Avstemming KlubbAdmin - Buypass

Tips til avstemming mellom KlubbAdmin og Buypass (eller Visma eAccounting)

Avstemming av perioden juni 2020 i dette eksempel:

1. HENTE AVSTEMMINGSGRUNNLAG FRA KLUBBADMIN:

  • Klikk på Fakturering
  • Klikk på Bilagsrapport, og velg følgende filter:
  • Organisasjon: [Klubbnavn]. (Etter releasen juni 2020, vil du få med alle undergruppene i samme rapport, når du velger nivå Klubb. Det er mulig å velge en bestemt undergruppe, da vil du kun få bilag fakturert fra valgt gruppe.)
  • Fra: 01.06.20
  • Til: 30.06.20
  • Sortert på: Inntektskonto
  • Klikk på Last ned rapport, og åpne deretter excelfilen (filen lagres som standard i mappen Nedlastninger)

Arkfanen Bilagsrapport viser summen av betalte fakturaer pr avdeling (Idrett/gren) og pr inntektskonto.
Arkfanen Spesifikasjon viser innbetalinger detaljert på hver fakturamottaker/avgift.

Summen av alle inntektskontoer og alle avdelinger, bør da stemme med totalt importert Visma eAccounting i juni.
Trenger du hjelp med hvordan du kan ta ut tilsvarende grunnlag fra Visma eAccounting, må du kontakte deres kundeservice.
Du finner nyttig informasjon og relevante lenker her: https://itinfo.nif.no/Regnskapsløsninger_for_idrettslag

2. HENTE AVSTEMMINGSGRUNNLAG FRA BUYPASS:

  • Gå til Betalingsoppdrag - Fordringer
  • NB! Klikk først på arkfanen Betalt, slik at du kan filtrere på Betalingsdato i stedenfor fakturadato.
  • Klikk på kalenderen og velg datoene fra 01.06.2020-30.06.2020 og klikk Søk.
  • Klikk deretter på knappen "Til Excel"

Excel-eksporten inneholder flere felt enn det du ser på skjermen her, og du vil bl.a. kunne finne både fakturert beløp, betalt beløp og gebyr på samme linje.

Summen av kolonne beløp, bør her bli det samme som summen du fikk som sum under punkt 1.
Summen av kolonne avgift, er beløpet du må lage et kostnadsbilag på som skal bokføres i regnskapet på konto for gebyrer (fra april 2020, bokføres gebyret automatisk ved import til Visma eAccouning).
I tillegg har eksport fra Fakturasøk i KlubbAdmin nå også fått flere kolonner som kan være nyttig dersom det dukker opp spørsmål i forbindelse med avstemmingen.

Dersom klubben også bruker betalingsløsningen i forbindelse med arrangementer, må disse innbetalingene trekkes ut før summen avstemmes mot KlubbAdmin/Visma eAccounting.
Visma eAccounting har kun integrasjon mot Klubbadmin. Innbetalinger som kommer via andre systemer, som f.eks. Sportsadmin Arrangement, eller iSonen, vil ikke bli importert i Visma eAccounting, og må foreløpig bokføres manuelt.

3. KONTOOVERSIKTEN OG GENERELL INFORMASJON OM FORHOLDET MELLOM BUYPASS OG KLUBBENS KONTO I EN ANNEN BANK
Det er ulike grunner til at du ikke kan bruke Buypass Kontoversikt for direkte avstemming mot KlubbAdmin eller Visma, og vi skal prøve å gi en forklaring.
Tenk på Buypass som en hvilken som helst nettbank hvor du kan opprette flere kontoer. Kontingent/avgiftsinnbetalinger blir innbetalt til det kontonummeret du har valgt på avgiftene i KlubbAdmin, mens innbetaling av deltakeravgifter skjer til kontoen du har valgt på arrangementet i SportsAdmin. Pengene blir stående på klubbens kontoer i "Buypass-banken" fram til man velger å overføre beløpene videre til Klubbens bankkonto i en annen bank (omtrent på samme måte som du overfører penger fra en konto til en annen i nettbanken din). På hver konto i Buypass, kan du sette opp hvor ofte denne overføringen skal skje automatisk, og man kan velge om man vil overføre alt, eller velge å ha en fast sum alltid stående på Buypass-kontoen. Dersom kontoen er satt opp med Ukentlig overføring, vil beløpene i kontooversikten aldri stemme overens med hva som er innbetalt i en måned, siden den siste uken i måneden, nesten alltid går over to månedsperioder. For å lette arbeidet med avstemmingen, anbefaler vi derfor at man setter opp Månedlig overføring (alternativt Daglig).

Overførings-innstillingene kan man endre selv i Buypassklienten under menyvalget Administrasjon - Oppgjørskonti. Klikk på plussen, og endre Oppgjørsfrekvens til f.eks. Månedlig, og klikk på Lagre. Da vil det kun være en månedlig overføring fra klubbens konto i "Buypass-banken" til klubbens konto i en annen bank. Og dette beløpet vil normalt da stemme bedre med totalt innbetalt i KlubbAdmin, og totalt importert i Visma minus gebyrer i den aktuelle måneden.

Lykke til med avstemmingen!