Alle idrettslag er etter forskrift vedtatt av Idrettsstyret pålagt å bruke et elektronisk medlemssystem. Dette kan være NIFs KlubbAdmin eller IMS, eller et medlemssystem levert av en kommersiell leverandør, forutsatt at denne har en godkjent NIF-integrasjon.
Medlemssystemene inneholder medlemsopplysninger som skal være oppdatert mot Idrettens Sentrale Database (ISD)*. Norges idrettsforbund (NIF) har et overordnet ansvar for at opplysningene er korrekte og at medlemskap kan knyttes til identifiserbare personer.
Når en person melder seg inn i et idrettslag, aksepterer medlemmet en medlemsavtale. Medlemsavtalen inneholder både rettigheter og plikter for medlemmet og viser til regler og retningslinjer som medlemmer må overholde, både fra NIF og Særforbund.
Det er i dag registrert over to millioner personer i Idrettens Sentrale Database. Dersom det ikke benyttes en entydig identifisering av personer, vil det kunne medføre fare for forveksling. Konsekvensene av forveksling kan være at det ikke vil være mulig å opprettholde medlemmets rettigheter og plikter som følger av medlemsavtalen.
Idrettens samfunnsoppdrag er å skape idrettsglede for alle. Alle som oppfyller vilkårene skal kunne bli medlem i norsk idrett. En forveksling av personer kan føre til at feil person mister en rett (f.eks. blir utestengt fra idretten), eller pålegges en plikt (f.eks. et betalingskrav). Sikker identifisering er et viktig tiltak for å sikre at personer som ikke har rett til et medlemskap, heller ikke kan tilegne seg en rolle i idretten.
Forsikring
Alle barn under 13 år vil ved innmelding i et idrettslag bli forsikret gjennom barneidrettsforsikringen. For å benytte seg av forsikringen som følger av medlemskapet, er det nødvendig at medlemmet er entydig identifisert med fødselsnummer. Det samme gjelder for barn over 13 år, men da er forsikringen knyttet til en lisens.
Økonomi
Økonomiske forpliktelser følger med et medlemskap. Ved å sikre korrekt identitet ved innmelding, vil NIF sørge for at de økonomiske plikter som oppstår i form av blant annet medlems- og aktivitetsavgift, tilskrives rett person.
Det er videre nødvendig med korrekt identitet for å ha sikre betalingsordninger i idretten. Etter at det ble innført nasjonalt fritidskort er det også nødvendig å kunne sikre at denne ordningen knyttes opp mot riktig person.
Offentlige midler til fordeling
Kulturdepartementet har pålagt NIF å ha oversikt over hvor mange unike medlemskap det er i norsk idrett. Det er ikke tilstrekkelig med antall medlemskap, men medlemskapene må også kunne knyttes til en bestemt person. NIF og underliggende organisasjonsledd mottar offentlig støtte og det er viktig at støtten gis ut fra de faktiske medlemstallene. Ved å verifisere medlemmene, reduseres risikoen for fiktive medlemskap som kan gi uberettigede offentlige midler til idretten.
Relasjoner og skjermingsbehov
Det er nødvendig å sikre riktig kobling mellom barn og unge og deres foreldre/foresatte/verger. Dette vil særlig gjøre seg gjeldende i tilfeller hvor myndighetene har vurdert det slik at en person har særlige skjermings- eller beskyttelsesbehov. Da er det nødvendig å sikre en trygg håndtering av informasjonen knyttet til disse personene. En verifisering av personen sikrer også at korrekt informasjon blir oppdatert ut til eksterne parter som behandler deres personopplysninger.
Idrettens ID og verifisering
Ved opprettelse av Idrettens ID, eller innmelding til idrettslag, gjøres en kontroll mot folkeregistrerte opplysninger. Kontrollen har som formål å sikre at det er rett person som er registrert i Idrettens Sentrale Database.
NIF samler ikke inn opplysninger utover det som vurderes som nødvendig og relevant. Videre sørges det for at opplysningene i Idrettens Sentrale Database oppbevares og håndteres på en sikker og forsvarlig måte. NIF oppbevarer ikke fødselsnummer i sine systemer. Fødselsnummer håndteres i Idrettens ID, som leveres av Buypass AS.
NIF har derfor lagt til rette for at registrering/innmelding hvor fødselsnummer må oppgis, kun skal forekomme i NIF sine løsninger.
*ISD er databasen som holder på all informasjon om medlemmer, frivillige og ansatte, inklusiv roller og tilknytning til norsk idrett.
Les mer om personvern i idretten.
Se hvilke leverandører som har godkjent integrasjon med NIF.