Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Årsmøter og ting

NIFs generalsekretær har besluttet at alle idrettslag gis dispensasjon fra fristen om å avholde årsmøte innen 31. mars. Ny frist er 15. juni.

NIF får mange spørsmål som gjelder avholdelse av årsmøter og ting i lys av korona-situasjonen. Hvis du ikke finner svar på spørsmålet ditt under, kontakt den aktuelle idrettskretsen.

Frist for gjennomføring av årsmøter er utsatt til 15. juni.

https://www.idrettsforbundet.no/nyheter/2020/frist-for-avholdelse-av-arsmoter-i-idrettslag-utsettes-til-15.-juni/

Styret må derfor vurdere om det skal utsette årsmøtet inntil videre, utsette og sette en ny dato, avlyse årsmøtet eller innkalle til et digitalt årsmøte. Se under.

I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen å ikke sette en ny dato for årsmøtet før regjeringens nye retningslinjer for perioden etter påske er offentliggjort. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg.

Dersom årsmøtet er avlyst, må det innkalles på nytt senere på ordinær måte. Dersom det allerede er innkommet forslag til årsmøtet, bør disse settes opp på saklisten, og nye forslag kan sendes inn innen den nye fristen.

Dersom idrettslaget har utsatt årsmøtet inntil videre og ønsker å kalle inn til et nytt årsmøte, oppstår flere spørsmål.

Hvilken innkallingsfrist gjelder?

Dersom det innkalles til et ordinært årsmøte, gjelder vanlig innkallingsfrist, dvs. minst 1 måned.  Dersom det innkalles til et ekstraordinært årsmøte gjelder kortere innkallingsfrist, dvs. minst 14 dager.

Er det utsatte årsmøtet å anse som et ordinært eller ekstraordinært årsmøte?

Dette er det opp til styret å bestemme og er avhengig av hva styret beslutter å innkalle til.

Bør styret innkalle til et ordinært eller ekstraordinært årsmøte når det utsettes?

Dersom alle saksdokumenter allerede var tilgjengeliggjort for medlemmene før årsmøtet ble utsatt og årsmøtet avholdes innen rimelig tid etter at det skulle ha vært avholdt, kan det være fornuftig å innkalle til et ekstraordinært årsmøte der saksliste og saksdokumenter samsvarer med det som allerede er tilgjengeliggjort. I så fall må styret sørge for å gjøre dokumentene tilgjengelig samtidig med at det innkalles til et ekstraordinært årsmøte.

Dersom det går lang tid før årsmøtet kan avholdes, må styret foreta en fornyet vurdering av om de dokumentene som er utarbeidet/utsendt fortsatt er relevante. Det kan f.eks. være at den ekstraordinære situasjonen får økonomiske konsekvenser for idrettslaget som må hensyntas i et revidert budsjett. Det kan også være at årsmøtet må ta stilling til ev. krav som er rettet om å få tilbakebetalt treningsavgifter. Se nærmere om dette under temaboksen «Økonomiske konsekvenser».  Det kan også være at styret mener det er ryddigst å innkalle på nytt på ordinær måte med vanlige innkallingsfrister osv. fordi det er gått lang tid siden årsmøtet skulle vært avholdt.

Dersom styret besluttet å utsette før innkalling ble sendt ut ev. før forslagsfristen hadde løpt ut, må det alltid innkalles til et ordinært årsmøte på vanlig måte.

Uansett hva styret beslutter, må styret sørge for å informere medlemmene slik at medlemmene er kjent med beslutningene styret fatter og hvilke konsekvenser det får for avholdelse av årsmøtet.

Det skal fremgå av organisasjonsleddets lov når de må avholde årsmøte/ting eller når de senest må avholde årsmøte/ting. NIFs lovutvalg har i en uttalelse 12. mars bekreftet at organisasjonsleddet som følge av den ekstraordinære situasjonen med koronavirus kan avholde et årsmøte/ting også etter den fristen som fremgår av egen lov.

Det er styret som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet/tinget. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte.

Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte/tinget, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt.

Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få for org.leddet å utsette årsmøtet/tinget, om det f.eks. er beslutninger årsmøtet/tinget må ta raskt og som ikke kan vente.

Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet skal gjennomføres som normalt eller utsettes, og her må styret basere seg på råd fra Folkehelseinstituttet og lokale helsemyndigheter. Idrettskretsene har ikke særlig kompetanse på medisin eller smittevern, og vil bare kunne henvise idrettslaget til den informasjonen som offentlige myndigheter gir, men vil kunne gi andre praktiske råd knyttet til utsettelse eller avholdelse av årsmøtet.

Nei, søknad er unødvendig.

Ja, situasjonen nå gjør det nødvendig for forsvarlig gjennomføring av arrangementet å vite hvor mange som møter på forhånd. Dersom årsmøtet skal avholdes digitalt kan det også være behov for å avkreve forhåndspåmelding.

Styret må informere egne medlemmer dersom årsmøtet utsettes. Styret bør benytte de vanlige informasjonskanalene.

Styret trenger ikke å informere verken idrettskrets eller særforbund om beslutningen.

Organisasjonsleddet må forsøke å avholde årsmøte/ting digitalt og sørge for at de årsmøteoppgavene som må gjennomføres og ikke kan vente, faktisk blir gjennomført. Det gjelder f.eks. å få godkjent regnskapene, slik at disse kan benyttes som grunnlag for å søke om momskompensasjon, samt fastsetting og innkreving av kontingent.

Innrapportering skjer elektronisk og kan derfor fint gjennomføres innen fristen 30. april. Idrettslaget må fylle ut det de har av opplysninger om medlemstall mm., mens informasjon som kun foreligger etter avholdt årsmøte, f.eks. nye styremedlemmer osv. først fylles ut på et senere tidspunkt når idrettslaget har avholdt årsmøte.

Alle tillitsvalgte, også styremedlemmer, blir sittende. Det er ikke anledning til å supplere styremedlemmer eller andre årsmøtevalgte/tingvalgte tillitsverv, men styret kan opprette styreoppnevnte komiteer og utvalg og oppnevne personer til disse Hvis det er behov for å velge nye styremedlemmer eller tillitsvalgte til årsmøtevalgte/tingvalgte organer, må det innkalles til et digitalt årsmøte/ting, enten ordinært eller ekstraordinært.

Styremedlemmene bør sitte til nye er valgt, og ikke trekke seg. Organisasjonsledd står overfor en ekstraordinær situasjon, der det vil medføre store utfordringer for organisasjonsledd dersom tillitsvalgte trekker seg. Organisasjonsleddet kan avholde ordinært, eller ekstraordinært årsmøte/ting digitalt med suppleringsvalg på agendaen. NIF vil komme ut med mer informasjon senere om hvordan digitale årsmøter/ting kan avholdes.

Nei, fristene for innkallingen til ordinære årsmøter/ting gjelder. Organisasjonsledd kan etter loven innkalle til et ekstraordinært årsmøte/ting på kortere varsel enn ved ordinært årsmøte/ting.

Organisasjonsleddet kan innkalle til et ekstraordinært digitalt årsmøte/ting med valg av nytt styre som eneste sak på agendaen.

Det er bare en nedre grense for vedtaksførhet for idrettslag. For alle andre organisasjonsledd er det ingen nedre grense. For idrettslag er årsmøtet vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antall styremedlemmer som skal velges av årsmøtet. Dette innebærer at dersom minst det sittende styret deltar på årsmøtet, er årsmøtet vedtaksdyktig.

Dersom org.leddet leier lokaler for å avholde årsmøtet, bør styret vurdere ev. kanselleringsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte møtet uten å betale noe ekstra for dette.

Ja, men en eventuell økning ut over konsumprisindeksen må fastsettes av årsmøtet. Dersom idrettslaget har behov for en økning av kontingenten ut over konsumprisindeksen, kan idrettskretsen kontaktes for bistand.

Disse kan fastsettes av styret eller grupper/gruppestyrene, og behøver ikke fastsettes av årsmøtet.

Styret sørger for at regnskap ferdigstilles og blir revidert som normalt.

Alle dokumenter ferdigstilles på vanlig måte i påvente av gjennomføring av årsmøtet.