Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet. Styret er høyeste myndighet i idrettslaget mellom årsmøtene. Det betyr at det er styret som må beslutte på hvilken måte årsmøtet skal gjennomføres. Dette kan skje ved et ordinært styrevedtak. Styret kan fatte vedtak enten ved fysiske møter, eller fjernmøte ved bruk av elektroniske hjelpemidler (f.eks. en telefon/videokonferanse).
Før årsmøtet
Styret må foreta en avveining av behovet for å avholde et digitalt årsmøte, med de fordeler og utfordringer det gir, opp mot gjennomføring av et årsmøte som normalt.
Det finnes ulike digitale løsninger for gjennomføring av årsmøter, og det er idrettslagets styre som beslutter hvilken løsning som skal brukes.
Det avgjørende for hvilke elektroniske hjelpemidler som kan benyttes ved gjennomføringen av årsmøtet, er at dette skjer på forsvarlig måte slik at medlemmene har anledning til å delta i behandlingen av, og fatte vedtak i, de saker som iht. organisasjonsleddets egen lov skal behandles av årsmøtet. Dette omfatter bl.a. en reell mulighet til å sette seg inn i sakene, uttrykke sin mening om sakene, gjøre seg kjent med andre deltakeres oppfatninger og delta i en avstemming om sakene.
NIF anbefaler at et digitalt årsmøte avholdes på en måte hvor medlemmene møtes på samme tid og sted elektronisk, for eksempel ved bruk av Teams eller lignende.
Idrettens Office 365 for idrettslag:
Idrettslag kan bestille Idrettens Office 365 Gjennom NIF. Dette gir tilgang på blant annet Teams, som kan brukes til å gjennomføre digitale årsmøter. Les mer om Idrettens Office 365 her: Idrettens Office 365 (idrettsforbundet.no).
GoPlenum:
Et alternativ til Idrettens Office 365 er Go Plenum. Dette alternative benyttes i større utstrekning av idrettslag der det møter et stort antall deltakere med stemmerett, det er kompliserte saker som skal behandles eller det antas å bli flere benkeforslag til valget.
Les mer om tjenesten Gjennomføring av digitale ting og årsmøter her: Digitale tingforhandlinger i GoPlenum – Hjemmeside (sharepoint.com) (kun for interne brukere)
Andre digitale løsninger:
I tillegg til dette finnes det andre løsninger i markedet. NIF har ingen anbefalinger til konkrete løsninger utover Idrettens Office 365 og GoPlenum, og ved vurdering av andre løsninger må styret selv undersøke i hvilken grad disse dekker idrettslagets behov.
Årsmøtet innkalles av idrettslagets styre innen den fristen som fremgår av idrettslagets egen lov. Denne må minst være én måned før årsmøtet skal avholdes. Innkallingen skal skje enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside.
Innkallingen skal inneholde alt som en ordinær innkalling skal inneholde, men må suppleres med opplysninger om at årsmøtet skal gjennomføres digitalt, hvordan medlemmene kan delta, og eventuelt andre forhold som vil få betydning for avholdelsen av det digitale årsmøtet/tinget.
I tillegg til det vanlige innholdet i innkallingen må derfor innkallingen inneholde informasjon om følgende:
Påmelding til årsmøtet
Det bør være en påmelding til årsmøtet. Et årsmøte skal være åpent for alle medlemmene, og det må derfor være mulig å melde seg på helt frem til årsmøtets oppstart. Formålet med en påmelding er at styret får en oversikt over forventet antall deltakere. Det kan også være at styret/dirigenten underveis i årsmøtet må kommunisere med deltakerne gjennom e-post dersom det er tekniske utfordringer, og derfor trenger å ha kontaktinformasjon til de som deltar.
Alle som ønsker å delta på årsmøtet bør derfor melde seg på og registrerer sin e-postadresse innen en bestemt frist. Det må fremgå tydelig av innkallingen hvilke krav som stilles til påmelding, og informeres om en påmeldingsfrist. NIF anbefaler å benytte iSonen som verktøy for påmelding. Se bruksanvisning for å opprette et arrangement i iSonen, se her, samt bruksanvisning for å melde seg på arrangementet, se her. Lenke til påmeldingen bør legges inn i innkallingen. Se forslag til mal for innkalling nedenfor.
