Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Årsmøte

Samleside for gjennomføring av årsmøte i idrettslag og bedriftsidrettslag.

Innkalling

Innkalling til årsmøte i idrettslag reguleres av lovnorm for idrettslag § 13. Årsmøtet innkalles av hovedstyret med minst én måneds varsel. Innkallingen skal skje på bestemte måter; Enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside.
Se forslag:

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet

Saker som et medlem ønsker å tatt opp på årsmøtet, må sendes styret senest to uker før årsmøtet til den adressen/epostadressen idrettslaget har oppgitt i innkallingen. 

Sakliste og saksdokumenter

Fullstendig sakliste med alle saksdokumenter skal være gjort tilgjengelig for medlemmene senest én uke før årsmøtet. Idrettslaget kan velge hvordan laget ønsker å gjøre dokumentene tilgjengelige for medlemmene. Dette kan f.eks. skje ved at dokumentene sendes til alle medlemmene i post/epost eller at dokumentene kopieres opp og legges tilgjengelig hos idrettslaget (f.eks. hos idrettslagets administrasjon). Det mest praktiske er imidlertid at idrettslaget gjør dokumentene tilgjengelige på lagets egen hjemmeside. I så fall må idrettslaget informere om dette allerede i innkallingen. På grunn av personvernet er det ikke alle dokumenter som bør legges ut på hjemmesiden. Idrettslaget kan kontakte idrettskretsen for bistand. 

Dersom dokumentene legges ut på idrettslagets hjemmeside, må det skje på en måte som gjør det enkelt for medlemmene å finne frem til dokumentene. Det anbefales at det i innkallingen er lenket direkte til siden der dokumentene vil bli lagt ut.

Maler for sakliste
Hva som skal stå på saklisten vil være avhengig av om idrettslaget følger NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser eller regnskapsloven.
Her er et forslag til sakliste for idrettslag som følger NIFs regnskap- og revisjonsbestemmelser:

Her er et forslag til sakliste for idrettslag som følger regnskapsloven:

 

Gjennomføring av årsmøtet

Merk at habilitetsbestemmelsene ikke gjelder på årsmøtet, jf. lovnormen § 9 (8). 

Godkjenning av de stemmeberettigede
Her må det stå hvor mange med stemmerett som var tilstede ved starten av årsmøtet. Regler om stemmerett følger av lovnormen § 6.

Godkjenning av innkalling, sakliste og forretningsorden
Her må det stå om innkallingen til årsmøtet godkjennes, og om saklisten godkjennes. På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det ved godkjenning av saklisten. Se forøvrig lovnormen § 13 om krav til innkalling, vedtaksførhet osv.

Forretningsorden sier noe om hvordan årsmøtet skal styres, hvor lang taletid man har og hvordan forslag skal legges frem.

Valg av dirigent, referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen
Styret fremmer forslag til dirigent, referent og to medlemmer som skal underskrive protokollen. Verken dirigent eller referent behøver å være medlem av idrettslaget. 

Behandle idrettslagets årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger
Dersom idrettslaget har grupper, skal disse inngå i idrettslagets årsberetning. Det er hovedstyrets ansvar å sørge for at alle gruppene utarbeider årsberetninger.

Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand
Hele idrettslagets regnskap med resultatregnskap og balanse skal behandles. Valgt revisors beretning skal også legges frem, og evt. kontrollkomiteens beretning, dersom idrettslaget har en kontrollkomité.

 - MAL: Kontrollkomiteens beretning (.doc)

 - MAL: Revisors beretning (.doc)


Se for øvrig våre sider om økonomi for mer informasjon om regnskap. 

Behandle forslag og saker
Innunder dette punktet hører saker som styret selv vil fremme, eller som er meldt inn til styret før fristen (to uker før årsmøtet) og som har blitt satt opp på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Det er også mulighet for å sette nye saker på saklisten i forbindelse med godkjenning av saklisten, men det krever 2/3 flertall, jf. ovenfor under punktet om godkjenning av saklisten.

