I det følgende presenteres en detaljert og nokså omfattende liste over hva og hvordan en valgkomité kan/bør arbeide. Dere får bruke listen ut fra behov og ønsker i den enkelte valgkomité.
Valgkomiteen skal være valgt på siste årsmøte og rapporterer til og legger frem sitt forslag for årsmøtet.
Anbefalte hjelpemidler:
- Organisasjonsleddets lov (basert på NIFs lovnorm for det aktuelle organisasjonsleddet)
- NIFs lov https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/NIF-lov/
- Kjønnsfordelingsbestemmelsen følger av NIFs lov § 2-4 • Valgbarhetsbestemmelsene følger av NIFs lov § 2-5, 2-6 og 2-7
Dersom det finnes:
• Arbeidsfordeling i styret
• Delegasjonsreglement
• Organisasjonskart
• Interne rutinedokumenter
Valgkomiteen – et viktig ledd i en organisasjon
• Norsk idrett er basert på frivillighet
• Valgkomiteen skal ha gjort en jobb før årsmøtet for å finne og foreslå egnede kandidater.
Det betyr at valgkomiteen bør:
• Være orientert og oppdatert
• Ha tilgang til referater og protokoller fra møter
• Få blad, tidsskrift og være oppdatert på evt. internettside
• Være aktiv på fellesmøter
• Ha kontakt med andre medlemmer av komiteen.
Plan for komitéarbeidet:
• Få oversikt - hva og hvordan arbeidet skal gjennomføres
• Hvem skal velges
• Hva er oppgavene til den som skal velges
• Tidsplan som stemmer med lovens krav
• Gi alle en mulighet til å komme med forslag
Start arbeidet i god tid:
• «Letefasen» tar ofte lenger tid enn beregnet.
• Du er med og markedsfører ledelsen av idrettsrådet ved din oppførsel og framferd
• Resultatet du oppnår er et speilbilde av forberedelsene
De som er på valg:
• Alle bør tilskrives
• Bruk et standard spørreskjema som kartlegger:
• Om gjenvalg ønskes (ikke automatikk)
• Begrunnelse
• Om vedkommende er interessert i andre oppgaver
• Utfyllende kommentarer
Kommunikasjon:
• Samtale med alle enten de tar gjenvalg eller ikke
• Personlig og fortrolig
• Dere skal vurdere hvem som fungerer og ikke Oppsummering så langt
• Lag en oppsummering med vurderinger
• Gjør opp status
• Dere vet nå hva dere skal lete etter
Strategi for «letefasen» :
• Hvilken kompetanse trenger idrettsrådet nå dvs. hvilke funksjoner som bør styrkes eller fornyes
• Avstem idrettsrådets mål
• Status i pågående prosesser (eksempel anleggsbygging)
• Styrets egne vurderinger av arbeidsoppgavene Innkomne forslag
• Gi alle medlemmer en frist der de kan komme med forslag på tillitsvalgte, denne delen av arbeidet er ofte undervurdert
Ta en samtale med alle det er forslag på og finn ut av:
• Holdninger til idrett
• Kjennskap til leddets mål og kandidatens egen oppfatning av disse
• Hvor mye tid kan den enkelte bruke
• Kandidatens kunnskapsnivå Innstilling kandidater
• Tilskriv alle dere vil innstille og hvilket verv
• Be om svar før en komplett liste sendes styret
• Send listen komplett til styret med kopi til de som er på listen
• Ta gjerne med kandidatens kompetanse og erfaring
• Styret har ansvar for å sende innstillingen ut sammen med øvrige tingpapirene
Presentasjon på årsmøtet Presenterer forslaget på følgende måte:
• Valgkomiteens sammensetning
• Hvordan komiteen har arbeidet og hva de har gjort
• Innstilling og begrunnelse for hver kandidat
Valget:
• Årsmøtedirigenten overtar og styrer selve valget.
• Skal kandidatene presentere seg selv? Benkeforslag under årsmøtet
• Valgkomiteen forsvarer sin innstilling og argumenterer for dette eller ber om pause for å omarbeide forslaget
• Ved benkeforslag er det viktig å kontrollere at kandidaten er forespurt