Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Behandling av refusjonskrav

 

Se opplæringsvideo (ny versjon kommer). 

imagedduxk.png

Over vises utsnitt av siden som benyttes for behandling av et refusjonskrav.

Siden har flere søkemuligheter (filter) slik at den kun vil vise krav med en gitt status, og eventuelt kun vise krav for idrettslaget eller grupper i idrettslaget. 

Fra denne siden kan du også laste ned godkjente krav i en CSV-fil som kan viderebehandles (f. eks. ved bruk av pivotering) i et regneark for klargjøring og evt. innlasting i et regnskaps- eller lønnssystem. Merk de kravene som ønskes i CSV-filen og trykk på «Eksporter valgte» til CSV.

For mer info: Om CSV-filer og Om pivotering.

Ved å trykke på ID-en til en refusjon, kommer man til et bilde for behandling av refusjonskravet: Kravdetaljer

imagea919t.png

«Behandling og bilag»-seksjonen gir en status for kravet, per organisasjonsledd/mottaker som skal behandle kravet. Avsender får også informasjon om status for kravene sine.

Bilag for lønn eller regnskap: Når du trykker på image4l9mg.pngser du hele bilaget. Det er tilgjengelig når et krav er godkjent. Trykker du på «Skriv ut», kan du skrive ut bilaget eller laste og lagre det som PDF-fil – bilaget vil normalt være på én side. Fra den siden kan du enten gå tilbake til kravet eller til listen med bilag imagew7gj8.png .

Merke som utbetalt image2b9b.png: Når man merker et krav som betalt, vil også avsender se denne statusen i sin liste med refusjonskrav. Man kan ikke merk et krav som utbetalt før hele kravet er godkjent av alle organisasjonsledd/mottakere som er involvert.

I seksjonene under ligger krav med sine detaljer – gå gjennom dette. Man ser alltid hele refusjonskravet, også dersom det er flere organisasjonsledd som skal godkjenne det. Dette gir bedre kontrollmuligheter.

Etter gjennomgangen har man i utgangspunktet to valg – enten avvise kravet eller godkjenne det imagengcf.png i seksjonen «Behandling og bilag». Behandler kan ikke gjøre noen endringer i et refusjonskrav. Ved avvisning sendes kravet tilbake til avsender, som må gjøre nødvendige justeringer og sende det inn på nytt. Avsender kan også trekke tilbake et innsendt, ikke-behandlet krav.

Når et krav er avvist, kan behandlende organisasjonsledd/mottaker gi en begrunnelse i «Kommentarer og logg»-seksjonen. «Ny kommentar» kan sendes til alle eller til angitt mottaker av kravet. Denne seksjonen viser også en logg over behandlingen av kravet (som også kan filteres på mottaker).  Når et krav er avvist, kan denne seksjonen ikke brukes i en dialog mellom avsender og aktuelle organisasjonsledd/mottaker. Dette må eventuelt skje per mail/telefon.

Under finner du noe mer detaljer om du ønsker: 

    Listen med krav i Idrettsoppgjør

    Alle mottatte krav vil ligge i Idrettsoppgjør (IO) under «Behandling av krav».

    Her kan du filtrere etter hvilken status de ulike regningen i listen har:

    imagev76xs.png

    I tillegg kan du søke og filtrere ut fra dato, beløp, hva kravet gjelder, ID og avsender:

    imagey8b1q.png

    Listen kan også sorteres ut fra de ulike kolonneoverskriftene. Listen er standard sortert ut fra «Dato» med de eldste regningene øverst (dato viser hvilken dato regningen ble opprettet - sendt fra TurneringsAdmin).

