Hvordan gjennomføre digitalt årsmøte i praksis?

Det er åpnet for å gjennomføre årsmøtet digitalt. Her sammenfatter vi kort hvordan dere kan gjøre dette i praksis.

NIF tilbyr nå alle idrettslag å benytte Idrettens Office 365 kostnadsfritt ut juni. Dette kan bestilles av styreleder/styremedlemmer her.

Logg på inne i linken og trykk knappen «idrettens office 365. Deretter «bestilling – innstillinger». Velg standardpakke og fyll ut skjema.

Dette gir tilgang til verktøyet Microsoft Teams, hvor man kan arrangere årsmøtet.

Vi presiserer at denne artikkelen tar for seg hvordan man i praksis gjennom fører et digitalt årsmøte. For øvrig informasjon viser vi til NIFs veileder som tar punkt for punkt, juridisk. Se her.

Hvordan opprette møte i Teams: På side 8 ser du hvordan.

Dokumentet i linken over svarer også på spørsmål om hvordan man blir med i møtet, hvordan man lar medlemmene bli med i møtet, hvordan man gjennomfører møtet og tips til møtearrangør.

Årsmøtet skal være åpent for alle medlemmer. Det kan alikvel være gunstig å ha en påmelding. Her anbefaler vi iSonen som er gratis for alle idrettslag å bruke.

Den som leder møtet bør ha klart for seg hvordan man leder møtet digitalt. Se veileder for møteleder her.

Stemmegiving:

Avstemminger er ikke hemmelige, med mindre det kreves skriftlig votering eller det er personvalg blant flere kandidater. Her kommer noen forslag til hvordan dere kan håndtere stemmegiving:

deltakerne skriver sitt navn i chatten og hva de stemmer.
De som stemmer for viser dette med å ha på muteknappen, de som stemmer i mot tar av mute. Da får man følgende bilde. Obs! De som stemmer i mot skal ikke si noe selv om de har tatt av mute (med mindre møteleder har gitt noen ordet).

Bildetekst: Alt 2 her ser vi at Rangsæter, Vegard stemmer for mens Ola Nordmann stemmer i mot.

Er det skriftlig votering anbefales Microsoft Forms som også er en del av Office 365. Se hvordan det kan benyttes her.

Dette er som nevnt en oppsamling av veiledninger på hvordan dere praktisk gjennomfører årsmøtet i Teams. Har dere spørsmål anbefaler vi å lese gjennom NIFs veileder her. Finner dere fortsatt ikke svar så ta gjerne kontakt med oss i idrettskretsen, vår kontaktinfo her.