Hold Ctrl-tasten nede (Cmd-tasten på Mac).

Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Det er årsmøtetid

Lovhefte_nyhetssak_612x345.jpg

Idrettslagets årsmøte skal være avholdt innen utgangen av mars. Før det skal de årlige møtene i gruppene være avholdt. Her gir vi dere noen tips om hvordan dere kan avholde effektive og lovlige årsmøter.

 

For å rekke å få gjort alt som skal gjøres før årsmøtet, er det viktig at idrettslaget utarbeider en fremdriftsplan, med en del interne frister. For å hjelpe fleridrettslagene, har Akershus idrettskrets nå utarbeidet et dokument som sier litt om forholdet mellom årsmøtet, de årlige gruppemøtene, hovedstyret og gruppestyrene.

Last ned: Veileder for fleridrettslag (her finner du forslag til tidsfrister). 


Råd til fleridrettslag 
Forholdet mellom «Årsmøtet i idrettslaget», hovedstyret, «årlig møte i gruppene» og gruppestyrene.  

Om dokumentet 
Hovedstyret og gruppestyrene i et fleridrettslag har ulike roller og oppgaver. Hvilket ansvar har hovedstyret? Hvilken myndighet har gruppestyrene? Trenger et idrettslag egne revisorer på gruppenivå? Er det behov for en egen valgkomité i hver eneste gruppe? Hvilke tidsfrister er det som gjelder for avholdelse av årsmøte i idrettslaget og for de årlige gruppemøtene? Dette, og mye mer, vil dere få svar på ved å lese videre.  

Idrettslaget 
Et idrettslag er en demokratisk medlemsorganisasjon, der medlemmene selv har ansvar for det som skapes av aktivitet. Idrettslagets formål er å drive aktivitet organisert i NIF. Idrettslaget er et eget rettssubjekt (og er derfor ikke underlagt verken NIFs eller idrettskretsens instruksjonsmyndighet), men må forholde seg til NIFs lov. Alle idrettslag må ta utgangspunkt i «lovnorm for idrettslag» når de utarbeider egen lov. Lovnormen er ufravikelig. Er idrettslagets omsetning under 5 millioner kroner i året, holder det med 2 revisorer, som tar seg av all revidering i idrettslaget. Idrettslag med omsetning på 5 millioner kroner eller mer plikter å ha engasjert revisor, og må da også ha en kontrollkomité med minst 2 medlemmer. Det er naturlig at engasjert revisor tar seg av all revidering i idrettslaget. 

Årsmøtet  

  1. Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet, og avholdes hvert år innen utgangen av mars måned.  
  2. Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel.  
  3. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest to uker før årsmøtet.  
  4. Alt av saksdokumenter skal gjøres tilgjengelig for medlemmene senest én uke før årsmøtet.  
  5. Det er årsmøtet som beslutter om det skal opprettes og nedlegges grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes.  
  6. På årsmøtet foretas alle valg, også valg av gruppestyrer.  
  7. Årsmøtet i idrettslaget kan velge å gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer, etter forslag på kandidater fra gruppene. På denne måten kan det frigjøres tid på årsmøtet.  
  8. Les mer om årsmøtet i «Lovnorm for idrettslag» §§ 13-17.  

 Hovedstyret  

  1. Idrettslaget ledes og forpliktes av hovedstyret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. Dette innebærer at det er hovedstyret som kan foreta ansettelser og inngå evt. andre avtaler som forplikter idrettslaget juridisk. Hovedstyret kan imidlertid gjennom særskilt instruks eller vedtak gi idrettslagets gruppestyrer fullmakt til å forplikte idrettslaget innenfor instruksens/ vedtakets rammer.  
  2. Styret skal bl.a:  
  3. Iverksette årsmøtets vedtak  
  4. Sørge for en forsvarlig økonomistyring av hele idrettslaget, samt sørge for tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen.  
  5. Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse.  
  6. Styret må også fastsette en siste frist for avholdelse av årlig møte i gruppene. Når denne fristen settes er det viktig å tenke på at hovedstyret skal ha tid til å gjøre klar sakspapirene til årsmøtet, som skal gjøres tilgjengelig for medlemmene senest en uke før.  

