Søknad om Dispensasjon (kun håndball)

For at regionens klubber skal kunne søke om dispensasjon digitalt, må det først opprettes et skjemaoppsett (Disp.søknad regel) som skal gjelde for tilhørende håndballgrupper (klubber). Deretter må skjemaoppsettet kobles mot aktuell Gren og Sesong (se eget punkt).

Merk at det kun kan brukes ett skjemaoppsett pr sesong, mens samme skjemaoppsett kan brukes i flere sesonger.

En oppretter nytt skjemaoppsett (Disp.søknad regel) som følger:

1. Velg Disp.søknad regel under Innstillinger 
2. Sørg for at knappen Disp.søknad regler er valgt over listen
   • 
3. Klikk så på + Legg til, for å opprette et nytt søknadsreglement.
4. Fyll ut hvilke felt og valg søkerklubb skal ha når de fyller ut søknadskjema:
   1. Navn på regelskjema:
      • Gi skjemaoppsettet et forklarende navn.
   2. Gren skal regelen gjelde:
      
      1. Velg hvilke Gren (Håndball eller Beach-håndball) skjemaoppsettet skal gjelde for
   3. Årsaksvalg:
      
      • Hak av hvilke årsak(er) klubb skal kunne velge mellom i søknadskjemaet (minst ett valg må velges)
        • Ikke tilbud i egen årsklasse
        • Forsinket skolestart
        • Andre årsaker (skriv mer i begrunnelse feltet)
          • En tekstboks klubb må fylle ut i vil da også dukke opp i skjemaet.
   4. Hvilke klasser:
      
      • 
      • Velg hvilke klasser en skal kunne søke om Dispensasjon for
      • Klubb vil da kunne velge klasse(r) søknaden gjelder, og deretter søke opp hvilke aktive lag søknaden gjelder.
   5. Antall spillere en kan søke for:
      1. Skriv inn det maksimale antall spillere klubbene skal kunne loegge inn for å gjelde søknaden. 
   6. Spørsmål det skal svares på:
      
      1. Hak av hvilke spørsmål en ønsker at klubb skal svare på i søknaden:
         1. Er det forsøkt å etablere samarbeid med nærmeste naboklubb?
         2. Hvor mange spillere har valgt lag, utenom den/de søknaden gjelder?
         3. Trenger valgt lag valgt spiller(e) for å kunne stille lag?
   7. Kommentarfelt obligatorisk
      1. Hak av denne dersom klubb må legge inn skjema-feltet Skriv en kort begrunnelse for hvorfor det søkes om dispensasjon 
   8. Tekst (og URL) til lest og forstått avhakning:
      1. Feltet Skriv inn tekst her...
         1. Skriv hvilke tekst en ønsker skal stå der søker må hake av for før en sender inn søknaden
      2. Feltet Lim inn URL til disp.reglement her...
         1. Legg inn lenke/URL til reglementet en ønsker at søker skal lese og sette seg inn i for regionen.
   9. Avslutt med å klikke knappen Lagre

For å redigere allerede opprettet skjema, klikker en på aktuelt skjemaoppsett i listen over reglementer.

Neste steg er nå å koble skjemaoppsettet (Disp.søknad regel) til aktuell sesong - se eget punkt Koble reglement til sesong.

For at regionens klubber skal kunne søke om dispensasjon digitalt, må det først opprettes et skjemaoppsett (Disp.søknad regel) - se eget punkt over Opprette/Endre Disp.søknad regel.

Når så er gjort, må en definere hvilke sesong(er) skjemaoppsettet skal gjelde.

• Mer at det kun kan brukes ett skjemaoppsett pr sesong, mens samme skjemaoppsett kan brukes i flere sesonger.

En kobler et skjemaoppsett til sesong på følgende måte:

1. Velg Disp.søknad regel under Innstillinger 
2. Klikk på knappen Sesonger over listen

1. • En liste over alle aktive sesonger og hvilke skjemaoppsett (regel) som er lagt inn i sesong for regionen.
   •  
2. Koble et sjemaoppsett til aktuell sesong, ved å klikke på Blyant-ikonet i sesongs rad.
3. Velg skjemaoppsettet du ønsker å koble til sesong, ved å klikke på det i listen i popup-vinduet som dukker opp
   1. 
4. Klikk den blå knappen Velg for å bekrefte valget av skjemaoppsett.
5. Endringen blir lagret automatisk.

