Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Årsmøte

skiskyting2.jpg

Alle idrettsråd skal gjennomføre årsmøte innen utgangen av juni hvert år. På denne siden finner du all relevant info og hjelp for å gjennomføre dette på den beste mulige måten.

 

Før du starter: Oppdatert info knyttet til gjennomføring av årsmøter i 2021, hensyn og retningslinjer knyttet til Covid-19, finner du her. 

Denne siden er en samleside for gjennomføring av årsmøte i idrettsråd ved fysisk oppmøte. Dersom årsmøtet skal avholdes digitalt eller skriftlig, kan du lese mer om det her.

Gjennomgangen nedenfor, og dokumentene, er laget med utgangspunkt i lovnorm for idrettsråd, vedtatt av Idrettsstyret 23. oktober 2019.

Les: Lovnorm for idrettsråd og informasjon om lovnormen her. 

Lovnormen gir informasjon om:

  • Hvordan årsmøtet skal innkalles
  • Hvordan årsmøtet skal ledes
  • Hvem som har møte-, tale-, forslags- og stemmerett
  • Årsmøtets oppgaver
  • Hvordan stemmegivning skal skje

Spørsmål fra idrettsråd knyttet til gjennomføring av årsmøte, er dere velkomne til å rette disse til den enkelte idrettskrets

OM ÅRSMØTET

Årsmøtet er idrettsrådets høyeste myndighet, og skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned.  Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i idrettsrådets lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles og gjennomføres. Årsmøtet legger grunnlaget for idrettsrådets virksomhet.

FØR ÅRSMØTET

Innkalling

Årsmøtet skal avholdes etter det intervall som idrettsrådets lov beslutter. Idrettsrådets oppgaver er beskrevet i lovnormen § 17. Idrettsrådet kan ha egne særlige bestemmelser i idrettsrådets lov, og der fremgår det også hvordan tinget skal innkalles.

Det er idrettsrådets styre som er ansvarlig for å innkalle til årsmøtet. Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet, og bør fastsette dato for årsmøtet i god tid. Det er viktig at valgkomiteen og kontrollutvalget i idrettsrådet blir informert om datoen, slik at de får tid til sine oppgaver. Årsmøtet innkalles av idrettsrådets styre innen den fristen som fremgår av idrettsrådets egen lov og som minst må være én måned før årsmøtet skal avholdes.

Innkallingen skal skje enten direkte til de idrettslag som har representasjonsrett, dvs. pr. post eller e-post, og sendes idrettskretsen til orientering. Dersom saksdokumentene ikke oversendes direkte til de som har representasjonsrett, skal innkallingen vise til at saksdokumentene vil bli gjort tilgjengelige på idrettsrådets egen internettside eller på annen forsvarlig måte, senest én uke før årsmøtet.

Det bør fremkomme av innkallingen hvem som har representasjonsrett til årsmøtet, og det antall representanter de aktuelle idrettslagene kan møte med. De som har representasjonsrett på årsmøtet er medlemmene av styret, kontrollutvalget, valgkomiteen, revisor, ledere av de faglige utvalg/komiteer årsmøtet har opprettet, samt ev. andre som iht. idrettsrådets lov har representasjonsrett. Videre har representanter fra idrettslag representasjonsrett etter den skala som følger av idrettsrådets lov.

Styret bør i innkallingen presisere hvem som kan fremme forslag til årsmøtet, hvilke frister som gjelder for å fremme forslag, og på hvilken måte forslag skal oversendes til styret.

Alle idrettsråd finner oversikt over idrettslagene med kontaktinformasjon i SportsAdmin (SA). Det er utarbeidet en bruksanvisning for hvordan man finner dette i SA.

Veiledning: Se egen bruksanvisning på siden Veiledninger.

Representantene som representerer et idrettslag må være valgt på ordinært/ekstraordinært årsmøte i idrettslaget, eller oppnevnt av styret etter fullmakt fra ordinært eller ekstraordinært årsmøte, jf. lovnormen for idrettsråd § 15 (2). Dersom årsmøtet i det representasjonsberettigede idrettslaget ikke selv har oppnevnt representanter eller gitt fullmakt til styret, kan styret i det idrettslaget som har representasjonsrett oppnevne slike representanter. Dette følger av lovnorm for idrettslag § 20 (2) e).

Ved representasjon bør alle representantene kunne dokumentere at de er valgt/oppnevnt på korrekt måte. Idrettsrådene bør derfor utarbeide et fullmaktsskjema som undertegnes av styreleder i det representasjonsberettigede idrettslaget, og som skal sendes inn til idrettsrådet i forkant av årsmøtet.