    For fleridrettslag som har tatt i bruk IO for flere grupper, kan man også sortere krav til klubben og krav til undergrupper:

    imagebg2v.png

    En regning kan få følgende statuser i regningslisten i Idrettsoppgjør (IO):

    • Til godkjenning
      • Avsender har fylt ut og sendt til de ulike betalerne.
      • Ingen av de involverte mottakerne har godkjent regningen ennå.
    • Til godkjenning hos 'x'. Godkjent av 'klubbnavn'
      • Da har den/de klubb(ene) det står, godkjent sin del av regningen.
      • Det mangler godkjenning fra det antallet klubber det står bak «Til godkjenning hos x». Hvilke klubber som ikke har godkjent, kan man se i loggen nederst om man åpner regningen.
    • Godkjent
      • Regningen er godkjent av alle behandlende org. ledd/mottakere. 
      • Merk at selve betalingen gjenstår!
      • Kravet stenges for videre redigering/endringer når alle involverte mottakere/org.ledd har godkjent kravet.
    • Betalt
      • Kravet er utbetalt fra Mottaker/org. ledd av kravet

    Dersom et krav er avvist er det ikke lenger synlig hos Mottaker – mer informasjon i neste seksjon

    Du åpner en regning i regningslisten i Idrettsoppgjør (IO) ved å klikke på ID-en til aktuell regning i listen:

    imageo5sw.png

    Hvordan behandle mottatt krav?

    1.Klikk på ID-en for aktuell regning i listen «Behandling av krav» for å åpne kravet.

    imagegcem.png

    2. Når du kommer inn på kravene kan man se hvordan kravet fordeler seg på de ulike org. ledd/mottakere som skal innfri kravet fordelt på de ulike feltene honorarkjøregodtgjørelsediett og billetter og kvitteringer. Postene din klubb er involvert i vil ha din klubbs navn med under «Mottakere» per utgiftstype.

    3. Under «Oppsummering» ser man hvordan regningen er fordelt på de involverte mottakende organisasjonene. 

    imagenj4wq.png

                     - Klikker man på haken foran hver linje, vil man kunne se mer                          detaljer bak hvert beløp.

    4. Legg inn kommentarer (seksjon «Kommentarer og logg») under «Oppsummering» hvis behov, de kan sendes til alle eller kun de dedu ønsker skal se kommentaren. 

    • Legg gjerne ved kommentar til regningen før du avviser et krav. Avsender kan ikke sende sine kommentarer til et org. ledd som har avvist en refusjon, denne dialogen må tas per mail eller mobil.
    • Det vises også en logg av hendelser som ligger over kommentarfeltet nederst på regningen. Her vises også kommentarer.

     

    5. Godkjenn eller Avvis og returner (I seksjon Behandling og bilag øverst) så kravet

    image5fw2s.png

    • Dersom din klubbs del av regningen ser riktig ut, klikker på godkjenn-knappen.

    Merk at en regning ikke vil få statusen godkjent før ALLE involverte betalere har godkjent sin del av regningen. Dette for å sikre at alle betalere betaler ut riktig beløp til dommer (oppdager én av betalerne en feil, vil dette kunne påvirke de andres utbetalingsbeløp) og har det dokumentert i IO.

    Dersom feil oppdages, se neste seksjon.

    Bilaget skal gi nødvendig informasjon for regnskapsføring, eventuelt nødvendig informasjon til føringer i et lønnssystem knyttet til arbeidsgiveravgift og personskatt. 

    Et bilag kan skrives ut for eget godkjent krav selv om ikke alle behandlende organisasjonsledd/mottakere har godkjent kravet. Dersom feil oppdages etter utbetaling, se «Tilleggsinformasjon til økonomiansvarlig».

    Det er viktig at det aldri sendes person-/fødselsnummer (11 sifre) med i et refusjonskrav.

    Vedlegg/bilag blir lagret i Idrettsoppgjør, og regnskapsansvarlig må ha en sporing fra regnskap til Idrettsoppgjør for dokumentasjon (for eksempel kvitteringer) knyttet til regnskapsføringen. Vedlegg kan endre etter at et krav er godkjent (dersom dokumentasjonen er ufullstendig, men beløp kan ikke endres).