Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Fakturering KlubbAdmin

illustrasjon5.jpg

I KlubbAdmin kan klubben enkelt sende ut betalingskrav til medlemmer i Idrettslaget fra klubben eller fra gren. Man kan fakturere medlemskontingenter, treningsavgift og andre avgifter fra løsningen.

 

Når man fakturerer sendes det ut betalingsvarsel pr e-post til medlemmer og til medlemmets handlekurv i Min idrett.
I e-postvarslet kan klubben legge ved faktura som PDF-vedlegg, og man kan sende SMS varsling om betalingskrav i Min idrett.
Klubben kan sette opp om man ønsker medlemmet kan betale online i Min idrett.
Online betalingsmåter i Min idrett kan man gjøre med kort eller med Vipps.

Nyheter:
Det er nå også mulig å sende E-Faktura/ Vipps-faktura – les mer her hvordan denne genereres: https://www.idrettsforbundet.no/digital/faktuering-i-klubbadmin/

Samlefaktura, send medlemskontingent, treningsavgift og andre avgifter på samme faktura til medlemmet.

Samlefaktura når man har familierelasjoner registrert på medlemmet lages det en faktura samlet til hele familien.

Faktura/E-faktura/Vippsfaktura sendes fra BuyPass Payment AS og overføres til klubbens konto.

Pålogget som klubb har man tilgang til å fakturere medlemskontingent, treningsavgifter og andre avgifter, mens er man logget på som gren har man kun tilgang til grenen og kan fakturere treningsavgift og andre avgifter på gren.
Medlemskontingent og Treningsavgifter kan faktureres med prismatrise eller uten prismatrise.

 

Medlemskontingent:
Medlemskontingent faktureres på klubben fra avgiften som heter Kontingent en gang pr kalenderår.
Medlemskap i idrettslaget skal registreres individuelt og må minst være på 50,- kr. pr. medlem, for hvert medlem for at medlemskapet skal telle med i den årlige rapporteringen til NIF. Dette gjelder også for familiekontingenter eller andre rabattordninger.

OBS! Fakturer medlemskontingent som medlemskontingent – ikke som treningsavgift fra gren.

Treningsavgift:
Treningsavgift blir fakturert fra grenen medlemmet er aktiv i.

En treningsavgift kan kun faktureres samme medlem en gang.
Faktureres treningsavgift to eller flere ganger i året må du opprette en avgift for hvert semester. Eksempel: Treningsavgift Vår 20XX og en Treningsavgift Høst 20XX.

Vær oppmerksom på endring ved fakturering av treningsavgift fra gren. Tidligere ble den fakturert fra gruppe.

Avgifter:
Andre avgifter som opprettes fakturere medlemmer under andre avgifter. Avgifter finnes både på klubb og gren.  Her kan du fakturere det du måtte ønske.

Eksempler på hva du kan bruke det til er: Treningstøy, Klubbkveld, Innbetaling for dugnad med mer.

 

Oppsett Fakturering med prismatrise

Fakturering med prismatrise er lønnsomt der hovedtyngden av de man skal fakturere faktureres utfra alder.
I prismatrisen setter man opp avgifter basert på alder. Man oppretter unntak som man knytter til avgiften på de avgiftene som avviker fra prismatrisen. Klubben kan ha flere unntak på både medlemskontingent og treningsavgift.
Medlemmet kan kun være registrert med ett unntak på klubben, og ett på grenen.

Fakturering av medlemskontingent fra klubben og treningsavgifter fra gren.

Vær oppmerksom på endring av at man nå skal fakturere treningsavgift fra gren. Tidligere ble treningsavgiften fakturert fra gruppe.

 

Opprett prismatrise

  • Klikk på Fakturering à Innstillinger à Velg fanen «Prismatrise»
  • Velg riktig idrettslag eller gren fra nedtrekkslisten «Organisasjon»
  • Velg «Legg til prismatrise»

imagei3av.png

  • Skriv inn et navn på prismatrisen. Eks. «Medlemskontingent» eller «Treningsavgift».
  • Klikk på Neste.

imagef7rqm.png

  • Legg inn alder i «til og med» («fra og med» starter alltid på 0 år)
  • Klikk på «Legg til»
  • Legg inn «til og med»-alder for neste alderskategori helt til du har fått med alle.
  • Klikk på neste

imageypxj.png

  • Skriv inn navn på Medlemskontingenten/treningsavgiften for de forskjellige alderstrinnene.
  • Skriv inn beløp på Medlemskontingenten/Treningsavgiften for de forskjellige alderstrinnene.
  • Klikk på «Lagre»

 

imagenatvi.png

Tips:

