Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Frist for avholdelse av årsmøter i idrettslag utsettes til 15. juni

Friidrett_612.jpg

Oppdatert 13.mars kl. 14.17. NIF har samlet alle spørsmål og svar vi får som gjelder avholdelse av årsmøter og ting i lys av korona-situasjonen.

 

Som følge av utviklingen av situasjonen knyttet til koronaviruset, har NIFs generalsekretær besluttet at alle idrettslag gis dispensasjon fra fristen om å avholde årsmøte innen 31. mars. Ny frist er 15. juni.

NIF får mange spørsmål som gjelder avholdelse av årsmøter og ting i lys av korona-situasjonen. Hvis du ikke finner svar på spørsmålet ditt under, kontakt den aktuelle idrettskretsen.

Hva gjør vi med årsmøtet?

Frist for gjennomføring av årsmøter er utsatt til 15. juni.

Styret må derfor vurdere om det skal utsette årsmøtet inntil videre, utsette og sette en ny dato, avlyse årsmøtet eller innkalle til et digitalt årsmøte.

I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen å ikke sette en ny dato for årsmøtet. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg.

Dersom årsmøtet avlyses, må det innkalles på nytt senere på ordinær måte, og forslag må sendes inn på nytt mv.

Dersom årsmøtet utsettes inntil videre, vil situasjonen være noe forskjellig avhengig av hvor langt man er kommet i forberedelsen til årsmøtet. Dersom forslag allerede er blitt sendt inn og/eller saksdokumentene sendt ut, kan styret legge disse dokumentene til grunn. Det er da ikke behov for å sende inn forslagene på nytt.  Dersom det går lang tid før årsmøtet kan avholdes, må styret foreta en fornyet vurdering av om de dokumentene som er utarbeidet/utsendt fortsatt er relevante.

Kan organisasjonsleddet utsette årsmøtet ut over lovens frist?

Det skal fremgå av organisasjonsleddets lov når de må avholde årsmøte/ting eller når de senest må avholde årsmøte/ting. NIFs lovutvalg har i en uttalelse 12. mars bekreftet at organisasjonsleddet som følge av den ekstraordinære situasjonen med koronavirus kan avholde et årsmøte/ting også etter den fristen som fremgår av egen lov.

Hvem i idrettslaget treffer en beslutning om å utsette årsmøtet?

Det er styret i idrettslaget som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte.

Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt.

Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få for idrettslaget å utsette årsmøtet, om det f.eks. er beslutninger årsmøtet må ta raskt og som ikke kan vente.

Bør idrettslaget kontakte idrettskretsen for råd om det skal utsette årsmøtet eller ikke?

Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet skal gjennomføres som normalt eller utsettes, og her må styret basere seg på råd fra Folkehelseinstituttet og lokale helsemyndigheter. Idrettskretsene har ikke særlig kompetanse på medisin eller smittevern, og vil bare kunne henvise idrettslaget til den informasjonen som offentlige myndigheter gir, men vil kunne gi andre praktiske råd knyttet til utsettelse eller avholdelse av årsmøtet.

Må styret søke om dispensasjon?

Nei, søknad er unødvendig.

Kan et organisasjonsledd kreve forhåndspåmelding fra deltakere på årsmøter/ting?

Ja, situasjonen nå gjør det nødvendig for forsvarlig gjennomføring av arrangementet å vite hvor mange som møter på forhånd. Dersom årsmøtet skal avholdes digitalt kan det også være behov for å avkreve forhåndspåmelding.

Må styret informere noen om beslutningen?   

Styret må informere egne medlemmer dersom årsmøtet utsettes. Styret bør benytte de vanlige informasjonskanalene.

Styret trenger ikke å informere verken idrettskrets eller særforbund om beslutningen.

Hva hvis organisasjonsleddet ikke klarer å avholde årsmøte/ting i løpet av 2020?

Organisasjonsleddet må forsøke å avholde årsmøte/ting digitalt og sørge for at de årsmøteoppgavene som må gjennomføres og ikke kan vente, faktisk blir gjennomført. Det gjelder f.eks. å få godkjent regnskapene, slik at disse kan benyttes som grunnlag for å søke om momskompensasjon, samt fastsetting og innkreving av kontingent.

Hva med rapportering i Samordnet registering?

Innrapportering skjer elektronisk og kan derfor fint gjennomføres innen fristen 30. april. Idrettslaget må fylle ut det de har av opplysninger om medlemstall mm., mens informasjon som kun foreligger etter avholdt årsmøte, f.eks. nye styremedlemmer osv. først fylles ut på et senere tidspunkt når idrettslaget har avholdt årsmøte.

Hva skjer med styret dersom årsmøte/tinget utsettes?

Alle tillitsvalgte, også styremedlemmer, blir sittende. Det er ikke anledning til å supplere styremedlemmer eller andre årsmøtevalgte/tingvalgte tillitsverv, men styret kan opprette styreoppnevnte komiteer og utvalg og oppnevne personer til disse Hvis det er behov for å velge nye styremedlemmer eller tillitsvalgte til årsmøtevalgte/tingvalgte organer, må det innkalles til et digitalt årsmøte/ting, enten ordinært eller ekstraordinært.

Hva hvis utsettelse av årsmøter/ting fører til at styremedlemmer trekker seg?

Styremedlemmene bør sitte til nye er valgt, og ikke trekke seg. Organisasjonsledd står overfor en ekstraordinær situasjon, der det vil medføre store utfordringer for organisasjonsledd dersom tillitsvalgte trekker seg. Organisasjonsleddet kan avholde ordinært, eller ekstraordinært årsmøte/ting digitalt med suppleringsvalg på agendaen. NIF vil komme ut med mer informasjon senere om hvordan digitale årsmøter/ting kan avholdes.