Regionens tilhørende klubber kan nå søke om dispensasjon for aktuell sesong.

For å fjerne et skjemaoppsett fra en sesong, klikker en på det rød bosspann-ikonet helt til høyre i sesongraden:

Hver region har en egen liste over mottatte søknader om Dispensasjon, mens når en er logget inn som Norges Håndballforbund inneholder listen alle regioners mottatte søknader.

Kontroller at du har valgt riktig Gren og/eller Sesong, øverst i vinduet

En kan filtrere listen over dispensasjonssøknader enten ved bruk av dato

eller ut fra søknadenes status, ved å klikke på status-knappene

en kan også sortere ut fra en kolonne, ved å klikke på kolonneoverskriften, samt at en kan bruker filtreringsfeltene under hver kolonneoverskrift.

Klikk på aktuell søknad for å åpne den.

Listens innhold/kolonner

• Søknads ID
  • Hver søknad får en unik ID som bør brukes dersom en henvender seg til regionen/support om en søknad.
• Søkerklubb 
  • Hvilke klubb som har sendt inn søknaden.
• Lagsnavn
  • Det eller de lagene søknaden gjelder.
  • Viser Fulltnavn, som betyr lagets navn + lagets tilhørende klasse.
• Sist endret
  • Dato og klokkeslett klubb eller region har gjort endringer (og lagret/behandlet).
• Signert dato
  • Dato og klokkeslett klubbens leder signerte og sendte søknad til region for behandling.
• Behandlingsdato
  • Dato og klokkeslett region behandlet søknaden.
• Status
  • Hvilke status søknaden har
  • Se punktet Statuser hva de ulike statusene betyr.

Når en klubb har sendt inn en ny søknad, vil tilhørende region få en epostvarsel om at ny søknad er mottatt (se eget punkt Epostvarsler).

En behandler søknader på følgende måte som region:

1. Klikk på søknadsnr. i mottatt epostvarsel
   • eller velg Disp.søknader under Klubb i venstre marg
2. Åpne søknaden en skal behande, ved å klikke på den i listen
   • Merk at en kan få vist kun ubehandlede søknader ved å klikke på filtreringsknappen Sendt inn over listen
   • 
3. Når søknaden er gjennomgått, gjøres følgende
   1. Skriv en kort begrunnelse - tekstboks
      1. Skriv inn evt. melding til klubb tilknyttet behandlingen.
   2. Velg så mellom de blå knappene  
      1. Godkjenn
      2. Avvis
      3. Send i retur

Ved godkjenning vil en få opp en liste over hvilke turneringer det/de aktuelle lag er meldt på i valgt sesong. Her må en velge hvilke turneringer laget skal merkes at spiller med disp.spillere og dermed får "(D)" bak lagsnavnet i tabellen for aktuelle(e) turnering(er).

Viser ellers til egne info.punkter om de ulike statusene og epostvarsler som sendes tilknyttet behandlingsresultatene.

Region vil alltid kunne gjøre om behandlingen (altså, om en har først Avvist en søknad, kan en i ettertid Godkjenne eller Sende den i retur).

Søknadslisten og søknadslogg viser alltid siste gjeldende status, og dato/klokkeslett når den ble sist endret. Se egne punkter i veiledningen.

Søknad om Dispensasjon kan ha følgende statuser:

• Lagret
  • Søknaden er opprettet og midlertidig lagret, før den evt. sendes videre.
• Sendt for signering
  • Kampansvarlig eller Daglig leder kan opprette og fylle ut en søknad, for så å sende den til signering og innsending av klubbens leder
• Sendt inn
  • Leder i klubben har signert søknaden med PIN-kode (fra Min Håndball appen), og sendt den for behandling av tilhørende region.
• Godkjent
  • Søknaden er godkjent av regionen.
• Avvist
  • Søknaden er avvist og ikke godkjent av regionen.
  • Se da også evt. kommentar i loggen, lagt inn av region
• Sendt i retur
  • Søknaden er sendt i retur av regionen for evt. mer informasjon eller mangelfull utfylling.
  • Se da også evt. kommentar i loggen, lagt inn av region

Se også punktet E-postvarsling mtp hvilke eposter som automatisk sendes til de involverte for de ulike statusene.

