Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Registrering av medlemsopplysninger og rapportering til NIF

Utfyllende regler for registrering av medlemsopplysninger og rapportering til NIF.

Gitt 04.02.2016 av Idrettsstyrets Presidentskap med hjemmel i forskrift til medlemsregister §§ 10-2 (3) og 10-5, vedtatt av Idrettsstyret.

1. Overordnete plikter

(1) Alle idrettslag i NIF må elektronisk registrere medlems- og organisasjonsdata i idrettens medlems- og organisasjonsregister, og må avgi en årlig rapportering av medlems- og organisasjonsdata til NIF.

(2) Medlemsregistret skal føres i KlubbAdmin eller annet elektronisk medlemsregister som er godkjent av NIF.

2. Opplysninger som skal registreres og holdes oppdatert

Følgende opplysninger skal registreres når en person melder seg inn i et idrettslag og skal holdes oppdatert:

a) Navn

Medlemmets fulle navn slik dette er registrert i Folkeregisteret Både fornavn, etternavn og eventuelle mellomnavn tas med.

b) Fødselsdato *(styremedlemmer må også registrere personnummer)

Fødselsdato. 

c) Kjønn

Kjønn slik det er registrert i Folkeregisteret.

d) Adresse

Bostedsadresse med navn på vei/gate, postnummer og poststed.

e) Telefonnummer

Fortrinnsvis mobiltelefonnummer, og for mindreårig også minst en av foresattes mobiltelefonnummer.

f) E-postadresse

E-postadressen, og for mindreårige også minst en av foresattes e-postadresser.

g) Dato for betaling av medlemskontingent og trenings-/aktivitetsavgift

Betalt medlemskontingent

Medlemskap i idrettslaget skal registreres individuelt. Familiekontingenter er kun en rabattordning.

Medlemskontingenten må være på minst kr 100 for hvert medlem for at medlemskapet skal telle med i den årlige rapporteringen til NIF. Dette gjelder også for familiekontingenter eller andre rabattordninger.

Idrettslagets årsmøte kan fatte vedtak om at æresmedlemmer skal være fritatt for betaling av kontingent og registrere i medlemsregisteret at vedkommende er æresmedlem og fritatt for å betale medlemskontingent.

Idrettslagets årsmøte kan fatte vedtak om at bestemte tillitsverv skal få refundert medlemskontingenten.

Betalt trenings-/aktivitetsavgift

Treningsavgiften må holdes adskilt fra medlemskontingenten, og er en avgift som skal dekke kostnader for deltakelse i idrettsaktivitet.

Årsmøtet fastsetter medlemskontingent og treningsavgift, og i to ulike vedtak; ett som omhandler størrelsen på medlemskontingenten, og ett som omhandler størrelsen på treningsavgiften. Årsmøtet kan også vedta at eventuelle grupper i idrettslaget gis fullmakt til å fastsette treningsavgiften, og eventuelt fastsette et øvre og nedre beløp gruppen må holde seg innenfor.

Idrettslaget kan fakturere medlemskontingenten og treningsavgiften på én samlet faktura forutsatt at treningsavgiften og medlemskontingenten fremkommer som to separate beløp på fakturaen.

h) Dato for innmelding og avslutning av medlemskap

Innmelding

Det er tidspunktet for betaling av første kontingent som anses som innmeldingstidspunktet, jf. NIFs lov

§ 10-4 (2).

Avslutning av medlemskap

Et medlemskap opphører normalt ved oppsigelse fra medlemmets side. Tap av medlemskap kan imidlertid også skje gjennom en dom ilagt av et domsorgan eller som følge av manglende betaling av medlemskontingent. Dersom et medlem ikke betaler kontingenten til tross for purring, kan idrettslaget frata vedkommende medlemskapet. Uavhengig av purring skal medlemskapet alltid bortfalle etter to år uten betaling av kontingent. Idrettslaget plikter da å stryke vedkommende fra registeret.