Forslag eller spørsmål til saksdokumentene bør sendes inn på forhånd
Av hensyn til gjennomføringen bør styret i innkallingen henstille til at de medlemmer som har spørsmål, kommentarer, endringsforslag, eller forslag til saker ut over de som fremgår av saksdokumentene om å oversende disse til styret på e-post før årsmøtet. Man kan ikke avskjære spørsmål eller alternative forslag under årsmøtet, men kjennskap til dette på forhånd vil lette gjennomføringen for dirigenten, og vil bidra til en bedre behandling av sakene på årsmøtet.
Skriftlig avstemming
Dersom et medlem krever skriftlig avstemming i en bestemt sak eller det er flere kandidater til ett og samme tillitsverv, skal det gjennomføres skriftlig avstemming. NIF har utarbeidet en bruksanvisning for hvordan en skriftlig avstemming kan gjennomføres. Se her.
Styret må lage en invitasjon til et Teams-årsmøte som tilgjengeliggjøres til idrettslagets medlemmer. Lenken til Teams-årsmøtet bør legges inn i innkallingen til årsmøtet. Se også forslag til mal for innkalling nedenfor.
NIF har laget en bruksanvisning for hvordan styret kan opprette et årsmøte i Teams. Bruksanvisningen vil også være nyttig for den som skal delta på årsmøtet.
Senest to dager før møtet bør medlemmene få en e-post, der informasjonen gitt i innkallingen gjentas med lenke til påmelding via iSonen samt til selve Teams-årsmøtet.
I påminnelsen bør styret be om at forslag og kommentarer til saklisten/saksdokumentene så langt det er mulig sendes inn på forhånd. Det vil f.eks. kunne være spørsmål til saklisten, spørsmål til gjennomføringen, ev. forslag til annen dirigent, ev. benkeforslag som vil gjøre hemmelig votering nødvendig osv.
Forslag til mal for innkalling til et digitalt årsmøte
NIF har laget et forslag til innkalling til et digitalt årsmøte.
Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har idrettslagets styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i idrettslaget egen lov, f.eks. valgkomiteen.
Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes idrettslagets styre senest to uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettslaget har oppgitt i innkallingen. Styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet, og som er fremmet innen utløpet av fristen, fremmes for årsmøtet. Styret har ikke anledning til å unnlate å inkludere forslag styret misliker, er uenig i eller mener ikke er egnet for behandling av årsmøtet. Dersom et slikt forslag foreligger bør styret ta kontakt med forslagsstiller og gjøre sine innsigelser kjent, slik at forslagsstiller kan ta stilling til om vedkommende ønsker å trekke forslaget. Trekkes forslaget skal det ikke inkluderes i saksdokumentene. Dersom forslaget ikke trekkes kan styret i saksdokumentene i tilknytning til den enkelte saken, uttrykke sin oppfatning av forslaget, og hvorfor det ev. ikke bør behandles eller vedtas.
Dersom det skulle komme inn forslag som er av en slik art at det kan innebære et lovbrudd om styret inkluderer forslaget i saksdokumentene, f.eks. at forslaget inneholder sjikane eller utlevering av personopplysninger, har styret anledning til å unnlate å ta med forslaget i saksdokumentene. I slike tilfeller bør idrettskretsen kontaktes for bistand.
Forslagsfristen er ment å gi styret i idrettslaget tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.
NIF har utarbeidet et forslag til forlagsskjema her
Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettslagets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettslagets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettslaget gjør dokumentene tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må idrettslaget informere om dette allerede i innkallingen, slik at medlemmene er gjort oppmerksom på at de må sjekke idrettslagets hjemmeside.
På grunn av personvern, eller andre særegne forhold, kan det være at ikke alle dokumenter til årsmøtet bør legges ut på hjemmesiden. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i vurderingen av om dokumentene inneholder informasjon som ikke bør legges ut på Internett.
Dersom dokumentene legges ut på idrettslagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.
NIF har utarbeidet et forslag til sakliste her.
Styret bør ha gjennomført et «testmøte» i forkant av årsmøtet. Den foreslåtte dirigenten bør delta på testmøtet. De som har meldt seg på, bør inviteres til å delta.
Styret bør også vurdere om det skal gjennomføres ett eller flere testmøter med medlemmene, ev. starte årsmøtet med noen tester, slik at alle er sikre på hvordan de bruker de ulike funksjonene. Dette vil også bidra til at eventuelle tekniske problemer hos idrettslaget eller medlemmene, kan utbedres til årsmøtet. Under testmøtene bør en gjennomgå hvordan en ber om ordet, og hvordan det avgis stemme, og forsikre seg om at deltakerne kan kommunisere med hverandre.