Fakturering av familie i KlubbAdmin

Fakturering av familie i KlubbAdmin

Utvidelse av fakturering i KlubbAdmin lansert i første versjon tirsdag 16. februar og utvidet versjon 16. mars 2021. Det er nå mulig å fakturere kontingent til familier som er knyttet i en familierelasjon.

Oppdatert 16.03.2021

  • Idrettslaget kan fakturere kontingent med familierabatt på Klubbnivå.
  • Kontingent for familie kan kun faktureres til medlemmer som inngår i en familierelasjon.
  • Familiekontingent kan aldri være under 100  kroner. (Minstesats er 50 pr medlem)
  • Ved fakturering av familiekontingent, vil sluttsummen automatisk deles på antall familiemedlemmer.
  • Fakturamottaker er som standard satt til den eldste i en familierelasjon. Dette kan endres manuelt.
  • Advarsel på at medlemmer som har fått enkelt kontingent ikke kan motta familiekontingent i samme periode.
  • Advarsel på familiemedlemmer som har unntak på klubbnivå, unntaket må fjernes eller fjerne familiemedlemmet fra familierelasjonen. 
  • Advarsel på familier hvor minstesats per familiemedlem blir undet 50,-
  • Validering hvor samme familie ikke kan faktureres familiekontingent flere ganger i samme medlemskontingent periode.
  • Validering hvor medlemmer i en familierelasjon ikke kan faktureres enkeltkontingent. 
  • Faktura viser alle familiemedlemmer og pris per medlem.
  • Fakturasøk som filtrerer på familiekontingent.
  • Fakturasøk som filtrerer på type avgift.

 

Viktige forutsetninger for å fakturere familiekontingent V2 (Oppdatert 16.03.2021)

  • Dersom idrettslaget bruker prismatrise på enkeltkontingenter og bruker "Alle medlesmskontingenter" så vil ikke kontingenter med unntak bli fakturert. Dette vil bli løst i neste oppdatering av KlubbAdmin.
  • Medlemmer med unntak hvor unntaket ikke er koblet mot en medlemskontingent vil medlemmer med unntaket få enkelt kontingent uten unntak. Dette er en feil og medlemmer med unntak skal IKKE få kontingent dersom det ikke finnes kontingent koblet mot det unntaket. 

Tips! Hurtig fjerning av alle unntak på alle medlemmer som inngår i en familierelasjon.
Velg spesialfilteret "Medlemmer som inngår i en familierelasjon", trykk på verktøy oppe i høyre hjørnet av medlemsliste og velg "Unntak (alle)". 
Trykk så på knappen "Fjern unntak for valgte personer" 

Familiekontingent


Gå til Fakturering > innstillinger > Avgifter > Kontingent familie

  • Legg inn navn på kontingent. Anbefalt å legge inn årstall for kontingent periode i navn.
  • Sett pris per familie. Minimum 100 kroner.
  • Velg bankkonto og evt. marker med inntektskonto.
  • Periode blir automatisk nyeste periode tilgjengelig.
  • Kun en familiekontingent per periode.
  • Husk å lagre!

 

Oppsett av familiekontingent.png

 

Fakturer familiekontingent

Fra toppmenyen, velg Fakturering > Opprett faktura

  1. Mottakere

    Avsender er «Klubbnavn», velg periode «Medlemskontingent 2021» og velg avgift «navn på familiekontingent»

    Dersom idrettslaget har prismatrise for enkeltkontingent er det også mulig å velge "Alle medlemskontingenter". 

    NB! Her er det en feil som vil rettes, hvor den kun fakturerer enkeltkontingent uten unntak og familiekontingent. 
    Følg med på klubbadmin.no for oppdatering når dette løses.
    Man kommer rundt dette ved å legge til flere varelinjer hvor kontingenter med unntak kan velges.

Trykk "Neste" for å se oppsummeringen, hvor fakturaveiviseren nå skal tildele en familiekontingent per familie.


Eksempel på klubb uten prismatrise men vanlig enkeltkontingent uten unntak og familiekontingent. 
Opprett faktura.png

Eksempel på klubb med prismatrise på enkeltkontingent, enkeltkontingent med unntak (Støttemedlem) og familiekontingent. 

imagec2icf.png

 

  1. Oppsummering

Oppsummering vil vise antall familiemedlemmer som inngår i familierelasjonen som er valgt til faktureringen.