i) Medlemmets tilknytning til idretter

Alle medlemmer som regelmessig deltar i organisert aktivitet i regi av idrettslaget, eller representerer idrettslaget i idrettskonkurranser eller lignende, skal regnes som «aktivt medlem» med tilhørighet i en konkret gruppe/gren. Med «deltagelse» menes både å selv utøve idretten gjennom trening eller konkurranser, og å tilrettelegge for at andre skal kunne drive aktivitet i idrettslaget. Dette omfatter blant annet trenere, lagledere og andre oppgaver som bidrar til gjennomføringen av trening, konkurranser og annen aktivitet i idrettslaget. Personer som bistår idrettslaget gjennom administrative oppgaver, drift og vedlikehold av anlegg mm. omfattes også.

Både de som trener, konkurrerer, eller på annen måte bidrar til aktivitet i idrettslaget, skal registreres som aktive innen den eller de idretter eller grener deres aktivitet er knyttet til. Medlemmer som på eget initiativ transporterer familiemedlemmer til og fra trening eller idrettsarrangementer anses ikke som aktivt medlem.

j) Andre relevante opplysninger

Styrets medlemmer og varamedlemmer (hovedstyret)

Alle styremedlemmer og varamedlemmer skal registreres med personnummer og angivelse av det aktuelle vervet, f.eks. styreleder, nestleder, sekretær, styremedlem, varamedlem.

Politiattestansvarlig

Her registreres den som er oppnevnt av styret som ansvarlig for politiattestordningen. Dette gjelder bare for de idrettslag som organiserer aktivitet for mindreårige og/eller personer med utviklingshemming.

Barneidrettsansvarlig

Her registreres den som er oppnevnt som ansvarlig for barneidretten. Dette kan være en tillitsvalgt eller ansatt, og gjelder bare for idrettslag som organiserer aktivitet for barn til og med fylte 12 år.

Valgte revisorer evt. kontrollkomité

Her registreres valgt revisor for idrettslag som fører regnskap etter NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og kontrollkomiteens medlemmer for idrettslag som følger regnskapsloven.

Leder av grupper eller gruppestyrer

Dersom idrettslaget er et fleridrettslag, registreres minimum leder for gruppestyret evt. oppnevnt leder for gruppen eller annen kontaktperson.

Daglig leder

Dersom idrettslaget har en daglig leder, eller en annen som utfører tilsvarende oppgaver, må de samme opplysninger om vedkommende registreres som for et styremedlem.

k) Tillitsverv og ledende stillinger i idrettslaget

Idrettslaget skal registrere alle verv i idrettslaget, og oppdatere registrert fortløpende dersom personer får nye tillitsverv eller fratrer tillitsverv.

Idrettslaget skal også registrere daglig leder og eventuelt andre ledende stillinger i idrettslaget.

3. Årlig rapportering til NIF

Idrettslagene skal avholde sitt årsmøte innen utgangen av mars måned og deretter rapportere følgende data til NIF innen 30. april hvert år:

Medlemstall

Medlemstallet skal vise antall betalende medlemmer per 31.12 det foregående år.

Aktive medlemmer, jf. pkt. 2 i)

Aktive medlemmer skal vise aktive medlemmer per 31. 12 det foregående år.

Idrettslagets tillitsvalgte og ansatte i ledende stillinger

De personer som innehar årsmøtevalgte tillitsverv i idrettslaget.

Protokoll fra årsmøtet

Protokollen for årsmøtet, og eventuelt ekstraordinære årsmøter, skal lastes opp i signert versjon.

Årsregnskap

Årsregnskapet fra foregående år skal lastes opp i signert versjon.

Valgt revisors beretning

Dersom idrettslaget følger NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser skal valgt revisors beretning lastes opp i signert versjon.

Revisjonsberetning fra engasjert revisor

Dersom idrettslaget følger regnskapsloven skal revisjonsberetningen fra den engasjerte revisoren lastes opp i signert versjon.

Kontrollkomiteens beretning

Dersom idrettslaget følger regnskapsloven skal kontrollkomiteens beretning lastes opp i signert versjon.