Det er krav til valgbarhet for de personer som skal representere et idrettslag på idrettsrådets årsmøte, se lovnormen §§ 6 og 7.

NIF har utarbeidet veiledere til NIFs lov §§ 2-6 og 2-7 som tilsvarer lovnormen §§ 6 og 7.

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet

Kun de som har forslagsrett kan fremme forslag til idrettsrådets årsmøte. Hvem som har forslagsrett, følger av idrettsrådets egen lov. Styret og de idrettslag som har representasjonsrett har forslagsrett i enhver type sak, mens møteberettiget komité/utvalg har forslagsrett i saker som ligger innenfor komiteen/utvalgets arbeidsområde, jf. lovnormen § 15.

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet, må sendes idrettsrådets styre senest to uker før årsmøtet eller tidligere dersom annen frist fremkommer av idrettsrådets lov. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettsrådet har oppgitt i innkallingen. 

Ved lovendringsforslag bør både eksisterende, og ny ordlyd fremgå av lovendringsforslaget, samt en begrunnelse for hvorfor loven ønskes endret.

Styret i idrettsrådet kan også fremme forslag til årsmøtet, men forslag fra styret er ikke omfattet av fristen som gjelder for innkomne forslag. Styret fremmer sine forslag i forbindelse med tilgjengeliggjøring av saksdokumentene, som skjer senest én uke før årsmøtet, eller tidligere dersom idrettsrådet har fastsatt en annen frist i sin lov.

Styrets gjennomgang av forslagene, utarbeidelse av saksliste og saksdokumenter

Saksdokumentene skal inneholde en fullstendig saksliste, og nødvendige saksdokumenter knyttet til de saker som årsmøtet skal behandle. Sakene som skal behandles på årsmøtet følger av lovnormen § 17 og idrettsrådets egen lov. Dette omfatter blant annet idrettsrådets beretning, og de forslagene styret og de forslagsberettigede ønsker behandlet på årsmøtet.

Ved behandlingen av lovendringsforslag, er det viktig å være klar over at det finnes to former for lovendringer. Når NIF vedtar endringer i NIFs lov som innebærer at lovnormen for idrettsråd endres, plikter idrettsrådets styre å oppdatere idrettsrådets lov. Dette gjøres gjennom et ordinært styrevedtak. Det er ikke nødvendig å løfte saken til årsmøtet ettersom dette er bestemmelser som idrettsrådet uansett må følge, enten de fremgår av egen lov eller ikke. Andre lovendringer enn de som følger av endringer i NIFs lov kan bare gjøres av årsmøtet, og må vedtas med 2/3 flertall. Endringene trer i kraft straks, med mindre årsmøtet vedtar noe annet.

Øvrige forslag vedtas i utgangspunktet med alminnelig flertall.

Ved lovendringsforslag bør både eksisterende og ny ordlyd fremgå av lovendringsforslaget. Dersom forslagstiller ikke har utarbeidet en slik sammenligning, og det er uklart hva forslagsstiller foreslår skal tilføye, endre eller slette, bør styret oppfordre forslagstiller til å ettersende dette for inkludering i saksdokumentene. Forslaget bør også inneholde forslagsstillers begrunnelse og et ikrafttredelsestidspunkt dersom forslagsstiller ikke ønsker at lovendringen skal tre i kraft straks

For alle innkomne forslag bør styret utarbeide en vurdering av forslaget som begrunner hvorfor styret støtter forslaget eller ikke.

Styret bør foreslå at styret får fullmakt til å foreta mindre språklige justeringer av forbundstingets vedtak. Gjelder det lovendringer, bør styret foreslå at det gis fullmakt til et eventuelt lovutvalg for å redigere forbundets lov og øvrige regelverk i henhold til vedtakene på tinget, og til å foreta nødvendige språklige endringer.

Tilgjengeliggjøring av saksliste og saksdokumenter

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for idrettslagene med representasjonsrett innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettsrådets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle representasjonsberettigede pr. post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettsrådets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettsrådet gjør dokumentene tilgjengelige på rådets egen hjemmeside. Dersom dokumentene legges ut på idrettsrådets hjemmeside, bør det skje på en måte som gjør det enkelt å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

Med mindre saksdokumentene oversendes direkte til de som har representasjonsrett, må idrettsrådets styre allerede i innkallingen informere om hvordan saksdokumentene gjøres tilgjengelig. Idrettsrådet må vurdere om saksdokumentene inneholder informasjon som, av hensyn til personvern el., ikke bør legges ut på hjemmesiden eller distribueres digitalt. Om det er tvil om dokumenter bør publiseres elektronisk kan idrettsrådet kontakte NIFs juridiske avdeling for bistand på personvern@idrettsforbundet.no.

