Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Hvordan søke spillemidler til idrettsanlegg?

tennis2.jpg

Spillemidler er en essensiell del av de fleste idrettsanlegg som bygges her til lands. Telemark idrettskrets tilbyr kurs der vi går nærmere inn på dette, men vi har utarbeidet en kortversjon for hvordan du går frem her. For mer info om ordningen og hva du kan søke om, se Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet – publisert av Kulturdepartementet hvert år i juni/juli. I teksten refereres denne til som «Bestemmelsene». Se også www.idrettsanlegg.no for utfyllende informasjon. 

1. Anlegget som bygges må være en del av en vedtatt kommunal plan for idrett

Enhver kommune må ha en vedtatt kommunal plan for idrett der de anleggene kommunen søker spillemidler til står oppnevnt. Disse meldes inn i til kommunen i prosessen med å utarbeide planen. Sørg for å melde inn ditt anlegg slik at ikke prosessen stopper før den har begynt! Kommuneplanene varer som oftest i en 4-årsperiode. Gå inn på din kommunes nettside for å sjekke status på din kommunes plan for idrett.

2. Du som søker må oppfylle visse krav i dine vedtekter for å kunne søke

Det er et grunnleggende prinsipp at tilskudd i form av spillemidler ikke skal danne grunnlag for fortjenestebaserte eierformer. Som regel er ikke dette noe problem da det er i aller høyeste grad idrettslag og kommuner som søker disse midlene. Men i noen tilfeller opptrer søker i en gråsone når det kommer til dette prinsippet. Det kan være lurt å dobbeltsjekke at din organisasjon oppfyller krav om vedtekter dersom det eksempelvis handler om et AS eller en stiftelse. Et forslag til vedtekter finnes som vedlegg i bestemmelsene, nærmere bestemt vedlegg 5.

3. Det bør opprettes en egen bankkonto for anlegget

For å gjøre jobben med regnskap og oversikt over hvilke kostnader som knyttes til anlegget enklest mulig skal det opprettes egen konto for anlegget. Alle som søker spillemidler er regnskapspliktig og skal levere dette for å få utbetalt et eventuelt tilskudd. Å opprette egen konto gjør det enkelt å skille anleggsregnskapet fra øvrige regnskap. 

4. Anlegget må være idrettsfunksjonelt forhåndsgodkjent

De aller fleste idrettsanlegg det går an å søke spillemidler til trenger en idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning før man kan sette spaden i jorda. Denne godkjenningen er å forstå som en idrettsfaglig sjekk av anlegget – en sjekk som gjøres enten av kommunen eller Kulturdepartementet. På større anlegg som skal søke mye midler er det departementet som gir denne og ved mindre anlegg er det kommunen som gjør denne vurderingen selv. Kommunene kan spørre fylkeskommunen om råd dersom de ønsker dette. Listen over hvilke anlegg som godkjennes av hvem finnes i bestemmelsene under punkt 2.5.2. Fra og med 2014 overføres mer ansvar til kommunene og denne delen av søknaden er nå viktigere enn noen sinne å arbeide godt med.

5. Du må ha rett til bruk av grunnen der anlegget skal ligge

Spillemiddelbestemmelsene sier at store anlegg skal være åpent for idrettsaktivitet i minimum 30 år etter at det er oppført. For nærmiljøanlegg er dette 20 år. Dette innebærer at du må forsikre deg om at du har på plass en avtale med eier av grunnen før du i det hele tatt vurderer å søke spillemidler. Denne avtalen må være tinglyst og skal være en del av søknaden når du sender den inn. Dersom søker derimot eier grunnen selv er dette et mindre problem, og du legger kun ved din tinglyste grunnbokutskrift for å dokumentere at du kan bruke grunnen til det du vil.

Eier/leier du grunnen selv og skal ha tak i en grunnboksutskrift?

Er anlegget på kommunal eller fylkeskommunal grunn og du skal bygge på det? Da må du legge ved en avtale med kommunen/fylkeskommunen som gir deg rett til bruk av grunnen. 

