkjennes av flertallet av de fremmøtte stemmeberettigede representantene, skal særforbundstinget avsluttes.

Se forslag til godkjenning av innkallingen

3.9 Godkjenning av sakliste

Under dette punktet skal tinget godkjenne saklisten. Tinget kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.

Se forslag til godkjenning av sakliste

3.10 Godkjenning av forretningsorden

Under dette punktet skal tinget godkjenne forretningsorden som beskriver hvordan tinget skal gjennomføres. Dette omfatter regler om antall innlegg fra hver representant, hvor lang taletid den enkelte har og hvordan forslag skal legges frem.

Se forslag til godkjenning av forretningsorden

3.11 Behandle beretning for særforbundet

Innholdet i beretningen for særforbundet vil variere med det enkelte særforbunds organisasjonsstruktur. Som et minimum skal særforbundets beretning inneholde styrets beretning, dvs. en gjennomgang av styrets arbeid i tingperioden.

Dersom forbundet har tingvalgte organer som skal avlegge rapporter for tinget, må beretningene for disse gjennomgås under dette punktet.

Normalt vil styret innledningsvis gjøre rede for styrets beretning, deretter åpnes det for en generell debatt og deretter avsnitt for avsnitt eller tema for tema eller side for side. Ved beretninger for flere år behandles hvert år for seg.

3.12 Behandle særforbundets regnskap i revidert stand

Hele særforbundets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles.

Ved regnskaper for flere år, behandles hvert år for seg.

Styrets økonomiske beretning, revisors beretning og beretning fra kontrollkomiteen (ev. kontrollutvalget dersom kontrollutvalg er valgt), behandles også sammen med behandlingen av særforbundets regnskap.

3.13 Behandle forslag og saker

Her behandles både de innkomne forslagene og forbundsstyrets egne forslag. Husk at lovendringer må vedtas med 2/3 flertall. Øvrige forslag vedtas med alminnelig flertall med mindre det i særforbundets lov er fastsatt andre flertallskrav til konkrete beslutninger.

3.14 Fastsette kontingent

Det tilligger forbundstinget å fastsette medlemskontingent for særforbundets medlemmer.  Dersom det fremgår av særforbundets lov at særforbundstinget skal vedta avgifter, fastsettes disse av tinget. Tinget kan også vedta å gi forbundsstyret/grener/seksjoner fullmakt til selv å fastsette avgiftene.

3.15 Behandle langtidsplan og langtidsbudsjett

Styret legger fram et forslag til langtidsplan og langtidsbudsjett. Se for øvrig lovnormen § 12 vedrørende budsjett.

3.16 Engasjere revisor til å revidere særforbundets regnskap

Styret legger frem forslag til revisor til tinget. Revisor må være statsautorisert eller registrert revisor. Det er ikke forenlig med revisors rolle og oppgaver at adgangen til å engasjere revisor delegeres til styret i et organisasjonsledd. Det er derfor ikke anledning til å gi styret fullmakt til å engasjere en revisor. Se NIFs lovutvalg sak 09/10.

3.17 Valg

Se lovnormen § 18 om stemmegivning og § 17 om gjennomføring av valg.

Det er valgkomiteen som innstiller på alle tingvalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som foreslås av forbundsstyret.

På idrettstinget i 2019 ble det foretatt en endring i valgreglene som får betydning i de tilfeller der flere skal velges samlet. Stemmeseddelen kan inneholde færre, men ikke flere kandidater enn det antallet det skal stemmes over. Se lovnormen § 18 (2).

På idrettstinget 2019 ble det besluttet at alle organisasjonsledd skal velge kontrollutvalg med de oppgaver som fremgår av lovnormen § 22. For valgkomiteens arbeid er det relevant å kjenne til at kontrollutvalgets mandat er endret til også å omfatte forvaltningskontroll. Det er utarbeidet en egen veileder for kontrollutvalg i idrettslag som har engasjert revisor. Denne kan også anvendes av særforbund.

På idrettstinget 2019 ble det besluttet at alle styrer i særforbund skal ha minst ett styremedlem som på valgtidspunktet var under 26 år.

Ved benkeforslag må det avklares om vedkommende som foreslås er villig til å påta seg vervet og er valgbar.

3.18 Ikrafttredelse av valg og andre beslutninger på særforbundstinget

Valg og vedtak som fattes på forbundstinget trer i utgangspunktet i kraft straks de er fattet, med mindre særforbundets lov sier noe annet, eller tinget beslutter noe annet i forbindelse med vedtaket.

For vedtak som omfatter lovendringer er hovedregelen at disse trer i kraft straks de er vedtatt, med mindre tinget beslutter noe annet, jf. lovnormen § 27.

4.1 Protokoll

Når protokollfører(e) er ferdig med utarbeidelsen av protokollen, oversendes den til de to representantene som tinget har valg til å underskrive protokollen. Så snart den er underskrevet bør protokollen deretter sendes til styret som publiserer den på forbundets nettside. Dersom det er deler av protokollen som av hensyn til personvern el. ikke bør legges ut på hjemmesiden, skal det opplyses om det, og prototokollen skal gjøres tilgjengelig for de som har representasjonsrett på annen måte.

4.2 Registrering i Brønnøysundregistrene og oversendelse av lov og protokoll til NIF

Styret må sørge for å registrere nye tillitsverv i Brønnøysundregistrene, idrettslagets medlemsregister, hjemmeside mm slik at disse er oppdatert etter eventuelle endringer som følge av tinget.

Det er etter Idrettstinget 2019 ikke lenger et krav til at lovendringer skal godkjennes av NIF for at de skal tre i kraft, men den reviderte loven og protokoll fra særforbundstinget skal sendes NIF til orientering på: juss@idrettsforbundet.no.