Foto: Frode Heiland
Informere involverte parter
Dersom styret har fattet et vedtak om utfallet av en varslingssak, skal ofte både den som har varslet og den det er varslet om få informasjon om dette. Informasjonen deles med de separat og gjerne skriftlig. Dette kan enten gjøres via kommunikasjonsfunksjonen i MittVarsel eller på e-post som er kryptert.
Dersom det er andre involverte, kan de få informasjon om at saken er ferdig behandlet, men de skal i utgangspunktet ikke få detaljene om utfallet. Det kan imidlertid være unntak, men dette må vurderes konkret i hver enkelt sak. Ta gjerne kontakt med din idrettskrets eller rådgivere i NIF dersom du er usikker.
Følge opp konklusjon og vedtak i saken
Styret skal etter å ha informert partene om utfall, også følge opp konsekvens av saken og sørge for at eventuelle reaksjoner som er gitt gjennomføres.
Dette kan innebære å informere andre organisasjonsledd om saken, eller å anmode om påtale til påtalenemnda. Men det kan også være at reaksjonen kun gjennomføres innad i organisasjonsleddet.
Oppsumme, lagre og avslutte
Det er det viktig å sørge for at nødvendig informasjon i saken er lagt inn og lagret på en trygg og sikker måte. Dersom det er brukt MittVarsel, eller lignende kryptert system, kan alt fortsatt forbli lagret der dersom det informasjonen er lagret i henhold til personvernlovgivningen. Er man usikker på dette, ta kontakt med personvern@idrettsforbundet.no. Det er viktig at man vurderer hvorvidt det er nødvendig å lagre informasjon og at annet enn nødvendig slettes.
Styret vil i en varslingssak få informasjon som er sensitiv. Det er viktig at denne informasjonen holdes konfidensiell og ikke deles med flere enn nødvendig, også i etterkant av en varslingssak. Dette er viktig for å forebygge at det oppstår rykter etter at en sak er ferdig behandlet. Det er et mål at personer som har varslet og/eller vært utsatt i en sak, føler seg trygge og ønsker å fortsette i aktiviteten som før. Forebygging av rykter og negative kommentarer er et viktig tiltak for å sikre dette.
Varslingssaker kan oppleves som belastende for varsler, den det er varslet om og andre involverte. Enkelte kan trenge noen å snakke med etter at saken er ferdig konkludert. Det kan henvises til disse hjelpetelefonene, dersom det er behov for det.