Grupper i idrettslag 
Når det gjelder grupper i idrettslag, så kan de organiseres så løst eller fast som idrettslagets årsmøte ønsker:  

  1. AIK oppfordrer idrettslaget (årsmøtet) til å vurdere nøye hvordan hver enkelt gruppe best kan organiseres. Forskjellige grupper i ett og samme idrettslag, kan godt ha ulik organisering. Fotballgruppa har kanskje behov for både et eget styre, en valgkomité og 2 valgte revisorer, mens orienteringsgruppa kanskje ikke engang trenger et styre, men at idrettslagets årsmøte heller utpeker en person som er ansvarlig for orienteringsgruppa. Idrettslaget bestemmer selv sin interne organisering, og bør tilstrebe å finne den formen som er best for dem. Det er viktig at det i gruppene velges tillitsvalgte i et slikt omfang at de makter å drive sine aktiviteter på en forsvarlig måte. 
  2. Idrettskretsen anbefaler at idrettslaget velger en valgkomité for hver enkelt gruppe. På gruppenivå holder det med 2 personer i valgkomiteen, og det kreves ikke varamedlemmer. Denne valgkomiteen fremmer sitt forslag på det årlige møtet, som så avgjør hvilke kandidater som skal spilles inn til idrettslagets valgkomité.  
  3. AIK anbefaler at gruppens valgkomité velges på det årlige møtet, etter innstilling i fra gruppestyret. Det er viktig at valgkomiteen starter sitt arbeid tidlig.  
  4. Idrettskretsen anbefaler at idrettslagene ikke opererer med egne revisorer på gruppenivå (med mindre det er særlige grunner som tilsier at det kan være hensiktsmessig).  
  5. Det er ikke påkrevd at man må ha styrer på gruppenivå, men ofte kan det være hensiktsmessig.  

 Årlig møte i gruppene 

  1. Det avholdes IKKE årsmøter i gruppene, men alle grupper som er organisert med gruppestyre skal avholde «et årlig møte» før årsmøtet i idrettslaget. (Hovedstyret bestemmer siste frist for avholdelse av slikt møte). Det er ikke de samme «strenge» formelle kravene til et årlig møte på gruppenivå, som det er til årsmøtet i idrettslaget.  
  2. Det innkalles med minst en ukes varsel. 
  3. Det årlige møtet skal bl.a:  
  4. Behandle gruppens årsberetning  
  5. Behandle gruppens regnskap for foregående år 
  6. Utarbeide forslag til budsjett for gruppens aktivitet 
  7. Utarbeide forslag til årsplan for gruppens aktivitet 
  8. Behandle forslag, både innkomne og de som blir meldt inn på møtet 
  9. Fastsette treningsavgift, hvis idrettslagets årsmøte har gitt gruppa denne myndigheten.  
  10. Behandle valgkomiteens innstilling (hvis gruppa har egen valgkomite. Hvis ikke må det årlige møtet diskutere seg frem til hvilke kandidater de ønsker å foreslå til de ulike verv).  

 Gruppestyrene  

  1. Dersom idrettslagets årsmøte har vedtatt å opprette grupper med gruppestyrer, skal disse gruppestyrene bestå av minst 3 medlemmer.  
  2. Det enkelte gruppestyret har ansvar for aktiviteten innen «sin» idrett.  
  3. Gruppestyret er hovedstyrets forlengede arm, og må forholde seg til de vedtak hovedstyret fatter.  
  4. Gruppestyret har myndighet i tråd med fullmakter som er gitt og vedtak som er fattet av hovedstyret eller årsmøtet.  
  5. Hensikten med et gruppestyre er at de skal organisere den daglige aktiviteten i gruppa, de skal utarbeide forslag til planer og budsjett, samt rapportere til hovedstyret (årsmøtet), inkludert regnskap. I grove trekk skal altså gruppestyret legge forholdene til rette for aktivitet, og hjelpe hovedstyret med oversikt over hva som er planlagt og hva som har skjedd.  
  6. Etter det årlige møtet i gruppa må forslag til nytt gruppestyre sendes idrettslagets (ikke gruppas) valgkomité.