6. Finansieringen av anlegget må være fullstendig dokumentert for å få søknaden godkjent

Penger er ofte den vanskeligste delen for å realisere et anlegg. Det finnes mange måter å finansiere anlegget på. Her er de vanligste måtene å finne finansiering, samt hvordan du dokumenterer det:

Dugnad
Verdien på dugnad kan brukes direkte inn som finansieringsgrunnlag. Har dere kompetanse selv, eller gode hjelpere som bidrar med sin kompetanse i stedet for at dere må kjøpe tjenester, kan dere dokumentere dette med en beregning gjort av en fagperson. Denne underskrives av denne fagpersonen (en entreprenør, håndverker el.l) og legges ved søknaden. Verdien av dugnaden legges direkte inn i kostnadsoverslaget, uten moms. Samme verdi legges selvsagt også inn i finansieringsplanen.

Kommunal finansiering
Mange anlegg støttes økonomisk av kommunen. Disse pengene er som oftest et resultat av et vedtak i kommunestyret eller et underutvalg. Dette vedtaket legges ved og summen legges inn i finansieringsplanen.

Egenkapital
Dersom søker selv bidrar med finansiering legger man ved kontoutskrift som viser at pengene er tilgjengelig for bruk til anleggsbyggingen.

Private tilskudd/gaver
Ved bygging av et idrettsanlegg tilføres det ofte bidrag fra lokalt næringsliv eller andre hold i form av gaver og rene tilskudd. Disse skal dokumenteres ved å fylle ut et gavebrev. En mal for dette er laget og kan hentes ut her. 

Lån
Er det innvilget lån skal kopi av lånetilsagnet vedlegges. Alle de ulike postene som skal finansiere anlegget legges inn i et eget dokument og legges ved søknaden som vedlegg nr. 3. 

OBS! Rabatter er ikke lenger lov å ta med som finansieringsgrunnlag!

7. Kostnadsoverslag må utarbeides – og det skal være detaljert

Kostnadsoverslaget viser hvor mye anlegget koster – og hvilke deler av anlegget som koster hva. Skjema for dette kan hentes ut her og fylles ut så detaljert som mulig. Dugnaden som er beregnet skal spesifiseres på det arbeidet det gjelder og totalkostnaden oppgis. Totalkostnaden danner grunnlag for søknadssum i selve søknaden. Det er mulig å legge til 5 % administrasjonskostnader i kostnadsoverslaget. 

8. Det må fremlegges en plan for drift av anlegget

Dette punktet blir viktigere desto større anlegget er. For et lite nærmiljøanlegg uten store krav til vedlikehold og utvikling kan det holde med en plan for hvem som har vedlikeholdsansvar, mens det for større idrettshaller og andre større anlegg kreves en plan for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. For ordinære idrettsanlegg er det et krav om at anlegget skal være åpent for allmenn bruk i 30 år etter at anlegget er bygget. Da gjelder det å ha en plan for hvordan man skal sikre god drift og bruk av anlegget i denne tidsperioden. Forfallet starter første dagen anlegget er i bruk, sies det. Dette er vedlegg 4 i selve spillemiddelsøknaden. En enkel mal for vanlige idrettsanlegg kan finnes her.

9. Det er et krav om at alle idrettsanlegg skal være universelt utformet

Universell utforming handler om at alle skal ha tilgang, uansett handicap eller fysiske utfordringer de måtte ha. Dette bør være en del av kommunens prosess med idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning, for å forsikre om at dette er tatt hensyn til fra starten av. En egen veileder på dette området er utarbeidet av KUD hvor du finner tips til din anleggstype. 

10. Sørg for at anlegget og alt du søker om er tilskuddsberettiget

Bygger du et anlegg og skal søke spillemidler, sørg for at anleggstypen kan finnes igjen i bestemmelsene. Det står spesifisert flere titalls ulike anleggstyper som det kan søkes til, men mange typer anlegg opererer i grenseland for hva det kan søkes om. Ta kontakt med kommunen eller fylkeskommunen dersom du er i tvil.

