Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Årsmøte

Samleside for gjennomføring av årsmøte i idrettslag og bedriftsidrettslag.

OM ÅRSMØTET

Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, og skal avholdes hvert år innen utgangen av mars måned.  Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i idrettslagets lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles.

Årsmøtet legger grunnlaget for idrettslagets virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva idrettslaget skal gjøre, og hvordan det skal drives, bør delta på årsmøtet.

FØR ÅRSMØTET

Styret bør være tidlig ute med å planlegge årsmøtet.

Innkalling

Innkalling til årsmøte i idrettslag reguleres av lovnorm for idrettslag § 13. Årsmøtet innkalles av idrettslagets styre med den fristen som fremgår av idrettslagets egen lov og som minst må være én måned. Innkallingen skal skje enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside.

NIF har utarbeidet et forslag til innkalling:

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet

Alle medlemmer har forslagsrett til årsmøtet. Det samme har idrettslagets styre og de komiteer/utvalg som er gitt forslagsrett i idrettslaget egen lov, f.eks. valgkomiteen.

Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes idrettslagets styre innen den frist som fremgår av idrettslagets egen lov, som senest kan være to uker før årsmøtet. Forslagene skal sendes til den adressen/e-postadressen idrettslaget har oppgitt i innkallingen. Utgangspunktet er at styret må sørge for at alle saker et medlem ønsker å få behandlet fremmes for årsmøtet, dvs. styret har i utgangspunktet ikke anledning til å stanse forslag, men kan i tilknytning til den enkelte saken gi sin vurdering av hvorfor et forslag eventuelt ikke bør vedtas.

Forslagsfristen er ment å gi styret i idrettslaget tilstrekkelig tid til å gjennomgå alle innkomne forslag og samordne disse blant forslagsstillerne, f.eks. dersom det er flere likelydende forslag eller forslag innenfor samme temaer. Forslagsfristen gjelder ikke for styrets egne forslag. Styret kan fremme forslag frem til saklisten og saksdokumentene skal tilgjengeliggjøres for medlemmene, se nedenfor.

Sakliste og saksdokumenter

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter, herunder valgkomiteens innstilling, skal være gjort tilgjengelig for medlemmene innen den frist som er angitt i egen lov, som senest kan være én uke før årsmøtet. Idrettslagets styre kan velge hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelig for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/e-post, eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig i idrettslagets lokaler. Det mest praktiske er imidlertid at idrettslaget gjør dokumentene tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må idrettslaget informere om dette allerede i innkallingen, slik at medlemmene er gjort oppmerksom på at de må sjekke idrettslagets hjemmeside. På grunn av personvernet er det ikke alle dokumenter som bør legges ut på hjemmesiden. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i vurderingen av om dokumentene inneholder informasjon som ikke bør legges ut på Internett. 

Dersom dokumentene legges ut på idrettslagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

Maler for sakliste
Hva som skal stå på saklisten vil være avhengig av om idrettslaget følger regnskapsloven, eller NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser.  

NIF har utarbeidet et forslag til sakliste for idrettslag som følger NIFs regnskap- og revisjonsbestemmelser:

NIF har utarbeidet et forslag til sakliste for idrettslag som følger regnskapsloven:

UNDER ÅRSMØTET

Nedenfor følger en kronologisk gjennomgang av årsmøtet, slik den gjenfinnes i lovnormen § 15.

Godkjenning av de stemmeberettigede
Under dette punktet på saklisten skal årsmøtet avklare hvor mange medlemmer med stemmerett som er til stede ved starten av årsmøtet. Regler om stemmerett følger av lovnormen § 6, og utgangspunktet er at alle som er over 15 år, har vært medlem av idrettslaget i minst én måned og har oppfylt medlemsforpliktelsene, har stemmerett.

Det stilles krav til vedtaksførhet for et årsmøte i et idrettslag, jf. lovnormen § 13 (5).

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført, skal det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

Antall stemmeberettigete må fremgå av protokollen.

Godkjenning av innkalling
Under dette punktet på saklisten må det avklares om innkallingen til årsmøtet godkjennes. Dette må fremgå av protokollen.

Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av innkalling, om årsmøtet er lovlig innkalt. Dette innebærer at årsmøtet kan velge f.eks. å godkjenne en innkalling selv om innkallingen ble sendt ut for sent.

Godkjenning av sakliste

Under dette punktet på saklisten må det avklares om saklisten godkjennes. Dette må fremgå av protokollen.

Ved innkalling i strid med kravene til en innkalling, avgjør årsmøtet under godkjenning av saklisten, om det er saker som ikke kan behandles.

På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det ved godkjenning av saklisten.

Godkjenning av forretningsorden
Forretningsorden sier noe om hvordan årsmøtet skal styres, hvor lang taletid man har og hvordan forslag skal legges frem.

Valg av dirigent, referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen
Styret fremmer forslag til dirigent, referent og to medlemmer som skal underskrive protokollen. Verken dirigent eller referent behøver å være medlem av idrettslaget. 

