Alle idrettslag må enten bruke Idrettens medlemssystem, KlubbAdmin, eller et medlemssystem fra en kommersiell leverandør med godkjent integrasjon med NIF.
Medlemssystemene holder medlemsopplysninger oppdatert mot Idrettens Sentrale Database (ISD)*. Norges idrettsforbund har et overordnet ansvar for at opplysningene er korrekte og at medlemskap kan knyttes til identifiserbare personer.
For å sikre kontroll og god datakvalitet i Idrettens sentrale database, har NIF vurdert det som nødvendig og relevant at fødselsnummer innhentes. NIF benytter en tjeneste som bekrefter at persondata stemmer med informasjonen i Folkeregisteret.
Det er viktig at NIF og klubbene som behandlingsansvarlige, og kommersielle leverandører som databehandlere, overholder regelverket og at det sørges for at personopplysninger fra de enkelte innhentes på en forsvarlig måte som gir trygghet for medlemmene.
NIF er opptatt av å skulle beskytte barn og unge i idretten, og det samles ikke inn opplysninger utover det som vurderes som nødvendig og relevant. Videre sørges det for at opplysningene i databasen oppbevares og håndteres på en sikker og forsvarlig måte.
NIF har derfor lagt til rette for at registrering/innmelding hvor fødselsnummeret oppgis, kun skal forekomme i NIF sine løsninger for brukerverifisering.
Kulturdepartementet har pålagt NIF å ha oversikt over hvor mange unike medlemskap det er i norsk idrett. Det er ikke tilstrekkelig med antall medlemskap, men medlemskapene må også kunne knyttes til én bestemt person. NIF og underliggende organisasjonsledd mottar offentlig støtte og det er viktig at støtten gis ut fra de faktiske medlemstallene. Ved å verifisere medlemmene, minsker risikoen for fiktive medlemskap som kan gi uberettigede offentlige midler til idretten.
Det er i tillegg nødvendig å ha kontroll på medlemskapene med tanke på NIFs forsikringsordninger. Alle barn som er medlem av idrettslag tilsluttet NIF, er forsikret gjennom Gjensidige barneidrettsforsikring. Ungdom og voksne vil i stor grad få forsikring gjennom lisensordninger via deres særforbund. Her er det helt nødvendig at lisensene er knyttet direkte opp til person.
Videre er det nødvendig for å sikre riktig kobling mellom barn og unge og deres foresatte. Dette vil særlig gjøre seg gjeldende i tilfeller hvor myndighetene har vurdert det slik at en person har særlige skjermings- eller beskyttelsesbehov. Da er det nødvendig å sikre en trygg håndtering av informasjonen rundt personen. En verifisering av personen sikrer at korrekt informasjon om personen også blir oppdatert ut til eksterne parter som behandler personinformasjon.
Det er videre nødvendig for å ha sikre betalingsordninger i idretten. Etter at det ble innført nasjonalt fritidskort er det også i disse tilfellene nødvendig for å kunne sikre at ordningen knyttes opp mot riktig person.
NIF tar personvern på alvor og er opptatt av å ivareta personvernlovgivningen slik at vi ivaretar personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. Det er viktig å presisere at NIF ikke oppbevarer fødselsnummer i sine databaser, men benytter Buypass AS som leverandør for å verifisere brukere og personer gjennom Idrettens ID.
*ISD er databasen som holder på all informasjon om medlemmer, frivillige og ansatte, inklusiv roller og tilknytning til norsk idrett.
Les mer om personvern i idretten.
Se hvilke leverandører som har godkjent integrasjon med NIF.