Dommerregning

Slik er prosessen for en Digital dommerregning i TA og IO:

1. Regionen/NHF sine rutiner og regler må følges ved innlevering av dommerregning via TA og IO (kjøring, diett, annet ol.). 
   1. NHF setter felles satser for Kjøregodtgjørelse, Diett og andre utgifter i IO
   2. Regionene setter Honorar og Betalende org, samt hvilke oppdragstyper som skal levere dommerregning, i Turneringsoppsettene i TA
2. Dommer logger inn i TA og går til Mine Dommerregninger.
   • Her listes dommerens oppdrag/kamper opp når de har resultat
3. Dommer må ha registrert et bankkontonr i dommerprovilen i TA for å kunne sende oppdrag videre for utfylling i IO
4. Dommer velger hvilke oppdrag/kamper som skal legges i samme regning, og sende de valgte til IO.
   • Kamper som er sent til IO, vil legges i egen liste, som en finner ved å hake av for "Vis kamper sendt til godkjenning"
5. Dommer går til IO og fyller videre ut den/de ny(e) regning(er), med tilhørende sendte kamper liggende under Honorar. Her fylles evt inn Kjøregodtgjørelse, Diett og Andre utgifter tilhørende kampene under Honorar
6. Dommer sender så regning til de valgte involverte mottakende org. (betalende org.) for godkjenning (og utbetaling).
7. Mottakende org behandler nå dommerregninger kun i IO (idrettsoppgjor.nif.no), ved å logge seg inn med vanlig Min Idrett bruker.
   • Følgende funksjonstyper gir tilgang til klubbens (håndballgruppen) Idrettsoppgjør krav:
     • Som Administrator, inkl. Godkjenner - automatisk tilgang allerede åpnet til de som er
       1. Leder
       2. Daglig leder
       3. Kasserer (styremedlem)
       4. Leder (ansatt)
       5. ansvarlig
     • Som kun Godkjenner - må tildeles av klubb
       • Godkjenner Idrettsoppgjør
   • Les mer om rolletildeling til IdrettsOppgjør
8. Mottakende org. godkjenner eller evt. sender regning i retur til dommer under "Behandling av krav", på samme måte som det ble gjort tidligere i TA:
   • ved godkjenning betaler mottakende org. ut kravet manuelt til dommer
   • ved sendt i retur må dommer gjøre ev. endringer før regning sendes på nytt til de involverte mottakende org.

Håndballforbundet har i 2 sesonger benyttet "gammel" Digital dommerregnings løsning i TA, mens Bandyforbundet har tilbudt den samme løsningen i 1 sesong. For disse to forbundene er rutinene og arbeidsflyten for å levere inn dommerregning endret og gjort mer fleksibelt, samt teknisk mindre sårbart.

I tillegg til Håndball og Bandy, vil Hockey fra høsten 2020 også ta i bruk Digital dommerregning.

Enkelt forklart genereres ikke lenger ferdigutfylt regninger pr dato, men dommer velger først selv hvilke kamper som skal være i samme regning. Dette er i hovedsak gjort for å gi mulighet å sende inn oppdrag over flere dager i samme regning, og for at dersom noen turneringer skal kunne ha med Kjøring, Diett og annet, mens andre ikke, skal en kunne styre dette bedre.

Hvilke rutiner som skal følges i ditt særforbund, må innhentes hos aktuelt særforund.

For å behandle mottatte regninger i IdrettsOppgjør, må en ha tilknyttet funksjonstyper i aktuell Gruppe/Klubb.

Les mer i Idrettsoppgjør

Det er det særforbundet som administrerer kamper i en dommerregning, som bestemmer og setter hvilke satser som skal gjelde godtgjøring for Kjøring, Diett og andre utgifter.

Det betyr at alle Digitale dommerregninger som er koblet mot TurneringsAdmin (TA) er forhåndssatt av tilhørende Særforbund og gjelder for alle dommerregninger, uansett mottakende org. til knyttet særforbundet.

For oversikt over alle gjeldende satser for aktuelt særforbund, må en kontakte dette særforbundet.

I hver regning vil en også ved å klikke på informasjons (i)-ikonet bak hver post i en regningen, kunne se hvilke satser som brukes pr post:

Dette vil en også kunne se under Oppsummering nederst i hver regning:

Fra høsten 2020 vil alle dommerregninger mottatt av klubbene ligge i IdrettsOppgjør (IO).

Logg inn til IdrettsOppgjør.

En må ha riktig funksjon koblet mot aktuell gruppe i klubben, for å kunne se og behandle mottatte dommerregninger.

Når dommer har fylt inn regningen og fordelt de ulike utgiftene til mottakende org. (klubber ol.), genererer og «sender» IO en regning til hver av de ulike betalerne. Disse dukker da opp i liste "Behandling av krav" under "For organisasjonen" i Venstre marg i IdrettsOppgjør.

Merk at tidligere dommerregninger, før juni 2020, ligger fortsatt i TA. En går da til "Dommerregninger" under menyvalget Dommere og klikker på knappen "Gammel løsning":

Listen med krav i Idrettsoppgjør

Alle mottatte krav vil ligge i Idrettsoppgjør (IO) under «Behandling av krav».

Her har du flere filtreringsmuligheter som vist i bilde under:

Listen kan også sorteres ut fra de ulike kolonneoverskriftene. Listen er standard sortert ut fra «Dato» med de eldste regningene øverst (dato viser hvilken dato regningen ble opprettet - sendt fra TurneringsAdmin).