Behandle idrettslagets årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger
Dersom idrettslaget har grupper, skal også gruppenes aktiviteter beskrives i idrettslagets årsmelding, enten med egne gruppeårsmeldinger eller gjennom en generell beskrivelse. Styret må enten sørge for at alle gruppene utarbeider årsmeldinger, hvis ikke, er det hovedstyret selv som må redegjøre for gruppens aktiviteter i egen årsmelding

NIF stiller ingen krav til innholdet i en årsmelding eller gruppeårsmelding.

Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand
Hele idrettslagets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles. Valgt revisors beretning skal også legges frem, og ev. kontrollkomiteens beretning, dersom idrettslaget har en kontrollkomité.

NIF har utarbeidet et forslag til beretning fra kontrollkomité og revisor:

Behandle forslag og saker
Innunder dette punktet på saklisten hører saker som styret selv vil fremme, eller som er meldt inn til styret innenfor fristen, og som har blitt satt opp på den saklisten som er gjort tilgjengelig, ev. med tillegg av nye saker satt på saklisten under punktet om godkjenning av saklisten, se ovenfor under dette punktet.  

Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag lager styret en uttalelse til forslaget, der det må fremgå om styret støtter forslaget eller ikke.

Dersom det foreligger forslag om endring av idrettslagets lov, bør disse samles og behandles etter hverandre. Husk at endring i loven krever 2/3 flertall, og at årsmøtet ikke kan behandle lovendringsforslag som ikke fremgår av den saklisten som er gjort tilgjengelig i forkant av årsmøtet, se ovenfor.

Fastsette medlemskontingent på minst kr 100, og treningsavgift eller gi gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgift for gruppens aktivitet
Under dette punktet på saklisten, må styret fremlegge forslag til kontingentsatser for idrettslagets medlemmer. Kontingenten må være på minst kr 100 per medlem per år. Det er anledning til å vedta rabatterte ordninger, men disse kan ikke innebære at kontingenten blir mindre enn kr 100 per medlem per år. Det er anledning til å vedta at æresmedlemmer er unntatt fra plikten til å betale kontingent. 

Det er årsmøtets oppgave å vedta treningsavgift, men for idrettslag med ulike idrettsaktiviteter kan det være praktisk å i stedet gi gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgiften for gruppens aktiviteter.

Vedta idrettslagets budsjett
Under dette punktet fremlegger styret et forslag til budsjett for hele idrettslaget, herunder også gruppene. Se forøvrig lovnormen § 12 vedrørende budsjett.

Behandle idrettslagets organisasjonsplan
Intern organisering av idrettslaget skal ikke legges inn i idrettslagets lov, men i organisasjonsplanen. Under dette punktet behandles blant annet hvilke undergrupper idrettslaget skal ha. Idrettslagets interne organisasjon, lovfestede organer og andre interne organer skal fremgå av organisasjonsplanen. (F.eks. anleggsutvalg, foreldregruppe, idrettsskoleutvalg). Det er styret som legger frem forslag til organisasjonsplan.

Valg

Lovnormen § 15 nr. 10 krever at årsmøtet som et minimum velger personer til følgende tillitsverv: 

  • Leder, nestleder, minst 1 ordinært styremedlem og minst 1 varamedlem
  • Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem
  • 2 revisorer med mindre idrettslaget har valgt å engasjere revisor
  • Kontrollkomité med minst 2 medlemmer dersom idrettslaget har engasjert revisor fremfor valgte revisorer.

I tillegg må årsmøtet velge eventuelle øvrige personer som idrettslagets egen lov eller organisasjonsplan foreskriver.

Se for øvrig lovnormen § 16 om stemmegivning, gjennomføring av valg, kjønnsfordelingsbestemmelsen i § 5 og valgbarhetsbestemmelsene i §§ 6-8.

Det er anledning til å velge personer til tillitsperioder som strekker seg ut over en ordinær årsmøteperiode, f.eks. i 2 år. I så fall må dette fremgå av loven, slik at det ikke er tvil om hvor lang periode en person velges for.

Det er valgkomiteen som innstiller personer til alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv, som innstilles av idrettslagets styre. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen.

Kun de idrettslag som følger NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser skal velge revisorer. Det skal foretas valg av to revisorer. Idrettslag som følger regnskapsloven skal fatte vedtak om hvem som skal engasjeres som statsautorisert/registrert revisor.

Årsmøtet kan vedta hvem som skal representere idrettslaget på ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett til. Alternativt må årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne representanter.

ETTER ÅRSMØTET

Utarbeidelse av protokoll

Referenten(e) utarbeider en protokoll som underskrives av de to medlemmene som årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen. En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater fra personer som taler til årsmøtet.

NIF har utarbeidet to forslag til protokoll fra årsmøtet:

Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som sørger for at den enten blir publisert på idrettslagets hjemmeside, blir oversendt til medlemmene pr brev eller e-post, eller på annen måte blir gjort tilgjengelig for medlemmene Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på idrettslagets hjemmeside, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som, av personvernhensyn eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand i denne vurderingen.

Dersom styret ikke får tak i de som skal underskrive protokollen eller de av ulike årsaker nekter å signere, kan idrettslaget kontakte idrettskretsen for bistand.

Registrering i Brønnøysundregistrene mm.

Styret må sørge for å registrere nye tillitsverv i Brønnøysundregistrene, idrettslagets medlemsregister, hjemmeside mm slik at disse er oppdatert etter eventuelle endringer som følge av årsmøtet.