11. Meld inn planene om bygging av idrettsanlegg til kommunen så fort du er i gang med planleggingen 

Kommunene er behjelpelige i søknadsprosessene og er interessert i å holde oversikt over alle prosesser som til enhver tid er i gang i kommunen. Det blir satt frister for innsending av spillemiddelsøknader i alle kommuner, vanligvis er denne rundt 1. oktober. Det skader derimot ikke å holde dialogen i gang fra et tidligere tidspunkt, slik at søknadene utarbeides så effektivt og godt som mulig. 

12. Ha oversikt over årshjulet for spillemidler

Årshjulet for spillemidler er det samme hvert år. Her følger en enkel introduksjon om hva de ulike partene i spillemiddelprosessen må forholde seg til:

  • 1. juni - Søker informerer kommunen at det vil sendes inn søknad i kommende søknadsperiode
  • 1. oktober - Frist for søker å sende inn spillemiddelsøknad til kommunen (varierer per kommune)
  • 15. desember - Politisk utvalg/kommunestyre prioriterer søknadene i politisk sak (varierer per kommune)
  • 15. januar - Kommunen videresender alle innkomne søknader til fylkeskommunen
  • 15. mars - Fylkeskommunen videresender alle innkomne spillemiddelsøknader til Kulturdepartementet
  • 30. april - Kulturdepartementet offentliggjør sin fordeling per fylke
  • 1. mai - Frist for idrettslag å sende søknad om MVA-kompensasjon
  • 15. mai - Fylkeskommunen vedtar sin prioritering av søknader i fylket

Tips og Triks

  1. Inngår du avtale med en eller flere nærliggende kommuner om bygging av anlegget ditt kan du oppnå 30 % mer tilskudd enn hvis du bygger alene. Dette gjelder kun større anlegg og det må søkes om interkommunal status i departementet, men det er mye å tjene på å gjøre denne jobben.
  2. Turveier, turløyper og turstier utløser 50 % spillemidler til finansiering av anlegget! Mange kommuner bygger ut løypenettet rundt tettsteder og byer. Bidrar man med en million til dette, får man altså 1 million i spillemidler. Se vedlegg 2 i bestemmelsene for hva som kreves.
  3. Ikke bind deg til listen over nærmiljøanlegg som er listet opp i bestemmelsene kapittel 3. Har du planer om andre anleggstyper som skal serve samme formål sender du en forespørsel til kommunen eller fylket og spør om det er mulig å søke på det. Som det fremgår av teksten kan det søkes om andre anleggstyper/elementer, forutsatt at departementet har godkjent denne på forhånd. Dette er ingen stor byråkratisk prosess, så ikke nøl med å spørre!
  4. Det kan søkes om opp mot 1,2 millioner til ett nærmiljøanlegg. Har du fire ulike nærmiljøanlegg på samme sted, kan det søkes om 50 % av kostnadene opp til 300 000 på hver av dem. Eksempelvis kan skoleområder forbedres med god hjelp av denne ordningen.
  5. Søk MVA-kompensasjon for dine utgifter til bygging av idrettsanlegg. Her kan du få nærmere 100 % tilbakeføring av utgifter til moms. Man søker basert på regnskap og får igjen penger man kan bruke til å øke aktiviteten i klubben, eller til nye anlegg. Dette kan derimot ikke brukes for å finansiere anlegget det søkes MVA-kompensasjon for. 

Flere spørsmål?

Ikke vær redd for å ta kontakt med kommunen, fylkeskommunen eller oss i idrettskretsen hvis du har spørsmål rundt spillemidler. Se liste over spillemiddelansvarlige i kommunene i Telemark. Dersom det mot formodning skulle være vanskelig å få tak i personen i din kommune – ta kontakt med fylkesidrettskonsulentene i TFK eller oss i idrettskretsen.