  • Opprett en prismatrise for alle aldersklasser idrettslaget har ulike avgifter for. Skriv inn «til og med»-alder på alle alderstrinn, til du har dekket alle aldersklassene. Det anbefales å ta med «til og med» til 110 år.
  • Er det samme pris for alle medlemmer kan det opprettes en prismatrise for Medlemskontingenten/Treningsavgiften med alder 0 – 110 år (unntakene registreres utenom)
  • Du kan kun bruke en prismatrise på medlemskontingent og en på hver type treningsavgift.
  • Minstesats for medlemskontingent skal være 50 kr. Ett Æresmedlem eller annet medlem som er fritatt fra å betale medlemskontingent selv.
  • Klikk i nedtrekkslisten under Innstillinger à Prismatrise, velg gren dersom prismatrisen skal knyttes til treningsavgift.

Opprett unntak

Unntak benyttes til filtrering eller fakturering av medlemmer. Du kan opprette egne unntak som kan knyttes mot en avgift. Unntak benyttes i de tilfeller medlemmets alder eller medlemstype avviker fra prismatrisen. Eksempler på dette kan være støttemedlem, æresmedlem eller andre kategorier dere selv oppretter. Gi gode beskrivende navn for hva unntaket benyttes til.
Unntak knyttes til klubben eller grenen.

  • Klikk på fakturering > Innstillinger > Velg fanen Unntak
  • Velg idrettslaget eller grenen fra nedtrekkslisten «Organisasjon»
  • Klikk på «Legg til unntak»
  • Skriv inn navnet på unntaket
  • Klikk på «Lagre»

imagegl4n6.png

Tips!

  • Husk å legge til unntaket på medlemmet for å få riktig avgift.

Opprett unntak på medlem

Unntak brukes i forbindelse med fakturering, for at enkeltmedlemmer skal få en annen avgift enn det som er definert i prismatrisen.

  • Klikk på medlem
  • Søk opp, eller bruk filtrering i venstremenyen for å hente opp personer som skal legges i unntak
  • Marker medlemmer som skal plasseres i samme unntak
  • Klikk på «Verktøy»
  • Klikk på «Unntak»
  • Velg idrettslaget eller grenen fra nedtrekkslisten «Organisasjon»
  • Velg unntaket i nedtrekkslisten
  • Klikk på «Lagre»

image4sqbb.png

Tips!

  • Du kan bruke søkefilteret for å begrense søkeresultatet.

Skal du for eksempel opprette unntak for familie og har ett «hovedmedlem» og de andre skal ha «familiemedlem» kan du følge denne fremgangsmåten:

Bruk søkefilteret «personer som inngår i familie». Marker alle og legg til familiemedlemskap.

Bruk filteret «fakturamottaker familie». Marker alle og legg til unntaket «Hovedmedlem familie»

  • Husk at et medlem kun kan ha ett unntak pr organisasjon (hovedlag og gren)
  • Du kan gå inn på et medlem og på fanen «Unntak» og registrere unntaket. For å legge unntak på en annen organisasjon, må du først endre hvilken organisasjon du er logget med.

 

Opprette avgifter

  • Klikk på fakturering à Innstillinger à Velg fanen «Avgifter»
  • Velg idrettslaget eller grenen i nedtrekkslisten «Organisasjon»
  • Klikk på «Legg til kontingenter»
  • Skriv inn beskrivende navn på medlemskontingenten
  • Velg Prismatrise
  • Velg Bankkonto hvor medlemskontingenten skal godskrives, fra nedtrekkslisten
  • Legg til Inntektskonto ved behov til regnskapet
  • Legg til Periode fra nedtrekkslisten
  • Klikk på «Legg til kontingent». Opprett en kontingent for hvert unntak
  • Legg til Unntaket til riktig avgift
  • Skriv inn beløp på avgiften
  • Legg til Bankkonto som betalingen skal godskrives, velg fra nedtrekkslisten
  • Legg til Inntektskonto ved behov til regnskapet
  • Velg riktig Periode fra nedtrekkslisten
  • Klikk på «Lagre»

 

Tips!

  • Velg om du skal ha prismatrise eller ikke, for hvert organisasjonsledd (idrettslaget og grenen). Du kan ha prismatrise på medlemskontingent og uten prismatrise på treningsavgift, dersom du ønsker dette.
  • Anbefalingen er å skrive Medlemskontingent 2020 (20XX) på avgiften som har prismatrise.
  • Bruk «inntektskonto» dersom idrettslaget har en integrasjon med Visma Eaccounting
  • Navngi medlemskontingenten/treningsavgiften så det kommer tydelig fram hva medlemmet skal betale for og hvilken periode.
  • Periode vises ikke for medlemmet
  • Ønsker du å gi en rabattert pris til familiemedlemmer, kan dette gjøres på to måter. Husk at det vil kreve vedlikehold.