Dersom styret sender dokumentene direkte til de som har representasjonsrett, kan dokumentene sendes sammen med et oversendelsesbrev. Dersom styret i stedet skal gjøre dokumentene tilgjengelige på hjemmesiden, må tilsvarende informasjon legges ut på den måte som ble angitt i innkallingen.

Årsmøtet kan ikke behandle andre saker enn de som er oppført på denne saklisten med mindre det vedtas med 2/3 flertall under godkjenning av sakslisten at andre saker også skal behandles. Dette omfatter ikke lovsaker. Se nærmere nedenfor. 

Valgkomiteens arbeid i forkant av årsmøtet

Valgkomiteen skal legge frem innstilling på kandidater til alle tillitsverv som skal velges på årsmøtet, med unntak av valgkomiteen selv. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til et verv, plikter å tre ut av valgkomiteen med mindre vedkommende skriftlig meddeler valgkomiteen og forslagsstiller at vedkommende ikke er aktuell for vervet. Dersom valgkomiteen ikke har en instruks, bør styret utarbeide et forslag til instruks som vedtas på årsmøtet.

Kontrollutvalgets arbeid i forkant av årsmøtet

Idrettstinget 2019 besluttet å endre navnet på kontrollkomiteen til kontrollutvalget. Kontrollutvalget har også fått utvidet mandat. Endringen trådte i kraft 010120 og innebærer at årsmøtet skal velge et kontrollutvalg på første ordinære årsmøte etter dette tidspunktet.

Andre årsmøtevalgte utvalg/komiteers arbeid i forkant av årsmøtet

Hvis årsmøtet har valgt andre typer utvalg/komiteer, rapporterer disse utvalgene til årsmøtet. De må derfor utarbeide beretninger for sitt arbeid i årsmøteperioden, og oversende disse til idrettsrådets styre slik at de kan inkluderes i saksdokumentene.

GJENNOMFØRING AV ÅRSMØTET

Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av de saker som behandles på årsmøtet. Dersom idrettsrådet ikke fullfører årsmøtet i samsvar med den sakliste årsmøtet har godkjent, f.eks. ikke avholder valg, må det innkalles til et fortsettende årsmøte. Se merknad i kommentarutgaven til NIFs lov § 2-17 (2).

Stemmegivning på årsmøtet
Det følger av lovnormen § 18 at hovedregelen ved stemmegivning på årsmøtet er alminnelig flertall. For lovendringer kreves 2/3 flertall, se lovnormen § 24.

Godkjenning av de fremmøtte representantene
Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange representanter som er til stede ved starten av årsmøtet. Styret må sørge for at det utarbeides en liste over de representantene som har representasjonsrett. Det bør på forhånd være avklart at de fremmøtte delegasjoner har nødvendig fullmakt gjennom årsmøtevedtak eller styrevedtak og at korrekt antall representanter er påmeldt.

Listen over representantene presenteres årsmøteforsamlingen for godkjenning.

Årsmøtet er vedtaksført med det antall godkjente representanter som møter.

Valg av dirigent (er)
Styret fremmer forslag til dirigent(er). Dirigent(ene) behøver ikke å være valgt/oppnevnt representant, dvs. at dirigenten kan være en ekstern som ikke har noen tilknytning til idrettsrådet.

Valg av protokollfører(e)
Styret fremmer forslag til to medlemmer som skal føre protokoll fra årsmøtet. En protokollfører behøver ikke å være valgt/oppnevnt representant, og kan være en ekstern uten tilknytning til idrettsrådet.

En protokoll fra et årsmøte er ikke et referat. Styret bør sørge for at det på forhånd er utarbeidet et dokument der alle forslagene er satt inn, slik at arbeidet for protokollfører(e) kun blir å føre inn hvem som hadde ordet i den aktuelle saken samt antall stemmer for og imot forslaget, samt ev. justering av et forslag, der det er nødvendig å dokumentere innholdet i forslaget det ble votert over.

Valg av to representanter til å underskrive protokollen
Styret fremmer forslag til to representanter som skal underskrive protokollen. Disse må være valgte eller oppnevnte representanter.

Godkjenning av innkalling
Under dette punktet på saklisten må det avklares om innkallingen til årsmøtet godkjennes.

Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.

Dersom innkallingen ikke godkjennes av flertallet av de fremmøtte stemmeberettigede representantene, skal årsmøtet avsluttes.

