Det er viktig at du som skal håndtere et varsel får god bistand og har tilgang til gode verktøy for å løse denne viktige oppgaven. I stegene under finner du beskrivelser og råd for å være forberedt i en varslingssak. Informasjonen er myntet på deg som er tillitsvalgt eller ansatt idretten og det er viktig at du oppsøker rådgivning dersom du er usikker. Ingen varslingssaker er like og derfor vil ikke stegene som presenteres her gjelde i alle tilfeller.
Man kan motta henvendelser både:
• Skriftlig: e-post, MittVarsel, chat
• Muntlig: telefon, samtale
Dersom man mottar informasjon om kritikkverdige hendelser i eget organisasjonsledd eller henvendelser som omtales som varsler bør man avklare hva man skal gjøre videre raskt.
Før du starter undersøkelsen, må du avklare:
Beskriver henvendelsen kritikkverdige forhold i idretten som for eksempel, men ikke utelukkende, trakassering, økonomisk mislighold eller diskriminering. Beskriver henvendelsen for eksempel uenighet om vedtak eller misnøye uten regelbrudd skal det ikke behandles som et varsel.
Hvis det har skjedd i din klubb/krets/forbund er svaret ja. Hvis det har skjedd utenfor skal det ikke behandles og det må vurderes om det skal sendes til rett mottaker.
Ved mistanke om lovbrudd: kontakt politiet umiddelbart. Når politiet etterforsker setter idretten saken i bero og foretar ingen undersøkelser.
Vurder alvorlighetsgrad, risiko for gjentakelse og behov for å beskytte varsler og les mer om suspensjon her.
Se til arbeidsmiljøloven og se bort fra veiledningen på disse sidene.
I noen saker er det behov for å gjennomføre samtaler med utsatt, omvarslet og eventuelt andre relevante personer. Husk at man ikke skal etterforske, men kun ettergå den informasjonen man har mottatt. Det betyr at man for eksempel ikke skal kalle inn flere personer enn nødvendig til samtale.
Noen huskeregler for gode samtaler i vanskelige saker:
• Gjennomføres i rekkefølge: varsler/utsatt → eventuelt relevant person → omvarslet
• To saksbehandlere bør være til stede
• Samtalene skal være konfidensielle og gjennomføres i trygge omgivelser
• Send skriftlig innkalling med informasjon om tid, sted, tema og mulighet for støtteperson
• Ring gjerne i forkant for å forberede personen
• Vær rolig, lyttende og strukturert i samtalene og avslutt om det blir vanskelig
• La personen forklare seg fritt
• Skriv et kort og konkret referat som sendes til vedkommende for godkjenning med frist
Å konkludere betyr i mange tilfeller å vurdere om det har skjedd et brudd på idrettens lover og regelverk.
Saksbehandlere må først gå gjennom:
• Basert på samtaler og dokumentasjon: hva har sannsynligvis skjedd?
• Er det brutt noen regler, i så fall hvilke regler er brutt?
Reaksjon
• Dersom det har skjedd et brudd som man ønsker å gi en reaksjon så finner man mer informasjon i Sanksjonsregelverk for Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité.
Dersom saken skal styrebehandles:
• Vurder habilitet
• Behandle sakspapir og vedta om/hvilken reaksjon saken skal få
• Protokollfør vedtaket og unnta offentlighet
Det er viktig å få på plass mandat og ansvar for håndtering i forkant, og sørge for en god oppsummering og avslutning i etterkant, av saksbehandling i en varslingssak. Under finner du nyttig informasjon og råd når du nettopp har fått inn et varsel, eller du er i sluttfasen med å behandle et varsel.