Nederst i hver søknad, vil en finne en kort logg for de siste endringene gjort tilknyttet den aktuelle søknaden. Øverste linje i loggen er siste endring.

Hver logg-linje inneholder da

• Hva er utført
• Hvem ble det utført av
• Hvilke org. tilhører den som utførte handlingen
• Dato og klokkeslett handling ble loggført
• Tekst fra Begrunnelse.

Følgende epostvarsler vil automatisk bli sendt ut tilknyttet endringer av søknader:

1. Søknad er sendt inn fra Klubb til Region
   • Emne: Ny disp.søknad fra 'klubbnavn'
   • Tekst: 'Regionsnavn' har mottatt ny disp.søknad fra 'klubbnavn'. Se og behandle søknaden 'søknadsnr m/lenke til søknad' i TA (klikk på søknadsnr.). 
2. Søknad er Godkjent av Region, mottar klubb denne eposten:
   • Emne: Disp.søknad 'søknadsnr.' er godkjent
   • Tekst: 'Regionsnavn' har godkjent søknaden 'søknadsnr.', og bekrefter at følgende spillere kan spille på lag(ene) 'lagsnavn' i klassen 'årsklasse':
     • 'Spillernavn 1'
     • 'Spillernavn 2'
     • 'Spillernavn ...'
     Utskrift av denne godkjenningen må lagleder(e) alltid ha med på alle kamper.
3. Søknad er Sendt i retur av Region, mottar klubb denne eposten:
   • Emne: Disp.søknad 'søknadsnr' er sendt i retur
   • Tekst: 'Regionsnavn' har sendt søknaden 'søknadsnr' i retur. Se kommentar for mer informasjon hvorfor søknaden er returnert, ved å gå inn på selve søknaden 'søknadsnr' i TA (klikk på søknadsnr.).
     Ta kontakt med regionen for eventuelt ytterligere informasjon.
4. Søknad er Avvist av Region, mottar klubb denne eposten:
   • Emne: Disp.søknad 'søknadsnr.' er avvist
   • Tekst: NHF Region Vest har ikke godkjent søknaden 'søknadsnr. m/lenke til søknaden'. Se kommentar for årsak i selve søknaden 'søknadsnr. m/lenke til søknaden' i TA(klikk på søknadsnr.).
     Ta kontakt med regionen for eventuelt ytterligere informasjon.

Alle eposter tilknyttet Dispensasjonssøknader blir sendt fra TurneringsAdmin <noreply@idrettsforbundet.no>.

Særforbundet eller regionen kan ta ut en rapport som viser lag som har fått godkjent Dispensasjons søknader.

Rapporten finner en under Rapport i venstremarg og ved å velge Lag med disp.

Slik bruker en denne rapporten:

1. Sesong
   • Velg Gren og Sesong søknadene tilhører.
2. Velg reion/krets
   • Her velger en hvilke region klubbene som har fått godkjent søknad skal tilhøre.
3. Velg klubb(er)
   • I denne listen kan en kun velge mellom de klubbene som har minst en godkjent søknad, tilhørende valgt region i feltet over.
   • En kan velge Alle klubber, en klubb eller flere klubber.
4. Fom dato og Tom dato
   • Her kan det velges hvilke periode søknader ble godkjent
   • Om feltene står tommer, vises alle søknader.

Søkerresultat for rapporten

• Listen er gruppert slik at alle godkjente søknader vises pr klubb/gruppe
• Søknadsnr
  • Søknadens id
  • Klikker en på søknadens id/nr åpnes selve søknaden
• Klasse
  • Hvilke klasse søknaden gjelder
• Lagsnavn
  • Hvilke lag søknaden gjelder
  • Viser Fulltnavn for lagene 
• Spillere(e)
  • Hvilke spillere det er søkt om dispensasjon for
  • Viser spillers navn + spillerens fødselsdato i parentes bak
• Godkjent dato
  • Hvilke dato søknaden ble godkjent av regionen.
• Godkjent av
  • Hvem i regionen som godkjente søknaden.

I kamptroppen for kamper til lag som har fått godkjent søknad, vil det vise en stjerne (*) foran spillerens navn i TA:

Denne kommer kun til syne etter at en har lagret kamptroppen, og vil kun vise i kampdetaljer i TA.