Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Oslo Idrettskrets, heretter OIK, samler inn og behandler personopplysninger.
OIK er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av OIK. Det daglige ansvaret er delegert til Generalsekretæren. Personvernerklæringen som følger under inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom OIK og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
1. Vår bruk av personopplysninger
OIK samler inn og behandler personopplysninger for å kunne administrere kurs, arrangementer og aktiviteter. Videre bendler OIK personopplysninger som arbeidsgiver.
Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv, men i noen tilfeller henter vi også opplysninger fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlige registre eller myndigheter. Vi vil alltid varsle om slik innhenting i forkant, med mindre innsamling av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at den registrerte allerede har informasjon om innhentingen.
2. Utlevering av personopplysninger - Overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i OIK som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor OIK.
Ved påmelding til kurs og aktiviteter benytter vi Proviso. OIK har databehandleravtale med Proviso. Deltagelse på kurs blir videre registrert i idrettens sentrale database, hvor Norges idrettsforbund og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelig i databasen ved å logge deg inn på «Min Idrett». For behandlingen av personopplysningene som inngår i idrettens sentrale database foreligger det et felles behandlingsansvar mellom NIF og dets organisasjonsledd. For å sikre en trygg behandling av personopplysningene, har organene opprettet en ordning for å sikre etterlevelse av personvernregelverket. Denne ordningen er nærmere beskrevet i NIFs personvernerklæring.
Ved deltagelse i aktiviteter i regi av OIK blir opplysninger om deg lagret på sikker måte i idrettens dokumentarkiv. Disse opplysningene kan du be om innsyn i, ref. punkt 6 i denne erklæringen.
Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med å drifte OIK, eksempelvis den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer.
Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
Det kan også være at vi deler dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere dersom du har gitt ditt samtykke til dette, eller vi er forpliktet til dette etter lov (eksempelvis Skatteetaten og NAV).
Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.
3. Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere aktuelle deltagelse. Opplysninger vi registrerer er i hovedsak begrenset til navn, fødselsdato, telefonnummer, epostadresse, postadresse, kjønn. Dersom det er nødvendig vil også andre personopplysninger kunne registreres, og vi vil i slike tilfeller informere om dette, og be om samtykke når det er påkrevd.
Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjon om din bruk av våre nettsider lagres i en informasjonskapsel på din PC. Behandling og lagring av opplysninger ved bruk av informasjonskapsler krever at den besøkende er informert om at informasjonskapslene brukes og har samtykket til dette. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.
Informasjonskapselen er innstilt til å slettes automatisk etter 24 måneder hvis du ikke returnerer til nettstedet.
OIK/NIF benytter analyseverktøy for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsidene. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden.
Det er mulig å abonnere på nyhetsbrev fra OIK. Dette er frivillig og innebærer at du jevnlig mottar e-post med de nyhetsbrevene du har valgt å abonnere på. For å kunne sende nyhetsbrevene til riktig person er det nødvendig å registrere seg med navn og e-postadresse.
Disse opplysningene lagres i en egen database og vil ikke bli videreformidlet til andre.
Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke du gir ved påmelding. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for denne bruken av dine kontaktopplysninger fra avmeldingsfunksjon i nyhetsbrev. OIK vil da slette din kontaktinformasjon fra adresselisten til det aktuelle nyhetsbrevet.
4. Grunnlag for behandlingen
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i OIK er først og fremst i deltagelsen i ulike aktiviteter og arrangementer samt påmelding til kurs. Vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger. Hjemmel i lov kan også være et grunnlag, eksempelvis ved rapportering til Skatteetaten (ansatte).
5. Lagring av personopplysningene og sletting
Personopplysningene du registrerer ved påmelding til kurs og arrangementer lagres på en server hos Proviso som er lokalisert i EU/EØS, og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. Grunnen til dette er at alle EU stater er forpliktet til å møte kravene i personvernforordningen (GDPR) og dermed sikrer den registrerte et minimum av personvern.
Lagring av opplysninger som idretten har et felles ansvar for (se punkt 2 ovenfor) håndteres av NIF på vegne av idretten. Ytterligere informasjon om dette finnes i NIFs personvernerklæring.
OIK sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for.
Dersom du trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen av opplysninger, eller du gjør en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger.
Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger i en viss periode. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.
6. Dine rettigheter som registrert
Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor OIK i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt.
Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret om deg vises ved innlogging på MinIdrett.
Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f. eks. epostadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette. Du kan også foreta rettinger ved innlogging på MinIdrett.
Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.
Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt.
Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.
Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til OIK, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.
Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.
Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider; www.datatilsynet.no.
Dersom det er ønskelig med mer informasjon om vår behandling av personopplysninger eller ønsker å komme i kontakt med oss, kan vi kontaktes på oslo@idrettsforbundet.no.
7. Endringer i vår personvernerklæringen
Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.