Kan ordinære årsmøter/ting innkalles med kortere frist enn det som følger av loven?

Nei, fristene for innkallingen til ordinære årsmøter/ting gjelder. Organisasjonsledd kan etter loven innkalle til et ekstraordinært årsmøte/ting på kortere varsel enn ved ordinært årsmøte/ting.

Dersom organisasjonsleddet avlyser/utsetter fysiske årsmøte/ting, vil det være lovlig å foreta valg av nytt styre elektronisk?

Organisasjonsleddet kan innkalle til et ekstraordinært digitalt årsmøte/ting med valg av nytt styre som eneste sak på agendaen.

Dersom organisasjonsleddet velger å avholde ordinært årsmøte/ting, og mange avstår fra å komme – vil det være en grense for hvor mange som må være til stede for å være vedtaksdyktige?

Det er bare en nedre grense for vedtaksførhet for idrettslag. For alle andre organisasjonsledd er det ingen nedre grense. For idrettslag er årsmøtet vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antall styremedlemmer som skal velges av årsmøtet. Dette innebærer at dersom minst det sittende styret deltar på årsmøtet, er årsmøtet vedtaksdyktig.

Kan idrettslaget avholde årsmøte uten fysisk oppmøte?

NIFs administrasjon har bedt lovutvalget om en uttalelse knyttet til håndhevingen av NIF og øvrige organisasjonsledds regelverk og lovnormer vedrørende avholdelse av årsmøter/ting i lys av pandemien. Offentlige helsemyndigheter har vedtatt både råd og begrensninger blant annet knyttet til adgangen til å avholde fysiske møter, og det er ventet at ytterligere begrensninger vil kunne bli vedtatt. Dette vil kunne gjøre det umulig eller vanskelig å avholde årsmøter/ting som fysiske møter. Dersom årsmøter/ting ikke kan avholdes, vil dette kunne få store konsekvenser for organisasjonsleddenes virksomhet.

Administrasjonen har bedt lovutvalget vurdere om organisasjonsleddene kan avholde årsmøter/ting på annen måte enn gjennom et fysisk møte, og eventuelt på hvilken måte.

Lovutvalgets uttalelse:

Pandemien er en ekstraordinær hendelse, der befolkningen av helsemessige årsaker er oppfordret til å avstå fra eller redusere fysisk kontakt. Kommunale myndigheter har i tillegg til dette ilagt lokale begrensninger på hvilke arrangementer og møter det er lov til å gjennomføre. Dette er, etter lovutvalgets oppfatning, en hendelse som i rettslig sammenheng er en unntakssituasjon som gir anledning til å fravike plikten til å avholde årsmøter/ting som fysiske møter.

Det avgjørende ved gjennomføringen av årsmøtet er at dette skjer på forsvarlig måte slik at medlemmene har anledning til å delta i behandlingen av, og fatte vedtak i, de saker som iht. organisasjonsleddets egen lov skal behandles av årsmøtet/tinget.  Dette omfatter bl.a. en reell mulighet til å sette seg inn i sakene, uttrykke sin mening om sakene, gjøre seg kjent med andre deltakeres oppfatninger og delta i en avstemming om sakene.

Idrettslagene kan også velge å dele gjennomføringen av årsmøtet/tinget, slik at enkelte saker gjennomføres på annen måte enn gjennom et fysisk møte, mens andre saker utsettes til årsmøtet/tinget kan avholdes fysisk. 

Er det andre forhold styret bør tenke på når det beslutter å utsette årsmøtet?

Dersom idrettslaget leier lokaler for å avholde årsmøtet, bør styret vurdere ev. kanselleringsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte møtet uten å betale noe ekstra for dette.

Kan styret fastsette ny kontingent for 2020?

Ja, men en eventuell økning ut over konsumprisindeksen må fastsettes av årsmøtet. Dersom idrettslaget har behov for en økning av kontingenten ut over konsumprisindeksen, kan idrettskretsen kontaktes for bistand.

Hvordan fastsettes nye treningsavgifter?

Disse kan fastsettes av styret eller grupper/gruppestyrene, og behøver ikke fastsettes av årsmøtet.

Hva gjør styret med regnskaper og revisjon?

Styret sørger for at regnskap ferdigstilles og blir revidert som normalt.

Hva gjør styret med årsmøtedokumenter?

Alle dokumenter ferdigstilles på vanlig måte i påvente av gjennomføring av årsmøtet.

Kan et organisasjonsledd gjennomføre årsmøte/ting senere enn den fristen som fremgår av organisasjonsleddets lov som følge av korona-pandemien?

NIFs administrasjon har bedt lovutvalget om en uttalelse knyttet til håndhevingen av NIF og øvrige organisasjonsledds regelverk og lovnormer vedrørende avholdelse av årsmøter/ting i lys av pandemien. Offentlige helsemyndigheter har vedtatt både råd og begrensninger blant annet knyttet til adgangen til å avholde fysiske møter, og det er ventet at ytterligere begrensninger vil kunne bli vedtatt. Dette vil kunne gjøre det umulig eller vanskelig årsmøter/ting som fysiske møter innenfor den fristen som er satt i organisasjonsleddets egen lov.

Administrasjonen har bedt lovutvalget vurdere om organisasjonsleddene kan utsette avholdelse av årsmøter/ting til etter den fristen som organisasjonsleddets lov selv setter.

Lovutvalgets uttalelse:

Det vises innledningsvis til uttalelse i sak 21/20.  Pandemien er, etter lovutvalgets oppfatning, en hendelse som i rettslig sammenheng er en unntakssituasjon som gir anledning til å utsette gjennomføringen av årsmøter/ting til etter den frist som er angitt i organisasjonsleddets egen lov.