Der saken fremmes av styret, lager styret et forslag til vedtak. For innkomne forslag lager styret en innstilling til forslaget, dvs. om styret støtter forslaget eller ikke.

Dersom det foreligger forslag om endring av idrettslagets lov, bør disse samles og behandles etter hverandre. Husk at endring i loven krever 2/3 flertall.

Fastsette medlemskontingent på minst kr 100, og treningsavgift eller gi gruppestyrene fullmakt il å fastsette treningsavgift for gruppens aktivitet
Styret fremlegger forslag til kontingentsatser for idrettslagets medlemmer. Kontingenten må være på minst kr 100,- per medlem per år. Dette ble vedtatt på Idrettstinget i 2015. Det er anledning til å vedta rabatterte ordninger, men disse kan ikke være på mindre enn kr 100 per medlem per år. Det er anledning til å vedta at æresmedlemmer er unntatt fra plikten til å betale kontingent. 

Det tilligger årsmøtet å vedta treningsavgift, men for fleridrettslag med gruppestyrer kan det være praktisk å i stedet gi gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgiften for gruppens aktivitet.

Vedta idrettslagets budsjett
Styret legger fram et forslag til budsjett for hele klubben, herunder også gruppene. Se forøvrig lovnormen § 12 vedrørende budsjett.

Behandle idrettslagets organisasjonsplan
Intern organisering av idrettslaget skal ikke legges inn i idrettslagets lov, men i organisasjonsplanen. Under dette punktet behandles blant annet hvilke undergrupper idrettslaget skal ha. Idrettslagets interne organisasjon, lovfestede organer og andre interne organer behandles her. (Eks: anleggsutvalg, foreldregruppe, idrettsskoleutvalg). Det er styret som legger frem forslag til organisasjonsplan.

Valg
Se lovnormen § 16 om stemmegivning, gjennomføring av valg, kjønnsfordelingsbestemmelsen i § 5 og valgbarhetsbestemmelsene i §§ 6-8. Det kan gjerne oppgis at de ulike er valgt for en periode fram til neste årsmøte eller for den tid som loven fastsetter.

Det er valgkomiteen som innstiller på alle årsmøtevalgte tillitsverv, med unntak av verv til valgkomiteen selv.

Kun de idrettslag som følger NIFs regnskap og revisjonsbestemmelser skal velge revisorer etter innstilling fra valgkomiteen. Det skal foretas valg av to revisorer.

Øvrige idrettslag skal fatte vedtak om hvem som skal engasjeres som statsautorisert/registrert revisor.

Årsmøtet kan vedta hvem som skal representere idrettslaget på ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett til. Alternativt kan årsmøtet gi styret fullmakt til å oppnevne representanter.

Brønnøysundregistrene
Idrettslag som fra tidligere har vedtatt egne signatur- eller prokurabestemmer registrert i Brønnøysundregistrene bør se over disse. Brønnøysundregistrene anbefaler at man kun benytter seg av standardvalgene som er mest brukt. De knyttes kun mot roller og ikke til navngitte personer.

Endring til standardvalg eller fjerning av signatur-/prokurabestemmelser kan meldes til Brønnøysund via KlubbAdmin f.o.m. april 2017 (forutsatt at idrettslaget ikke er registrert i Foretaksregisteret). Idrettslag med «ikke-standard» bestemmelser kan ikke oppdatere Brønnøysundregistrene fra KlubbAdmin, men må sende inn skjema på www.altinn.no

Informasjon om standardvalgene ligger her
NB: Ved sletting eller endring av signatur/prokura kreves det signert protokoll fra styremøte eller årsmøte som dokumenterer vedtatt signatur-/prokurabestemmelse.

Protokoll

Referenten(e) utarbeider en ferdig protokoll som underskrives av de to personene årsmøtet har valgt til å underskrive protokollen. En årsmøteprotokoll er ikke et referat fra årsmøtet, og skal ikke inneholde sitater fra personer som taler til årsmøtet. Den underskrevne protokollen skal sendes til styret, som tar protokollen til etterretning og sørger for at den blir publisert på idrettslagets nettside eller blir oversendt til medlemmene pr brev eller e-post. Dersom styret ønsker å legge ut protokollen på idrettslagets hjemmeside, må styret vurdere om protokollen inneholder informasjon som av personvernhensyn, eller av andre grunner, ikke bør gjøres tilgjengelig på Internett.