En regning kan få følgende statuser i regningslisten i Idrettsoppgjør (IO):

• Til godkjenning
• Avsender har fylt ut og sendt til de ulike betalerne.
• Ingen av de involverte mottakerne har godkjent regningen ennå.
• Til godkjenning hos 'x'. Godkjent av 'klubbnavn'
• Da har den/de klubb(ene) det står, godkjent sin del av regningen.
• Det mangler godkjenning fra det antallet klubber det står bak «Til godkjenning hos x». Hvilke klubber som ikke har godkjent, kan man se i loggen nederst om man åpner regningen.
• Godkjent
• Regningen er godkjent av alle behandlende org. ledd/mottakere. 
• Merk at selve betalingen gjenstår!
• Kravet stenges for videre redigering/endringer når alle involverte mottakere/org.ledd har godkjent kravet.
• Betalt
• Kravet er utbetalt fra Mottaker/org. ledd av kravet

Dersom et krav er avvist er det ikke lenger synlig hos Mottaker – mer informasjon i neste seksjon

Du åpner en regning i regningslisten i Idrettsoppgjør (IO) ved å klikke på ID-en til aktuell regning i listen:

Hvordan behandle mottatt krav?

1.Klikk på ID-en for aktuell regning i listen «Behandling av krav» for å åpne kravet.

2. Når du kommer inn på kravene kan man se hvordan kravet fordeler seg på de ulike org. ledd/mottakere som skal innfri kravet fordelt på de ulike feltene honorar, kjøregodtgjørelse, diett og billetter og kvitteringer. Postene din klubb er involvert i vil ha din klubbs navn med under «Mottakere» per utgiftstype.

3. Under «Oppsummering» ser man hvordan regningen er fordelt på de involverte mottakende organisasjonene. 

                 - Klikker man på haken foran hver linje, vil man kunne se mer                          detaljer bak hvert beløp.

4. Legg inn kommentarer (seksjon «Kommentarer og logg») under «Oppsummering» hvis behov, de kan sendes til alle eller kun de dedu ønsker skal se kommentaren. 

• Ikke send fødselenummer (11 sifre) i kommentarfeltet.
• Legg gjerne ved kommentar til regningen før du avviser et krav. Avsender kan ikke sende sine kommentarer til et org. ledd som har avvist en refusjon, denne dialogen må tas per mail eller mobil.
• Det vises også en logg av hendelser som ligger over kommentarfeltet nederst på regningen. Her vises også kommentarer. Alle org.enheter kan se en kommentar selv om den kun er sendt til et org.ledd.

5. Godkjenn eller Avvis og returner (I seksjon Behandling og bilag øverst) så kravet

• Dersom din klubbs del av regningen ser riktig ut, klikker på godkjenn-knappen.

Merk at en regning ikke vil få statusen godkjent før ALLE involverte betalere har godkjent sin del av regningen. Dette for å sikre at alle org.ledd betaler ut riktig beløp til dommer (oppdager én av betalerne en feil, vil dette kunne påvirke de andres utbetalingsbeløp) og har det dokumentert i IO.

Dersom feil oppdages, se neste seksjon.

Regnskapsbilag (fakturagrunnlag)

Når en regning har fått statusen Godkjent (alle tilhørende betalere har godkjent), vil aktuell dommerregnings regnskapsbilag komme i listen en finner under "Regnskapsbilag" i venstre marg i IdrettsOppgjør. Denne vil vise utgiftene tilknyttet din klubb i aktuell dommerregning.

Les mer på Idrettsoppgjør

Bilaget skal gi nødvendig informasjon for regnskapsføring, eventuelt nødvendig informasjon til føringer i et lønnssystem knyttet til arbeidsgiveravgift og personskatt. 

Et bilag kan skrives ut for eget godkjent krav selv om ikke alle behandlende organisasjonsledd/mottakere har godkjent kravet. Dersom feil oppdages etter utbetaling, se «Tilleggsinformasjon til økonomiansvarlig».

Det er viktig at det aldri sendes person-/fødselsnummer (11 sifre) med i et refusjonskrav.

Vedlegg/bilag blir lagret i Idrettsoppgjør, og regnskapsansvarlig må ha en sporing fra regnskap til Idrettsoppgjør for dokumentasjon (for eksempel kvitteringer) knyttet til regnskapsføringen. Vedlegg kan endre etter at et krav er godkjent (dersom dokumentasjonen er ufullstendig, men beløp kan ikke endres).

En kan velge om det skal sendes epostvarsel til klubbens registrerete epostadresse.

Les mer i Idrettsoppgjør

Det er viktig å sette seg inn i alle punktene i denne brukerveiledningen.

Men det finnes også noen hjelpetekst i TA, samt i IdrettsOppgjør (IO) til høyre i vinduet:

I tillegg finnes det hjelpe-tags i de ulike delene i regningen i IO, som gir forklaring for aktuell del når en holder musen over dette -tegnet. 

Hjelp til selvhjelp:

• IdrettsOppgjør åpner seg ikke fra TA - Gå direkte til idrettsoppgjor.nif.no i ett nytt vindu i nettleseren.
• Klubb mangler dommers fødsels/personnr. - se punktet "Personnr. og GDPR (personvern)"

Kontakt NIF-support dersom du har utfordringer som:

• Send alltid med URL for regning du har utfordringer rundt (adressen i nettleseren når du har åpnet aktuell regning)
• Feilmelding når du klikker Godkjenn eller Avvis og Returner - om du får rødt varsel om at noe gikk galt.
• Feil utregning i en regning
• Regning mangler i listen Behandling av krav
• Epostvarsling uteblir

Inntil IdrettsOppgjør og dommerregning har utviklet integrasjon med regnskapssystemer (ila 2020), må dommer gi personoopplysninger som betalende org (klubb/region) trenger til å betale ut beløpene på dommerregningene. Dette med utg.pkt i GDPR og lov om å lagre/oppbevare slike opplysninger, som Personnummer, og Skattekommune.