Aktuelle hjelpemidler og maler innen regnskap
Alle idrettslag er regnskapspliktige. Her finner du maler som kan forenkle hverdagen til regnskapsansvarlig eller økonomiansvarlig i idrettslaget.
Dersom det er behov for mer informasjon om hvordan, og i hvilken sammenheng, malene skal benyttes, anbefales en titt i Økonomihåndboken for idrettslag.
Det er viktig at det tydelig fremkommer hvem i idrettslaget som har hvilke roller og hvem som skal gjøre hvilke oppgaver til hvilke tidspunkt. Et årshjul med oversikt over faste oppgaver bør utarbeides i idrettslaget. Mal for årshjul finner du på sidene om Klubbhåndboka.
Like viktig er det at det er tydelig hvem som har myndighet til opptre på vegene av idrettslaget (for eksempel signere avtaler, anskaffe utstyr, gjøre innkjøp, godkjenne fakturaer og gjøre betalinger).
For å sikre en tydelig rollefordeling og fordeling av autorisasjon, må idrettslaget ha en fullmaktsmatrise som skal være styregodkjent.
Her finnes to eksempler på Fullmaktsmatrise som kan benyttes som utgangspunkt:
Her finnes eksempler på rollebeskrivelse innen økonomi for ulike sentrale roller i idrettslaget:
Budsjett er et veldig viktig styringsverktøy i idrettslaget.
På sidene om budsjett finner du mye nyttig informasjon om budsjettutarbeidelse og du finner også eksempel på budsjettdokument.
Inntekter i et idrettslag kan bestå av medlemskontingent, treningsavgift, deltakeravgift, tilskudd, salg av varer og tjenester, kiosksalg eller billett-, lotteri-, parkeringsinntekter ol. Alle idrettslagets inntekter skal innbetales til bankkonto som står i idrettslagets navn.
Medlemskontingent og trenings-, og deltageravgift kan enkelt innkreves gjennom medlemsadministrasjonssystemet Klubbadmin. Alle idrettslagets medlemmer skal betale en medlemskontingent på minimum kr. 50.
Dersom idrettslaget sender ut fakturaer for varer eller tjenester som leveres, skal det benyttes fakturaprogram. Gratis fakturaprogram på nett kan benyttes dersom idrettslaget ikke har eget fakturaprogram.
Innbetalinger skal føres som inntekt i resultatregnskapet i den perioden de gjelder. Medlemskontingent for neste år skal føres som inntekt neste år, selv om organisasjonsleddet kan ha mottatt innbetalingen tidligere. Se tidspunkt for inntektsføring for ytterligere forklaring.
Aktuelle maler for inntekter: kassetellingsskjema, fakturagrunnlag, oppgjørsliste billettsalg.
For mer informasjon om inntekter og innbetalinger, se Veileder til idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser og Økonomihåndbok for idrettslag.
Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille eller gjennomføre kjøp på vegne av idrettslaget. Alle mottatte fakturaer bør godkjennes av 2 ansvarlige personer som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise.
Utbetalinger skal føres som kostnad i resultatregnskapet i den perioden de gjelder. Dette vil som hovedregel være samtidig som utbetalingen skjer, men i enkelte tilfeller hvor organisasjonsleddet betaler kostnader på forskudd, skal dette føres i balanseregnskapet og stå der frem til tidspunktet kostnaden påløper.
Alle utbetalinger skal signeres elektronisk av minst 2 personer i nettbanken. Hvem som skal ha signaturrett skal vedtas av hovedstyret og skal fremkomme i fullmaktsmatrisen. Det skal være tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.
Aktuelle maler for kostnader: utgiftsrefusjonsskjema, og skjema for uttak fra kasse. Eksempel på varetellingsliste, materielloversikt og balanseavstemming kan finnes under "Årsregnskap og avstemming".
For mer informasjon om inntekter og innbetalinger, se Veileder til idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser og Økonomihåndbok for idrettslag.
Informasjon som gjelder lønn og skatt på lønn finnes på Skatteetatens hjemmesider.
Informasjon om idrettslagets rolle som arbeidsgiver finner du her.
Aktuelle maler innen lønnsområdet: reiseregning, utgiftsrefusjonsskjema, timeliste, dommerregning, eksempel på arbeidsavtale.
Informasjon om Fritidsordninger "Idretts-SFO" finner du her.
Informasjon om innberetning av gaver til idrettslaget finner du her.
Årsregnskap er idrettslagets «offentlige» regnskapsrapport. Det skal bestå av resultatregnskap – som viser inntekter og kostnader, og balanse – som viser eiendeler, egenkapital og gjeld. Idrettslagets årsregnskap og årsberetning skal omfatte alle grupper/avdelinger og skal vedtas på idrettslagets årsmøte.
I forbindelse med utarbeidelsen av idrettslagets årsregnskap må regnskapet gjennomgås og kvalitetskontrolleres. Følgende maler kan benyttes i forbindelse med kontroll og utarbeidelse av årsregnskapet;