NIF anbefaler å lage en flatere struktur på medlemskontingenten til idrettslaget. Avgiftene legges som unntak og medlemmene i familien registreres med unntaket de skal ha. Alternativene er:

  1. Når idrettslaget setter opp avgiften for familie, er det prisen pr medlem som defineres. Eksempel: Setter du 150 kroner i avgift på familie, så betyr dette at en familie på fire får et krav på totalt 600 kroner (4x150).
  2. Alternativt kan idrettslaget lage flere avgifter som representerer hvor mange familiemedlemmer som skal ha en rabattert familiekontingent.

Eksempel: 
Hovedmedlem familie 250 kroner.
Tilhørende familiemedlem 50 kroner.
En familie på 4 vil da få følgende krav:
Mor (hovedmedlem familie): 250 kroner.
Far, tilhørende familiemedlem: 50 kroner.
Barn 1, tilhørende familiemedlem: 50 kroner.
Barn 2, tilhørende familiemedlem: 50 kroner.
Totalsum: 400 kroner.

 

Oppsett av fakturering uten Prismatrise

Fakturering uten prismatrise er lønnsomt der hovedtyngden av de du skal fakturere faktureres på tvers av alder. Du fakturerer heller utvalgene dine med samme avgift, for eksempel treningsavgift der det er ulike aldre. Det er også mulig å bruke unntak for andre avgifter dersom noen avviker fra avgiftene for eksempel oppretter du unntak på og lager en avgift for hvert unntak.
Et medlem kan ha ett unntak på idrettslaget og ett på hver gren de er registrert på.
Fakturering av medlemskontingent skal skje fra idrettslaget og treningsavgift faktureres fra gren.

 

Opprette unntak

Se unntak under «Fakturering med prismatrise»


Opprette avgifter ved fakturering uten prismatrise

  • Klikk på fakturering à Innstillinger à Velg fanen «Avgifter»
  • Velg idrettslaget eller grenen fra nedtrekkslisten «Organisasjon»
  • Fjern hake for prismatrise i sjekkboksen
  • Klikk på «Legg til treningsavgift»
  • Skriv inn et beskrivende navn på treningsavgiften
  • Legg til unntak dersom treningsavgiften skal faktureres medlemmer som ligger inne med unntak
  • Velg Bankkonto der medlemskontingenten skal godskrives, fra nedtrekkslisten
  • Legg til Inntektskonto ved behov til regnskapet
  • Velg riktig Periode fra nedtrekkslisten
  • Klikk på «Legg til treningsavgift» for å opprette flere treningsavgifter
  • Skriv inn et beskrivende navn på treningsavgiften
  • Legg til unntak om treningsavgiften skal faktureres medlemmer som ligger inne med unntak
  • Velg Bankkonto der medlemskontingenten skal godskrives, fra nedtrekkslisten
  • Legg til Inntektskonto ved behov til regnskapet
  • Velg riktig Periode fra nedtrekkslisten
  • Klikk «Lagre»

 

imageijrsw.png

 

Tips!

  • Man velger om man skal ha prismatrise eller ikke på hvert organisasjonsledd (klubb og gren). Men en kan ha prismatrise på medlemskontingent og uten prismatrise på treningsavgift eller omvendt om du ønsker dette.
  • Merk at man må slette alle avgifter under arkfane avgifter om du vil endre fra prismatrise til enkle varelinjer eller motsatt. Det er ikke mulig å ha enkle varelinjer og prismatrise innenfor samme organisasjonsledd (Klubb eller gren).
  • Navngi treningsavgiften med perioden den gjelder
  • Periode vises ikke for medlemmet
  • Bruk inntektskonto dersom du har en integrasjon med Visma Eaccounting

 

Fakturering med prismatrise og unntak

Fakturerer medlemskontingent og/eller treningsavgift enten på personer i ett utvalg eller i hele klubben/grenen.

