(Lag som ønsker det, kan i tillegg til representanten stille med en eller flere observatør(er) på Fondsmøtet) I tillegg til representantene innbys representanter fra Agder Idrettskrets og Ivre AS til Fondsmøtet. Fra Idrettsfondet møter styret, daglig leder og revisor. Representanter som var påmeldt til det opprinnelige Fondsmøtet blir kontaktet direkte, og med mindre vi mottar melding om noe annet fra klubbene de representerer, betraktes disse som påmeldte.
Påmelding skjer med e-post til thom.krakstad@aaidrett.no eller pr post til Stiftelsen Aust Agder Idrettsfond, Boks 1673 Stoa, 4857 Arendal innen 27. september. Deltakere som var påmeldt det opprinnelige Fondsmøtet blir kontaktet direkte og behøver ikke påmeldes på nytt dersom det ikke er endringer i personer som skal møte.