Informasjonen som vises under "Antall" og "Pris pr medlems/familie", kan være misvisende. 

Under fakturamottakere, vil alle fakturamottakere vises med en pris per familie. Ved å trykke på navnet til fakturamottaker, vil listen ekspanderes og vise medlemmer i familierelasjon, samt pris per medlem.


Pris er heltall, dersom pris ikke kan deles likt per familiemedlem kan pris for fakturamottaker være noe høyere enn øvrige familiemedlemmer. Totalprisen skal bli korrekt.

Se neste avsnitt om advarsler for familier som ikke vil motta familiekontingent før tiltak blir utført. 

 

Faktura wizard.png

I versjon 2 av familiekontingent som ble lansert tirsdag 16.03.2021 får man nå opp advarsler på familier som ikke vil motta familiekontingent. 

  • Dersom en eller flere familiemedlemmer i en familierelasjon er fakturert enkeltkontingent fra før kommer det advarsel som viser navn på familiemedlemmet det gjelder.
    Tiltak: Enkeltkontingent må krediteres dersom den ikke er betalt eller familiemedlemmet må fjernes fra familierelasjonen i denne faktureringen. 
    Ved neste fakturering for ny periode vil ikke medlemmet kunne få enkeltkontingent dersom de legges tilbake i familien. 

  • Advarsel på familier hvor pris per familiemedlem er under 50,- som er minstebeløp. 
    Tiltak: Fjern en eller flere familiemedlemmer slik at minimumsbeløp blir 50,- eller høyere.
    Familiekontingent pris kan økes i innstillinger under avgifter.

  • Advarsel på familier hvor en eller flere har unntak registrert på klubbnivå.
    Vi har satt som krav at ingen med unntak på klubbnivå kan få familiekontingent, unntak brukes kun til enkeltkontingent på nåværende tid i KlubbAdmin.
    Tiltak: Fjern unntak eller familierelasjon på medlemmet. 

  • Fakturamottaker blir automtisk satt dersom det mangler i en familierelason ved faktuering.
    Fakturamottaker blir som standard satt som den eldste i familierelasjonen, kan justeres på profilkortet til personer i familien.

  • Det vises IKKE advarsel dersom en familie har fått familiekontingent fra før. Disse trekkes automatisk fra mellom steg 1. Mottakere og steg 2. Oppsummering. 

  • I nåværende versjon vises IKKE advarsler på fakturering av enkeltkontingenter, kun familiekontingent. 

 

Tips: Dersom man får mange advarsler på flere familier, ta skjermbilde og gå tilbake til medlemsoversikten hvor man gjør tiltak på aktuelle familier før man igjen går til fakturaveiviser og ser at familiene kommer opp under fakturamottakere. 

 

Faktura Advarsler.png

 

  1. Oppsett

Fakturatekst hentes fra fakturainnstillinger.
Kan redigeres før utsending.
Velg innstillinger for varsling av utsending av faktura.

Fakturering oppsett.png

 

 

  1. Kvittering

Ved fakturering vil medlemsansvarlig få kvittering på faktureringen som vanlig.

Oppdatering 16.03.2021:
Det er kun fakturamottaker som vil motta varsling og faktura. 
Kvittering viser ikke lenger resten av familieralasjoner under personer som ikke vil motta faktura som var en feil i versjon 1 av familiekontingent. 

 

Kvittering.png

 

Faktura

Fakturaen vil vise totalpris, samt alle familiemedlemmene i familierelasjonen med pris pr medlem.

Fakturamottaker kan betale fakturaen i Min idrett, med KID-betaling via nettbank eller eFaktura.

Faktura.png

 

Fakturasøk

Fakturasøk vil vise alle familiefakturaer ekspandert, på samme måte som samlefakturaer.

Familiekontingent kan filtreres under "Fakturatype" i venstre-menyen.

Familiekontingent kan filtreres under "Avgift" i venstre-menyen.

Familiekontingent fungerer på samme måte som vanlige fakturaer i KlubbAdmin. Verktøy som "Send purring", "Send fakturakopi", "Krediter" og "Skriv ut" fungerer også her.

 

imageiugem.png