Godkjenning av sakliste             

Under dette punktet på saklisten må det avklares om saklisten godkjennes. Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.

På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan føres opp på saklisten og behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigede vedtar det ved godkjenning av saklisten.

Godkjenning av forretningsorden

Det er styret som legger frem forslag til forretningsorden.

Under dette punktet skal årsmøtet godkjenne forretningsorden som beskriver hvordan årsmøtet skal ledes og gjennomføres, for eksempel antall innlegg fra hver representant, hvor lang taletid den enkelte har og hvordan forslag skal legges frem.

Behandle idrettsrådets årsberetning

Det er styret som legger frem idrettsrådets årsberetning.

Årsberetning er styrets redegjørelse for idrettsrådets aktiviteter, dvs. en form for årsrapport. Innholdet i beretningen vil variere med det enkelte idrettsråd. Som et minimum skal beretningen inneholde styrets beretning, dvs. en gjennomgang av styrets arbeid i årsmøteperioden.

Dersom idrettsrådet har årsmøtevalgte organer som skal avlegge rapporter for årsmøtet, må beretningene for disse gjennomgås under dette punktet.

Behandle idrettsrådets regnskap, styrets økonomiske beretning, kontrollutvalgets beretning og ev. revisors beretning
Det er styret som legger frem idrettsrådets regnskap og økonomiske beretning.

Hele idrettsrådets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles.

Styrets økonomiske beretning, revisors beretning og kontrollutvalgets beretning skal også legges frem.

  • NIF har utarbeidet et forslag til beretning fra kontrollutvalg her (denne er ikke klar ennå, men man kan ta utgangspunkt i den som gjelder for idrettslag her)
  • NIF har utarbeidet et forslag til beretning fra valgt revisor her

Behandle forslag til arbeidsprogram
Det er styret som legger frem forslag til arbeidsprogram. Årsmøtet skal drøfte og prioritere planer for anleggsutbygging og aktivitetsutvikling.

Behandle forslag og saker
Under dette punktet på saklisten hører saker som styret eller andre representanter ønsker skal behandles av årsmøtet. Husk at lovendringer må vedtas med 2/3 flertall. Øvrige forslag vedtas med alminnelig flertall.

For at en sak skal behandles må den være oppført på den saklisten som er godkjent av årsmøtet. Se «Godkjenning av sakliste» over.

Vedta idrettsrådets budsjett
Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for idrettsrådet.

Valg                                                                                                                                                
Se lovnormen § 18 om stemmegivning og § 17 om gjennomføring av valg.

Det er valgkomiteen som innstiller på alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som foreslås av styret i idrettsrådet.

Alle idrettsråd i NIF må minimum velge følgende tillitsverv: 

  • Styre med leder, nestleder minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem
  • Kontrollutvalg med minst 2 medlemmer og minst 1 varamedlem.
  • Valgkomité med leder, minst 2 medlemmer og minst 1 varamedlem

I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige tillitsverv som idrettsrådets egen lov foreskriver.

Det er anledning til å velge personer til tillitsvervperioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. i 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.

Idrettsråd som har en årlig omsetning på 5 millioner kroner eller mer, skal engasjere revisor.

Årsmøtet kan velge hvem som skal representere idrettsrådet på idrettskretstinget. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne slike representanter.

Ikrafttredelse av valg og andre beslutninger på årsmøtet

Valg og vedtak som fattes på årsmøtet trer i utgangspunktet i kraft straks de er fattet, med mindre idrettsrådets lov sier noe annet, eller årsmøtet beslutter noe annet i forbindelse med vedtaket.

For vedtak som omfatter lovendringer er hovedregelen at disse trer i kraft straks de er vedtatt, med mindre årsmøtet beslutter noe annet, jf. lovnormen § 24.

ETTER ÅRSMØTET

Utarbeidelse av protokoll

Protokollfører(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to representantene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen.

Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på idrettsrådets hjemmeside, blir oversendt til medlemmene pr. brev eller e-post, eller på annen måte blir gjort tilgjengelig for medlemmene. Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på idrettsrådets hjemmeside, eller distribuere denne elektronisk til representantene, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som av personvernhensyn eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett. Idrettsrådet kan kontakte idrettskretsen for bistand i denne vurderingen.

Registrering i Brønnøysundregistrene mm.

Styret må sørge for å registrere endringer i styresammensetningen i Brønnøysundregistrene, og oppdatere opplysninger om tillitsverv mv. i sitt medlemsregister og på ev. hjemmeside.