  • Klikk på fakturering -> Klikk på opprett faktura
  • Velg avsender, for medlemskontingent velg klubben, for treningsavgift velg gren.
  • Velg periode for fakturering av medlemskontingent eller treningsavgift
  • Velg alle medlemskontingenter/treningsavgifter -> medlemmet vil få avgiften basert på alder eller unntaket dersom medlemmet er registrert med unntak på organisasjonen du fakturerer på.
  • Klikk på velg utvalg dersom du kun skal fakturere noen som ligger i ett utvalg
  • Hak av for det/de utvalgene du skal fakturere
  • Klikk på neste

image2jsw3.png

 

  • Klikk på Detaljer bak Medlemskontingent 2020 (Prismatrisen)
  • Viser oversikt over antall som er fakturert med avgift i prismatrisen
  • Personoversikt -> Viser alle som er fakturert og hvor mange varer
  • Klikk på navnet på personen -> Her vises hva som er fakturert og hvem som blir fakturert når det er familierelasjoner registrert på medlemmet
  • Slett personer som ikke skal faktureres

 

imagef4w1e.png

 

image3y1hh.png

  • Legg til eller rediger fakturatekst for denne utsendelsen
  • Fra Adresse – dette er adressen medlemmet får opp at du sender fra
  • Betalingsfrist kan redigeres for denne utsendelsen.
  • Utsendelse av faktura -> Hak av for de alternativer du ønsker
  • Klikk på send faktura

 

Tips!    

  • Anbefaler å lage ett lite utvalg som man tester å fakturere først
  • En kan velge alle avgifter eller bare en avgift dersom man kun skal fakturere bare prismatrisen eller bare ett unntak.
  • Er det ingen medlemmer i utvalget kommer det ikke opp som alternativ å fakturere.
  • Er det opprettet familierelasjon så vil det sendes en samlefaktura til eldstemann i familien, om ikke klubben har definert noe annet.
  • Oppsummering inneholder ett søkefelt der du kan søke etter person på fornavn og/eller etternavn for å se om personen blir fakturert, og hva som faktureres.
  • En kan sette opp standard fakturatekst under Fakturering-> Innstillinger -> Fakturainnstillinger. Så slipper man lage ny tekst hver gang man fakturerer.
  • Standardvalg oppsett på utsendelse er e-postvarsel og PDF faktura med KID som vedlegg.
  • Faktura-varsel kan sendes på SMS, pris finner du her: https://itinfo.nif.no/Priser
  • Fakturaene sendes til køen og vil behandles fortløpende. Du vil motta en bekreftelse på epost-adressen oppgitt under oppsett når jobben er ferdig.

 

 

Fakturering uten Prismatrise

Velger man avgifter uten prismatrise fakturer man personer i utvalg med medlemskontingent/treningsavgift eller andre avgifter.

 

  • Klikk på fakturering -> Klikk på opprett faktura
  • Velg avsender, for medlemskontingent velg klubben, for treningsavgift velg gren.
  • Velg periode for fakturering av medlemskontingent eller treningsavgift
  • Velg kun avgift dersom det er avgift som skal faktureres
  • Velg avgiften du skal fakturere
  • Klikk på rediger utvalg
  • Hak av for det/de utvalgene du skal fakturere medlemskontingenten/treningsavgiften/avgiften
  • Klikk på legg til avgift for å fakturere flere avgifter på samme faktura
  • Klikk på neste

 

imagepxze.png

 

  • Viser oversikt over antall som er fakturert med de ulike avgiftene og totalprisen pr avgift
  • Personoversikt -> Viser alle som er fakturert og hvor mange varer
  • Klikk på navnet på personen -> Her vises hva som er fakturert og hvem som blir fakturert når det er familierelasjoner registrert på medlemmet
  • Slett personer som ikke skal faktureres
  • Se over og Klikk på neste

imageskla.png

 

  • Legg til eller rediger fakturatekst for denne utsendelsen
  • Fra Adresse – dette er adressen medlemmet får opp at du sender fra
  • Betalingsfrist kan redigeres for denne utsendelsen.
  • Utsendelse av faktura -> Hak av for de alternativer du ønsker
  • Klikk på send faktura

imagev3rys.png

 

 

Tips!

  • Husk å oppdatere utvalgene før man starter med fakturering
  • Man kan markere flere utvalg som skal ha samme avgift
  • Skal du fakturere en person med unntak må unntaket ligge på medlemmet på klubben, fakturerer du treningsavgift må unntaket være registrert på grenen. Medlemmer registrert med unntak på organisasjonsleddet man fakturerer avgiften fra blir ikke fakturert andre avgifter enn unntaket så lenge det er opprettet en avgift på unntaket.

 

Workarounds

Fakturering på utvalg: Det er pr i dag kun utvalgene på det organisasjonsleddet du fakturerer på som er mulig å velge fra. Skal du fakturere medlemskontingent til ett medlemsutvalg på en gren må du opprette utvalget på klubb for å få fakturert de. (Her er det bestilt en endring slik at man skal få tilgang til alle utvalg dersom man er logget på som klubb.)

Samlet treningsavgift for alle grener: En treningsavgift for alle idretter uavhengig av hvor mange grener man er aktiv i. Workaround kan være å opprette treningsavgiften under avgifter på klubben.