Fakturering av familie i KlubbAdmin

Av: Christian Sommerfelt, 16. feb 2021

Utvidelse av fakturering i KlubbAdmin lansert i første versjon tirsdag 16. februar 2021. Det er nå mulig å fakturere kontingent til familier som er knyttet i en familierelasjon.

• Idrettslaget kan fakturere kontingent med familierabatt på Klubbnivå.
• Kontingent for familie kan kun faktureres til medlemmer som inngår i en familierelasjon.
• Familiekontingent kan aldri være under 100  kroner. (Minstesats er 50 pr medlem)
• Ved fakturering av familiekontingent, vil sluttsummen automatisk deles på antall familiemedlemmer.
• Fakturamottaker er som standard satt til den eldste i en familierelasjon. Dette kan endres manuelt.
• Validering på at medlemmer som har fått enkelt kontingent ikke kan motta familiekontingent i samme periode.
• Validering på at samme familie ikke kan faktureres familiekontingent flere ganger i samme periode.
• Faktura viser alle familiemedlemmer og pris per medlem.
• Fakturasøk som filtrerer på medlemskontingent «familie».
• Fakturasøk som filtrerer på type avgift.

Viktige forutsetninger for å fakturere familiekontingent i første versjon.

• Fakturer kun familiekontingent. Kan ikke fakturere sammen med andre enkeltkontingenter nå.
• Fjern alle unntak på familiemedlemmer på Klubbnivå.
• Ingen sperre på minstesats på 50 per medlem enda.
• Dersom en eller flere i en familierelasjon tidlgere har mottatt enkeltkontingent for samme kontingentperiode: Resten av familiemedlemmene vil da få familiekontingent, men med fratrukket pris på tidligere fakturerte familiemedlemmer
  
  

Tips! Hurtig fjerning av alle unntak på alle medlemmer som inngår i en familierelasjon.
Velg spesialfilteret "Medlemmer som inngår i en familierelasjon", trykk på verktøy oppe i høyre hjørnet av medlemsliste og velg "Unntak (alle)". 
Trykk så på knappen "Fjern unntak for valgte personer" 

Versjon to, utbedringer på fakturering av familiekontingent, forventes å lanseres i slutten av februar.

• Sperre på minstesats. Ikke mulig å fakturere familie der pris per familiemedlem blir mindre enn 50.
• Familiemedlemmer med registrert unntak på klubbnivå vil ikke kunne faktureres familiekontingent før unntak er fjernet.
• Familierelasjoner der en eller flere familiemedlemmer har fått enkeltkontingent, vil ikke kunne faktureres.
• Familiekontingent kan faktureres sammen med andre enkeltkontingenter.
• Nytt spesialfilter: Medlemmer uten familierelasjon.
• Spesialfilter "Medlemmer som ikke er fakturert", skal ta hensyn til medlemmer med familiekontingent i nyeste kontingentperiode.

Oppsett av familiekontingent

Gå til Fakturering > innstillinger > Avgifter > Kontingent familie

• Legg inn navn på kontingent. Anbefalt å legge inn årstall for kontingent periode i navn.
• Sett pris per familie. Minimum 100 kroner.
• Velg bankkonto og ev. marker med inntektskonto.
• Periode blir automatisk nyeste periode tilgjengelig.
• Kun en familiekontingent per periode.
• Husk å lagre!

Fakturer familiekontingent

Fra toppmenyen, velg Fakturering > Opprett faktura

1. Mottakere
   
   Avsender er «Klubbnavn», velg periode «Medlemskontingent 2021» og velg avgift «navn på familiekontingent»
   
   

NB! I første versjon anbefales det å fakturere familiekontingent for seg. Bland IKKE enkeltkontingent og familiekontingent!

Trykk "Neste" for å se oppsummeringen, hvor fakturaveiviseren nå skal tildele en familiekontingent pr familie.

2. Oppsummering

Oppsummering vil vise antall familiemedlemmer som inngår i familierelasjonen som er valgt til faktureringen.

Informasjonen som vises under "Antall" og "Pris pr medlems/familie", er misvisende. Dette vil bli rettet i neste versjon.

Under personoversikten, vil alle fakturamottakere vises med en pris pr familie. Ved å trykke på navnet til fakturamottaker, vil listen ekspanderes og vise medlemmer i familierelasjon, samt pris per medlem.

Pris er heltall, dersom pris ikke kan deles likt pr familiemedlem kan pris for fakturamottaker være noe høyere enn øvrige familiemedlemmer. Totalprisen skal bli korrekt.

NB! Ta en ekstra kontroll på store familierelasjoner.

Første versjon tar ikke hensyn til minstesats på kr 50 pr medlem. Dersom pris pr medlem i familien skulle bli mindre enn 50, fjern heller et familiemedlem fra familierelasjonen. 

I neste versjon vil det ikke være mulig å fakturere familier der minstesats pr medlem ikke er oppfylt.

NB! Dersom prisen for fakturamottaker blir mindre enn totalpris pr familie. 

Årsak: Det kan være at familiemedlem har fått enkeltkontingent fra før.
Tiltak: Ekspander visning og kontroller om det mangler en eller flere familiemedlemmer. Fjern ev. familiemedlem fra familierelasjon eller krediter enkeltkontingenten.

3. Oppsett

Fakturatekst hentes fra fakturainnstillinger.
Kan redigeres før utsending.
Velg innstillinger for varsling av utsending av faktura.

4. Kvittering

Ved fakturering vil medlemsansvarlig få kvittering på faktureringen som vanlig.

NB! På kvitteringen vil det nå se ut som det er kun fakturamottakeren i familien som har mottatt faktura, mens øvrige familiemedlemmer tilsynelatende ikke har mottatt faktura.

Dette vil bli fikset i neste oppdatering av KlubbAdmin.

Faktura

Fakturaen vil vise totalpris, samt alle familiemedlemmene i familierelasjonen med pris pr medlem.

Fakturamottaker kan betale fakturaen i Min idrett, med KID-betaling via nettbank eller eFaktura.

Fakturasøk

Fakturasøk vil vise alle familiefakturaer ekspandert, på samme måte som samlefakturaer.

Familiekontingent kan filtreres under "Fakturatype" i venstre-menyen.

Familiekontingent kan filtreres under "Avgift" i venstre-menyen.

Familiekontingent fungerer på samme måte som vanlige fakturaer i KlubbAdmin. Verktøy som "Send purring", "Send fakturakopi", "Krediter" og "Skriv ut" fungerer også her.