Rutinene og arbeidsflyten for å behandle mottatte Digitale dommerregninger i IdrettsOppgjør (IO) beskrives her.
Enkelt forklart velger dommer først selv hvilke kamper som skal være i samme regning i TA, og fyller ut resten av regningen i IO. Dette gir mulighet til å sende regning over flere dager, og gir mulighet for at flere mottakende org. (betalende org.) skal kunne dele på de ulike postene i samme regningen.
Hvilke rutiner som skal følges styrer Særforbundet som administrerer de ulike turneringene.
Ser mer informasjon om hvordan du som mottaker og betaler av Digital dommerregning behandler disse:
Slik er prosessen for en Digital dommerregning i TA og IO:
Håndballforbundet har i 2 sesonger benyttet "gammel" Digital dommerregnings løsning i TA, mens Bandyforbundet har tilbudt den samme løsningen i 1 sesong. For disse to forbundene er rutinene og arbeidsflyten for å levere inn dommerregning endret og gjort mer fleksibelt, samt teknisk mindre sårbart.
I tillegg til Håndball og Bandy, vil Hockey fra høsten 2020 også ta i bruk Digital dommerregning.
Enkelt forklart genereres ikke lenger ferdigutfylt regninger pr dato, men dommer velger først selv hvilke kamper som skal være i samme regning. Dette er i hovedsak gjort for å gi mulighet å sende inn oppdrag over flere dager i samme regning, og for at dersom noen turneringer skal kunne ha med Kjøring, Diett og annet, mens andre ikke, skal en kunne styre dette bedre.
Hvilke rutiner som skal følges i ditt særforbund, må innhentes hos aktuelt særforund.
For å behandle mottatte regninger i IdrettsOppgjør, må en ha tilknyttet funksjonstyper i aktuell Gruppe/Klubb.
Det er det særforbundet som administrerer kamper i en dommerregning, som bestemmer og setter hvilke satser som skal gjelde godtgjøring for Kjøring, Diett og andre utgifter.
Det betyr at alle Digitale dommerregninger som er koblet mot TurneringsAdmin (TA) er forhåndssatt av tilhørende Særforbund og gjelder for alle dommerregninger, uansett mottakende org. til knyttet særforbundet.
For oversikt over alle gjeldende satser for aktuelt særforbund, må en kontakte dette særforbundet.
I hver regning vil en også ved å klikke på informasjons (i)-ikonet bak hver post i en regningen, kunne se hvilke satser som brukes pr post:
Dette vil en også kunne se under Oppsummering nederst i hver regning:
Fra høsten 2020 vil alle dommerregninger mottatt av klubbene ligge i IdrettsOppgjør (IO).
En må ha riktig funksjon koblet mot aktuell gruppe i klubben, for å kunne se og behandle mottatte dommerregninger.
Når dommer har fylt inn regningen og fordelt de ulike utgiftene til mottakende org. (klubber ol.), genererer og «sender» IO en regning til hver av de ulike betalerne. Disse dukker da opp i liste "Behandling av krav" under "For organisasjonen" i Venstre marg i IdrettsOppgjør.
Merk at tidligere dommerregninger, før juni 2020, ligger fortsatt i TA. En går da til "Dommerregninger" under menyvalget Dommere og klikker på knappen "Gammel løsning":
Alle mottatte krav vil ligge i Idrettsoppgjør (IO) under «Behandling av krav».
Her har du flere filtreringsmuligheter som vist i bilde under:
Listen kan også sorteres ut fra de ulike kolonneoverskriftene. Listen er standard sortert ut fra «Dato» med de eldste regningene øverst (dato viser hvilken dato regningen ble opprettet - sendt fra TurneringsAdmin).
En regning kan få følgende statuser i regningslisten i Idrettsoppgjør (IO):
Dersom et krav er avvist er det ikke lenger synlig hos Mottaker – mer informasjon i neste seksjon
Du åpner en regning i regningslisten i Idrettsoppgjør (IO) ved å klikke på ID-en til aktuell regning i listen:
Hvordan behandle mottatt krav?
1.Klikk på ID-en for aktuell regning i listen «Behandling av krav» for å åpne kravet.
2. Når du kommer inn på kravene kan man se hvordan kravet fordeler seg på de ulike org. ledd/mottakere som skal innfri kravet fordelt på de ulike feltene honorar, kjøregodtgjørelse, diett og billetter og kvitteringer. Postene din klubb er involvert i vil ha din klubbs navn med under «Mottakere» per utgiftstype.
3. Under «Oppsummering» ser man hvordan regningen er fordelt på de involverte mottakende organisasjonene.
- Klikker man på haken foran hver linje, vil man kunne se mer detaljer bak hvert beløp.
4. Legg inn kommentarer (seksjon «Kommentarer og logg») under «Oppsummering» hvis behov, de kan sendes til alle eller kun de dedu ønsker skal se kommentaren.
5. Godkjenn eller Avvis og returner (I seksjon Behandling og bilag øverst) så kravet
Merk at en regning ikke vil få statusen godkjent før ALLE involverte betalere har godkjent sin del av regningen. Dette for å sikre at alle org.ledd betaler ut riktig beløp til dommer (oppdager én av betalerne en feil, vil dette kunne påvirke de andres utbetalingsbeløp) og har det dokumentert i IO.
Dersom feil oppdages, se neste seksjon.
Regnskapsbilag (fakturagrunnlag)
Når en regning har fått statusen Godkjent (alle tilhørende betalere har godkjent), vil aktuell dommerregnings regnskapsbilag komme i listen en finner under "Regnskapsbilag" i venstre marg i IdrettsOppgjør. Denne vil vise utgiftene tilknyttet din klubb i aktuell dommerregning.
Bilaget skal gi nødvendig informasjon for regnskapsføring, eventuelt nødvendig informasjon til føringer i et lønnssystem knyttet til arbeidsgiveravgift og personskatt.
Et bilag kan skrives ut for eget godkjent krav selv om ikke alle behandlende organisasjonsledd/mottakere har godkjent kravet. Dersom feil oppdages etter utbetaling, se «Tilleggsinformasjon til økonomiansvarlig».
Det er viktig at det aldri sendes person-/fødselsnummer (11 sifre) med i et refusjonskrav.
Vedlegg/bilag blir lagret i Idrettsoppgjør, og regnskapsansvarlig må ha en sporing fra regnskap til Idrettsoppgjør for dokumentasjon (for eksempel kvitteringer) knyttet til regnskapsføringen. Vedlegg kan endre etter at et krav er godkjent (dersom dokumentasjonen er ufullstendig, men beløp kan ikke endres).
En kan velge om det skal sendes epostvarsel til klubbens registrerete epostadresse.
Det er viktig å sette seg inn i alle punktene i denne brukerveiledningen.
Men det finnes også noen hjelpetekst i TA, samt i IdrettsOppgjør (IO) til høyre i vinduet:
I tillegg finnes det hjelpe-tags i de ulike delene i regningen i IO, som gir forklaring for aktuell del når en holder musen over dette
-tegnet.
Hjelp til selvhjelp:
Kontakt NIF-support dersom du har utfordringer som:
Inntil IdrettsOppgjør og dommerregning har utviklet integrasjon med regnskapssystemer (ila 2020), må dommer gi personoopplysninger som betalende org (klubb/region) trenger til å betale ut beløpene på dommerregningene. Dette med utg.pkt i GDPR og lov om å lagre/oppbevare slike opplysninger, som Personnummer, og Skattekommune.