Generelt anses det ikke som et gyldighetsvilkår for årsmøtets vedtak at begge de to som velges til å underskrive protokollen faktisk underskriver. Formålet med å velge to til å underskrive protokollen er for å sikre notoritet, dvs. å få dokumentert hva som faktisk ble vedtatt. Vedtakene er allerede fattet på årsmøtet, og det er protokollens formål å sikre dokumentasjonen i ettertid.

Det kan være ulike årsaker til at en person ikke har underskrevet protokollen, og årsaken vil kunne få betydning for hvordan en slik situasjon bør håndteres fra idrettslagets side.

Eksempler på årsaker til at den/de som er valgt til å underskrive ikke underskriver:

  • Referenten får ikke tak i vedkommende
  • Vedkommende er ikke tilgjengelig for å underskrive, eksempelvis som følge av sykdom, og ønsker at noen andre underskriver
  • Vedkommende er uenig i et eller flere av vedtakene som ble fattet og protesterer gjennom å nekte å underskrive
  • Vedkommende nekter å underskrive fordi han/hun mener at det som står i protokollen ikke gir et riktig bilde av det som faktisk ble vedtatt på årsmøtet

Dersom det ikke er noen uenighet eller uklarhet mht. hva som faktisk ble vedtatt på årsmøtet, kan man la et annet medlem som var tilstede på årsmøtet (i praksis kanskje et styremedlem) underskrive protokollen, og påføre årsaken til at den som ble valgt til å underskrive ikke har underskrevet protokollen. F.eks. «Det har ikke lykkes verken referentene eller styret å få tak i NN, som ble valgt til å underskrive protokollen. Undertegnede bekrefter at jeg var tilstede på årsmøtet og at protokollen, etter min beste overbevisning, er en riktig og uttømmende protokoll over de saker som ble behandlet av årsmøtet».

Protokollen kan deretter sendes ut til medlemmene ev. legges på idrettslagets nettside. Dersom vedkommende som nekter å underskrive har begrunnet hvorfor han/hun ikke ønsker å underskrive, bør begrunnelsen legges ved protokollen. Dersom referenten og de som skal underskrive protokollen er enige om deler av protokollen, kan det vurderes om vedkommende signatur kan begrenses til den delen av protokollen det ikke er uenighet om.

Dersom vedkommende nekter å underskrive fordi han/hun mener at det som står i protokollen ikke gir et riktig bilde av det som faktisk skjedde på årsmøtet, bør vedkommende først ta opp saken med referenten og forhøre seg om referenten har referert feil. Dersom referenten mener at protokollen er referert riktig, må den som skal underskrive be om at styret tar opp saken i et styremøte. En av styrets viktigste oppgaver er å iverksette årsmøtevedtakene, og det er viktig at det er på det rene hva som faktisk ble vedtatt på årsmøtet.  Dersom det er uenighet mellom referenten og den/de som skal underskrive mht. hva som faktisk ble vedtatt, må styret vurdere å innkalle til et ekstraordinært årsmøte. Dette gjelder særlig dersom uenigheten knytter seg til hva som ble vedtatt i en viktig sak.

Selv om innsigelsene til protokollen er grunnløse, eller kun benyttes for å ta omkamp på en avgjørelse, kan styret vurdere å innkalle til et ekstraordinært årsmøte for behandling og godkjenning av protokollen, eventuelt for en ny behandling av saken. Dette kan f.eks. være fornuftig dersom det gjelder en prinsipielt viktig sak der det ikke bør kunne sås tvil om hva som faktisk ble vedtatt.  

Mal: Protokoll for idrettslag som følger NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser

Mal: Protokoll for idrettslag som følger regnskapsloven