Forarbeid

Før saksbehandling av et varsel begynner, er det viktig å få på plass hvem som skal være saksbehandlere, planlegge gangen i saken og avklare ansvar for oppfølging av involverte personer. Det er også viktig å tenke på hvordan dere vil gjennomføre saksbehandlingen og oppbevare informasjonen knyttet til saken.

_E201798 kopi.jpg
Foto: Alexander Eriksson

Før dere starter saksbehandlingen av en varslingssak, bør dere gå gjennom:

  • Oppnevning av saksbehandlere og deres ansvar
  • Oppfølging av personer involvert i saken
  • System for behandling av varsler

Oppnevne saksbehandlere og deres oppgaver
I alle varslingssaker skal det oppnevnes to saksbehandlere som har ansvar for håndtering fra start til slutt. Saksbehandlere kan oppnevnes av styret per sak, eller oppnevnes for en periode og så tildeles saker ettersom de kommer inn. I noen tilfeller, i større organisasjonsledd, oppnevnes saksbehandlere av daglig leder. Ifølge idrettens veileder for håndtering av varslingssaker anbefaler vi at en eller begge saksbehandlerne er medlemmer av styret, og at det er en kvinne og en mann med i behandlingen av saken.

Det er saksbehandlernes ansvar å vurdere, undersøke og lage en innstilling til konklusjon i varslingssaken, før styret så fatter vedtak. Les mer om håndtering steg for steg her. Det er også et viktig ansvar å sørge for at partene i saken blir ivaretatt, og at prinsippene for en god saksbehandling følges. I tillegg er det en viktig oppgave å sørge for at alle handlinger, møter eller andre aktiviteter føres i en egen logg. Dette er viktig for sporbarheten i etterkant av saken, dersom det skulle komme spørsmål, og et godt verktøy for saksbehandlerne når de skal oppsummere saken til slutt.

Prinsippene for god saksbehandling er å være upartisk og ikke ha personlige interesser i saken (habilitet), å ikke dele fortrolig informasjon (konfidensialitet), og at den det varsles om, får forklare seg om det hen er anklaget for (kontradiksjon).

Oppfølging av personer involvert i saken
En god håndtering innebærer å ivareta den som har varslet og den det er varslet om på en god måte mens saken pågår. I alvorlige varslingssaker kan dette også inkludere andre involverte, som vitner eller pårørende. Noen råd til hva dere kan gjøre er:

  • Etablere en kontaktperson for partene i saken. Personen må gi god informasjon underveis og være åpen og tilgjengelig for spørsmål. Dette er spesielt viktig for å gjøre personene som er involvert trygge. Vær klar over at det er veldig forskjellig hva slags informasjon den enkelte har behov for. Noen ønsker ingen informasjon, mens andre vil ta mye kontakt.
  • Avklar forventninger til involverte parter i starten. Dette kan være forventninger til tidsrammen dere ser for dere, hvordan samtaler vil bli avholdt og hva den enkelte kan få innsyn i.
  • Om det er et ønske fra varsler eller personen det er varslet om, hjelp til å finne en god støtteperson som kan stille opp underveis og i etterkant av saken. Personen kan bidra som samtalepartner, og også være med i selve møtet med saksbehandlerne om det er et ønske. De fleste vil finne en slik person på egenhånd, men har de ikke det, er det et viktig tiltak for å øke trygghet i det som for mange kan være en krevende prosess.
  • Evaluer jevnlig om én eller flere av partene i saken har behov for profesjonell støtte. Hverken saksbehandlere eller støttepersoner bør ta rollen som psykolog, og bør kontakte sosial legevakt ved akutt behov for psykisk helsehjelp eller lokal DPS for oppfølging i hverdagen.